省各部門單位、省級(jí)集中采購機(jī)構(gòu)、各市、（縣）市財(cái)政局、采購代理機(jī)構(gòu)：
為加強(qiáng)政府采購檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，我們制定了《江蘇省政府采購檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
江蘇省財(cái)政廳
2024年10月25日
江蘇省政府采購檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)政府采購檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》以及《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱政府采購檔案是指在政府采購活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的檔案資料。
第三條 本辦法適用于江蘇省內(nèi)各級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購檔案的歸集、管理、利用、銷毀和監(jiān)督管理等活動(dòng)。
第四條 政府采購檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，各級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)政府采購檔案工作進(jìn)行管理，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 集中采購機(jī)構(gòu)代理項(xiàng)目的政府采購檔案由集中采購機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸集，并將采購文件、中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的投標(biāo)（響應(yīng)）文件、評(píng)審報(bào)告等相關(guān)資料副本同時(shí)報(bào)送采購人歸集。非集中采購機(jī)構(gòu)代理的項(xiàng)目，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)將政府采購檔案（原件）移交給采購人，由采購人負(fù)責(zé)歸集，副本由代理機(jī)構(gòu)歸集。合同文本、履約驗(yàn)收等政府采購檔案，由采購人負(fù)責(zé)歸集。
采購人自行組織采購項(xiàng)目和涉密項(xiàng)目政府采購檔案，由采購人負(fù)責(zé)歸集。
第六條 各級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)以及政府采購相關(guān)人員都有保護(hù)政府采購檔案的責(zé)任和義務(wù)。
第二章 政府采購檔案的歸集
第七條 政府采購檔案歸集應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
?。ㄒ唬┱少彊n案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全；
?。ǘn案資料中的簽名、印章等真實(shí)有效；
?。ㄈ┱少彊n案資料除本辦法另有規(guī)定外均應(yīng)為原件；
?。ㄋ模┎捎秒娮訖n案方式歸檔的，應(yīng)確保電子檔案符合國家及江蘇省相關(guān)規(guī)定，并可正常讀取。
第八條 政府采購檔案應(yīng)當(dāng)按《政府采購項(xiàng)目歸檔文件資料清單目錄》（見附件）要求歸集，包括但不限于以下內(nèi)容：
?。ㄒ唬┎少忣A(yù)算、采購意向、采購需求管理、采購計(jì)劃、采購方式變更審批、單一來源采購公示、采購進(jìn)口產(chǎn)品審核、委托代理協(xié)議等前期文件資料；
?。ǘ┎少徫募捌涑吻寤蚋⒉少徆?、中標(biāo)（成交）通知書、答疑等文件資料；
?。ㄈ┩稑?biāo)（響應(yīng)）文件（含未中標(biāo)、成交供應(yīng)商）及其補(bǔ)充、更正內(nèi)容、撤回記錄、投標(biāo)人資格審查、開標(biāo)記錄和錄音錄像等文件資料；
（四）專家抽取、采購人代表授權(quán)、評(píng)審過程及評(píng)審報(bào)告等評(píng)審文件資料；
?。ㄎ澹┎少徍贤捌溲a(bǔ)充、更正、中止或終止、履約驗(yàn)收等文件資料；
?。┢渌c采購項(xiàng)目、采購過程及采購項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件資料。
第九條 采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保存的檔案應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起一個(gè)月內(nèi)完成歸集；采購人負(fù)責(zé)保存的檔案應(yīng)在合同簽訂之日起一個(gè)月內(nèi)完成已有資料的歸集，在履約驗(yàn)收完成之日起一個(gè)月內(nèi)將后續(xù)資料完成歸集。因故不能按期歸集的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)作出書面說明，并及時(shí)歸集檔案。跨多個(gè)年度實(shí)施的政府采購項(xiàng)目檔案應(yīng)分批歸集，并在最后一次實(shí)施年度完成全部資料的歸集。
第十條 通過網(wǎng)上商城、框架協(xié)議等方式開展的政府采購活動(dòng)檔案，由采購人根據(jù)其政府采購內(nèi)部控制制度自行歸集。
第十一條 采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法做好政府采購檔案的歸集、整理和保管工作，明確檔案管理人員工作職責(zé)并建立崗位責(zé)任制度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，保證政府采購檔案標(biāo)識(shí)清晰、保管安全、存放有序、查閱方便。光盤、磁盤等無法裝訂成冊(cè)的應(yīng)在檔案目錄中統(tǒng)一編號(hào)，單獨(dú)保存。
第十二條 政府采購檔案按照年度順序編號(hào)組卷，卷內(nèi)材料按照政府采購工作流程排列，依次為項(xiàng)目預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行文件、采購前期準(zhǔn)備文件、采購文件、評(píng)審文件、中標(biāo)（成交、入圍）文件、合同文件（框架協(xié)議文本）、驗(yàn)收及結(jié)算文件、其它文件等。
第十三條 政府采購檔案可以以紙質(zhì)方式進(jìn)行歸集，也可以以電子檔案方式歸集，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。鼓勵(lì)采購人、采購代理機(jī)構(gòu)積極推進(jìn)電子檔案保存管理模式建設(shè)，提高政府采購檔案利用的便捷性。采用電子化采購的政府采購項(xiàng)目，以電子檔案方式保存的文件資料可以不再以紙質(zhì)方式保存。
采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等符合安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)保存電子檔案，并定期檢測(cè)載體的完好程度和數(shù)據(jù)可讀性。以電子檔案方式保存的文件資料需進(jìn)行異地備份保管，異地備份選址應(yīng)當(dāng)滿足安全保密等要求。
第三章 政府采購檔案的管理
第十四條 政府采購檔案是反映政府采購活動(dòng)的重要記錄。各級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)在管理和實(shí)施政府采購活動(dòng)中形成的歷史記錄，都應(yīng)當(dāng)歸入政府采購檔案管理，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者擅自銷毀政府采購檔案，不得拒絕歸檔。
第十五條 政府采購檔案的保存期限為，從政府采購檔案資料全部歸集完成之日起不低于15年。重大項(xiàng)目、社會(huì)影響廣泛項(xiàng)目的政府采購檔案從資料全部歸集完成之日起不低于30年。特別重大項(xiàng)目的政府采購檔案需永久保存。
第十六條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全本單位政府采購檔案管理制度，確定本單位政府采購檔案管理職責(zé)分工；配備適宜政府采購檔案保管必要的場(chǎng)所、設(shè)施、設(shè)備；鼓勵(lì)采用先進(jìn)技術(shù)歸集、整理、保管政府采購檔案，實(shí)現(xiàn)政府采購檔案管理的現(xiàn)代化。
第十七條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)撤并改后政府采購檔案的管理：
?。ㄒ唬┎少徣?、集中采購機(jī)構(gòu)因機(jī)構(gòu)改革撤并或其他原因而終止，有繼續(xù)行使其職權(quán)單位的，其政府采購檔案由繼續(xù)行使其職權(quán)的單位管理；無繼續(xù)行使其職權(quán)單位的，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置；
?。ǘ┥鐣?huì)代理機(jī)構(gòu)因故合并的，應(yīng)將政府采購檔案移交新成立的機(jī)構(gòu)；因故分立的，應(yīng)當(dāng)自行協(xié)商由分立的一家機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購檔案管理；因故注銷的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將政府采購檔案整理并移交采購人。
第十八條 移交政府采購檔案應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的政府采購檔案名稱、冊(cè)數(shù)、采購人名稱、保管起止期限等，檔案移交清冊(cè)應(yīng)按移交的政府采購檔案的最長保存期限保存。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照政府采購檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，交接雙方應(yīng)當(dāng)在移交清冊(cè)上簽名并蓋章。
第四章 政府采購檔案的利用與銷毀
第十九條 政府采購檔案的利用，是指對(duì)政府采購檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。
第二十條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用政府采購檔案，在進(jìn)行政府采購檔案閱覽、復(fù)制和摘錄時(shí)履行相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。
政府采購檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
第二十一條 因工作需要閱覽、復(fù)制和摘錄政府采購檔案的，應(yīng)當(dāng)攜帶調(diào)閱檔案單位出具的調(diào)閱文書，文書中應(yīng)注明欲調(diào)閱項(xiàng)目的名稱、調(diào)閱事由及形式等。采購人、集中采購機(jī)構(gòu)、社會(huì)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)予以提供，并履行登記手續(xù)。
第二十二條 檔案使用者應(yīng)對(duì)閱覽、復(fù)制、摘錄或外借的政府采購檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、抽換。
第二十三條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：
?。ㄒ唬n案管理人員提出檔案銷毀清單和銷毀意見，并編制銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀政府采購檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容；
?。ǘ╀N毀意見應(yīng)報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；
?。ㄈ╀N毀政府采購檔案時(shí)，檔案保管單位應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在政府采購檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照政府采購檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。
第五章 監(jiān)督檢查與法律責(zé)任
第二十四條 各級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門應(yīng)依法加強(qiáng)政府采購檔案監(jiān)督檢查工作，依照法律、法規(guī)有關(guān)政府采購檔案管理的規(guī)定，對(duì)采購人、采購代理機(jī)構(gòu)的政府采購檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。
第二十五條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法接受并配合政府采購監(jiān)督管理部門對(duì)其政府采購檔案的監(jiān)督檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)按要求及時(shí)予以整改。
第二十六條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)本單位存在政府采購檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，消除安全隱患。
第二十七條 各級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學(xué)、公正、嚴(yán)格、高效，不得利用職權(quán)謀取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私。
第二十八條 各級(jí)人民政府財(cái)政部門對(duì)政府采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，有權(quán)查閱、復(fù)制有關(guān)文件、資料，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)予以配合，主動(dòng)提供政府采購檔案。
第二十九條 采購人、采購代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變?cè)觳少徫募?，依照《中華人民共和國政府采購法》《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第87號(hào)）相關(guān)規(guī)定處理。
第六章 附 則
第三十條 集中采購目錄以外且采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購活動(dòng)，相關(guān)采購檔案的歸集、管理、使用和銷毀可參照本辦法執(zhí)行。
第三十一條 本辦法自2024年12月1日起施行，有效期至2029年11月30日?！督K省政府采購檔案管理暫行辦法》（蘇財(cái)規(guī)〔2009〕10號(hào)）同時(shí)廢止。
