前言
DB22/T 2871 《政務(wù)服務(wù)“只跑一次”工作規(guī)范》擬分為以下幾個(gè)部分：
--第 3 部分：電子文件歸檔；
--第 4 部分：服務(wù)大廳現(xiàn)場(chǎng)管理。
……
本部分為 DB22/T 2871 的第 3 部分。
本部分按照 GB/T 1.1-2009 給出的規(guī)則起草。
本部分由吉林省檔案局（館）提出并歸口。
本部分起草單位：吉林省檔案局、上海中信信息發(fā)展股份有限公司。
本部分主要起草人：趙志剛、關(guān)長(zhǎng)生、王楠、李輝、范敬軍、張紅勇。
政務(wù)服務(wù)"只跑一次"工作規(guī)范第 3 部分：電子文件歸檔
1、范圍
本部分規(guī)定了政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔的術(shù)語(yǔ)和定義、基本要求、電子文件歸檔業(yè)務(wù)要求和電子文件歸檔數(shù)據(jù)要求。
本部分適用于實(shí)施政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)過(guò)程中所產(chǎn)生電子文件的歸檔。
2、規(guī)范性引用文件
下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T 18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
GB/T 33190電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔
DA/T 22歸檔文件整理規(guī)則
DA/T 31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范
DB22/T 2848政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)編碼規(guī)則
3、術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。
3.1
電子文件electronic document
政務(wù)服務(wù)職能部門在履行行政職能、公共服務(wù)職能，與群眾和企業(yè)生產(chǎn)生活息息相關(guān)政務(wù)服務(wù)等職能活動(dòng)中形成、接收或交換共享的數(shù)字格式的文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)等不同形式的電子信息記錄。
3.2
電子文件歸檔electronic file filing
由政務(wù)服務(wù)職能部門對(duì)所屬歸檔范圍內(nèi)的電子文件以辦結(jié)事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行收集、整理、檢測(cè)、固化并移交至立檔單位檔案部門的處理過(guò)程。
3.3
電子案卷號(hào)electronic archives code
在電子文件歸檔過(guò)程中，業(yè)務(wù)系統(tǒng)以辦件事項(xiàng)為單位進(jìn)行文件組卷后按規(guī)則賦予的唯一編號(hào)。
3.4
歸檔案卷信息包archival information package
對(duì)電子文件以案卷為單位進(jìn)行打包所形成的信息整體。
3.5
文件固化fixing archival information
對(duì)電子文件的歸檔案卷信息包采用數(shù)字摘要、可信時(shí)間戳、電子簽名等技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)校驗(yàn)的過(guò)程。
3.6
電子檔案electronic record
經(jīng)整理、檢測(cè)、“文件固化”等處理并最終歸檔保存的電子文件。
3.7
元數(shù)據(jù)metadata
描述電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。
4、基本要求
4.1明確職責(zé)
電子文件收集、整理、檢測(cè)、歸檔確認(rèn)等工作的責(zé)任主體是政務(wù)服務(wù)職能部門，其應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后按照歸檔要求實(shí)時(shí)或定期收集并確保齊全完整。
4.2明確歸檔范圍和保管期限
政務(wù)服務(wù)職能部門應(yīng)在本單位的權(quán)力清單和責(zé)任清單基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需要，制定各類權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)的文件材料的歸檔范圍和保管期限，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核確定。
4.3電子文件歸檔原則
4.3.1真實(shí)性
電子文件的來(lái)源可靠、可追溯，其內(nèi)容、背景與形成時(shí)的原始狀態(tài)相一致，未被非法篡改或誤用。
4.3.2完整性
歸檔文件夾中的電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息應(yīng)齊全且沒有破壞、變異和丟失。以紙質(zhì)等載體形式受理或形成的應(yīng)歸檔材料，可通過(guò)數(shù)字化掃描等方式補(bǔ)充上傳，數(shù)字化應(yīng)按照 DA/T 31 執(zhí)行，應(yīng)滿足信息內(nèi)容真實(shí)完整、清晰可讀的最低限度要求。
4.3.3可用性
電子文件的文件格式以業(yè)務(wù)系統(tǒng)上保存的原始文件格式為準(zhǔn)，但應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件存儲(chǔ)格式，能在脫離業(yè)務(wù)系統(tǒng)的情況下正確讀取與使用。
4.3.4安全性
電子文件經(jīng)檢測(cè)無(wú)惡意代碼，且不存在篡改、損壞、復(fù)制、非法利用等其他安全性缺陷。
4.4系統(tǒng)建設(shè)要求
新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)將電子文件歸檔業(yè)務(wù)要求和數(shù)據(jù)要求轉(zhuǎn)換成相應(yīng)功能嵌入其中，已建成的系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行必要的改造。
5、電子文件歸檔業(yè)務(wù)要求
5.1歸檔流程
5.1.1歸檔流程見圖1
圖1
5.1.2電子文件歸檔分為兩個(gè)階段：
a)第一階段是進(jìn)行預(yù)歸檔。這一階段由業(yè)務(wù)人員手工或由業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的歸檔參數(shù)自動(dòng)形成電子文件及其元數(shù)據(jù)并按規(guī)則進(jìn)行組織存儲(chǔ)，由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行初步的整理組織，再以 ZIP 壓縮打包等方式形成歸檔案卷信息包，并通過(guò)數(shù)字摘要、電子簽名、可信時(shí)間戳等技術(shù)手段進(jìn)行文件固化，確保其可靠性和完整性，在移交前進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，檢測(cè)通過(guò)后移交歸檔；
b)第二階段是正式歸檔。這一階段需要完成必要的移交歸檔手續(xù)，并將數(shù)據(jù)移交至立檔單位檔案部門，進(jìn)入電子檔案管理平臺(tái)中，完成正式歸檔，形成電子檔案。
5.2歸檔要求
5.2.1文件收集
具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦理結(jié)束后,應(yīng)根據(jù)歸檔范圍（見附錄A）對(duì)電子文件進(jìn)行歸集，獲取歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)信息。
5.2.2整理組卷
5.2.2.1 業(yè)務(wù)人員應(yīng)確定電子文件保管期限和開放權(quán)限，按照 DA/T 22 和有關(guān)檔案整理要求，進(jìn)行必要的信息補(bǔ)錄、材料補(bǔ)充。
5.2.2.2 電子文件一般以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行組織，為方便傳輸和管理，與該事項(xiàng)相關(guān)的、屬于歸檔范圍的電子文件及數(shù)據(jù)信息應(yīng)按要求進(jìn)行組織、排序和存放，形成電子案卷。
5.2.3數(shù)據(jù)打包
在正式歸檔前，要求形成并導(dǎo)出應(yīng)符合第 6 章要求的ZIP歸檔案卷信息包。
5.2.4文件固化
在正式歸檔前，要求通過(guò)數(shù)字摘要、可信時(shí)間戳、電子簽名等必要技術(shù)手段，對(duì)ZIP歸檔案卷信息包進(jìn)行“固化”。
5.2.5歸檔前檢測(cè)
在正式歸檔前，應(yīng)按照 GB/T 18894 要求，對(duì)ZIP歸檔案卷信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)。
5.2.6辦理歸檔手續(xù)
要求按附錄 B 的規(guī)定形成歸檔交接單和歸檔目錄清單，完成歸檔交接手續(xù)。
5.2.7移交歸檔
經(jīng)過(guò)上述處理完畢后的電子文件由業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送至電子檔案管理平臺(tái)，形成電子檔案。
6、電子文件歸檔數(shù)據(jù)要求
6.1歸檔案卷信息包命名規(guī)則
6.1.1歸檔案卷信息包采用電子案卷號(hào)作為命名標(biāo)識(shí)。
6.1.2 電子案卷號(hào)由實(shí)施層級(jí)代碼+實(shí)施機(jī)構(gòu)代碼+事項(xiàng)類型代碼+事項(xiàng)主項(xiàng)代碼+事項(xiàng)子項(xiàng)代碼+年度+保管期限+序號(hào)組成。具體要求如下：
a)實(shí)施層級(jí)代碼、實(shí)施機(jī)構(gòu)代碼、事項(xiàng)類型代碼、事項(xiàng)主項(xiàng)代碼、事項(xiàng)子項(xiàng)代碼的具體結(jié)構(gòu)和要求，按 DB22/T 2848 規(guī)定執(zhí)行；
b)年度采用 4 位數(shù)字字符，代表該事項(xiàng)的辦結(jié)年份；
c)保管期限采用 4 位字符，保管期限設(shè)為定期（001N～100N,N 表示年）、永久；
d)序號(hào)為該事項(xiàng)的歸檔信息包在最低類目層次內(nèi)的流水號(hào)，以 7 位數(shù)字字符表示，不足 7 位的前面補(bǔ)“0”。
示例1：
6.2歸檔案卷信息包組織結(jié)構(gòu)
6.2.1結(jié)構(gòu)模型
結(jié)構(gòu)模型見圖2
圖2
6.2.2結(jié)構(gòu)要求
ZIP歸檔案卷信息包由如下幾部分構(gòu)成：
a)歸檔配置基本信息.XML，要求統(tǒng)一以 01.XML 命名該文件，描述此次歸檔辦件對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)設(shè)定的歸檔范圍(見附錄 A)；
b)案卷基本信息.XML,要求統(tǒng)一以 02.XML 命名該文件，記錄本案卷的基本信息；
c)卷內(nèi)基本信息.XML,要求統(tǒng)一以 03.XML 命名該文件，記錄本次辦件事項(xiàng)下的文件材料的基本信息；
d)辦理流程基本信息.XML,要求統(tǒng)一以 04.XML 命名該文件，記錄辦件事項(xiàng)的辦理流程信息；
e)電子文件夾,要求按照附錄 A 歸檔范圍表 A.1～A.8 中的文件材料排列順序號(hào)命名文件夾，沒有對(duì)應(yīng)文件材料的可不設(shè)置文件夾。如上述案例中的 O1 代表該文件夾下存放的是行政許可決定書、O2 代表該文件夾下存放的是行政許可申請(qǐng)書、O3 代表該文件夾下存放的是行政許可申請(qǐng)材料；
f)文件元數(shù)據(jù).XML,對(duì)文本、圖片、音頻、視頻類等不同格式的電子文件，要求系統(tǒng)能夠自動(dòng)捕獲對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息；
g)電子文件可有一個(gè)或多個(gè)文件，包括原始格式、附件等多個(gè)文件，電子文件命名采用對(duì)應(yīng)的序列號(hào)來(lái)命名，如文件夾 01 下的文件 01.PDF 表示為行政許可決定書，文件夾 02 下的文件 02.PDF 表示行政許可申請(qǐng)書，文件夾 03 下的文件因?yàn)橛卸鄠€(gè)，可采用“03-順序號(hào)”標(biāo)示命名，如
03-01.PDF 表示證明材料身份證復(fù)印件、03-02.mpg 表示現(xiàn)場(chǎng)錄像、03-03.mp4 表示現(xiàn)場(chǎng)錄音等。以電子全文形式獲取的電子文件材料，在形成時(shí)應(yīng)按照 GB/T 33190 的要求轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)版式文件,并根據(jù)信息化發(fā)展的需要，動(dòng)態(tài)調(diào)整相應(yīng)的文件存儲(chǔ)格式和技術(shù)支撐，確保能夠被長(zhǎng)期有效讀取。
6.3歸檔案卷信息包數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
6.3.1歸檔配置基本信息
歸檔配置基本信息見表1
表一
6.3.2 案卷基本信息
案卷基本信息見表2
表二
6.3.3卷內(nèi)基本信息
卷內(nèi)基本信息見表 3
圖三
6.3.4元數(shù)據(jù)基本信息
6.3.4.1文本類電子文件元數(shù)據(jù)基本信息見表4
表四
6.3.4.2圖像類電子文件元數(shù)據(jù)基本信息見表5
表五
6.3.4.3視頻類電子文件元數(shù)據(jù)基本信息見表6
表六
6.3.4.4音頻類電子文件元數(shù)據(jù)基本信息見表7
表七
6.3.5 辦理流程基本信息
辦理流程基本信息見表8
表八
