隨著我國(guó)信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)的推進(jìn)更是勢(shì)不可擋。據(jù)有關(guān)資料顯示，全國(guó)各級(jí)政府和部門，電子政務(wù)規(guī)劃和方案的預(yù)期投資金額將高達(dá)數(shù)千億元，在實(shí)際應(yīng)用中，業(yè)績(jī)比較突出，且普及率較高的應(yīng)該數(shù)公文的電子化。這項(xiàng)應(yīng)用具有劃時(shí)代的意義，他大大地解放了廣大文秘人員的生產(chǎn)力，提高了辦公效率和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的能力與水平，不僅是一場(chǎng)辦公手段的革命，更重要的是引發(fā)了人們觀念的巨大轉(zhuǎn)變，繼而促進(jìn)了政務(wù)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)、工作方式的變革。馬克思主義的辯證法告訴我們，世上的事物都是有聯(lián)系的，聯(lián)系的觀點(diǎn)，發(fā)展的觀點(diǎn)是永恒的真理。當(dāng)我們初嘗公文步入電子化的甜頭之時(shí)，你曾否思考過(guò)與其密切關(guān)聯(lián)的后道環(huán)節(jié)——檔案管理，正面臨著如何與時(shí)俱進(jìn)的急迫問(wèn)題呢？

　　本文針對(duì)文、檔（文書(shū)，檔案）這對(duì)有著首尾、因果關(guān)系，并貫穿于政務(wù)機(jī)關(guān)工作始終的業(yè)務(wù)，在信息時(shí)代所面臨的“電子公文文檔一體化”問(wèn)題談些粗淺的看法。

　　一、重首輕尾留下隱患文檔現(xiàn)狀不容樂(lè)觀

　　眾所周知，檔案是人類知識(shí)與智慧的結(jié)晶，是人們各項(xiàng)工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價(jià)值。《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案是這樣界定的：“過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”不難看出，對(duì)各級(jí)政務(wù)機(jī)關(guān)而言，一方面，現(xiàn)行的公文及其處理是日后國(guó)家檔案的主要來(lái)源；另一方面，檔案是立卷文書(shū)的必然歸宿。值得一提的是，檔案的價(jià)值取決于文書(shū)立卷的質(zhì)量，而立卷文書(shū)的價(jià)值，則通過(guò)對(duì)檔案的科學(xué)保管和利用來(lái)體現(xiàn)，二者是相輔相成，互為依存的。

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子文檔法律地位的逐步確立，以及為滿足向國(guó)際化接軌的需求，無(wú)紙化辦公已成為一大趨勢(shì)。辦公過(guò)程的文字載體發(fā)生了由紙介質(zhì)向磁介質(zhì)（電子化）的質(zhì)的轉(zhuǎn)換，也就是說(shuō)檔案部門即將或已經(jīng)面臨著接收、整理、保管、利用、移交數(shù)字化文書(shū)檔案的新課題，而且是一個(gè)無(wú)法回避只能積極應(yīng)對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。圖、文介質(zhì)載體的轉(zhuǎn)換，給檔案這個(gè)被動(dòng)的后道工序帶來(lái)工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案事業(yè)的拓展帶來(lái)了難得的機(jī)遇。

　?。ㄒ唬C(jī)遇。數(shù)字化文檔相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，突出的優(yōu)勢(shì)有五：一是簡(jiǎn)化了管理。如傳統(tǒng)手段中的專業(yè)化人工分類、整理、制卡（目錄卡、文件卡）以及保管中的七防工作（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防光、防鼠）；二是提高了效率。如通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，可依據(jù)不同授權(quán)實(shí)現(xiàn)便捷查尋、檢索調(diào)閱、分析利用、打印復(fù)制，從而更好地服務(wù)于公眾、服務(wù)于機(jī)關(guān)、服務(wù)于社會(huì)；三是大大地節(jié)約了存儲(chǔ)空間與場(chǎng)地；四是改善了檔案管理人員的工作環(huán)境；五是現(xiàn)代化產(chǎn)品與技術(shù)的發(fā)展速度可不斷滿足文、檔處理手段升級(jí)的新需求。

　?。ǘ┨魬?zhàn)。目前各級(jí)政務(wù)機(jī)關(guān)產(chǎn)生的海量文檔，其前期的數(shù)據(jù)化處理過(guò)程，由于種種主客觀原因還處于無(wú)標(biāo)、無(wú)序狀態(tài)，也就是說(shuō)檔案部門面臨著如何應(yīng)對(duì)首不顧尾的苦果，即吃不下、難消化的困境。

　　二、問(wèn)題及其根源

　　文件從辦理、辦結(jié)、立卷、歸檔、移交入局（檔案局、館）要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和法定的時(shí)間段。這環(huán)節(jié)多和法定移交期就帶來(lái)了問(wèn)題。一是環(huán)節(jié)多，其中是說(shuō)從文到檔的運(yùn)行環(huán)節(jié)多，另外還有一層意思是說(shuō)，產(chǎn)生文件的部門多；二是移交期限長(zhǎng)，我國(guó)對(duì)政務(wù)機(jī)關(guān)的檔案在本部門的法定保管期是因所在機(jī)關(guān)的級(jí)別而定，如省級(jí)機(jī)關(guān)的文檔要等長(zhǎng)達(dá)十五年后才向省檔案局（館）移交。

　　這一多一長(zhǎng)，問(wèn)題就凸顯出來(lái)了。一是現(xiàn)在市場(chǎng)上提供的和各單位、各部門使用的，處理文檔數(shù)字化的硬、軟工具門類多、品種雜，加之采用何種手段國(guó)家目前在公文處理辦法中未作硬性規(guī)定，至使產(chǎn)生的電子文件數(shù)據(jù)格式、版式無(wú)標(biāo)可依。而檔案部門要想真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，就必須將接收的電子化文檔置于一個(gè)適用于移交、保管、分類、存儲(chǔ)、調(diào)閱、打印的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之下。試想如此龐大繁雜的數(shù)字文檔，向某一個(gè)特定標(biāo)準(zhǔn)格式、版式的轉(zhuǎn)換談何容易；二是十五年以上的移交期變數(shù)太大，帶來(lái)的技術(shù)難題更多.因?yàn)殡娮蛹夹g(shù)、通訊技術(shù)和硬、軟技術(shù)的發(fā)展可以說(shuō)是日新月異，十五年不知要出現(xiàn)并淘汰多少代產(chǎn)品，檔案部門面對(duì)來(lái)自不同歷史時(shí)期未作標(biāo)準(zhǔn)化處理的電子文檔，就必須要置備歷代用于文字處理的硬、軟設(shè)備以及相應(yīng)的備品附料，同時(shí)檔案部門的工作人員也必須要學(xué)會(huì)和掌握這不同歷史時(shí)期的硬軟設(shè)施的操作技能。鑒于此情，可想而知真正實(shí)施起來(lái)是很難辦到的。以上分析并非危言聳聽(tīng)和杞人憂天，而是早晚會(huì)發(fā)生或正在發(fā)生并必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

　　三、如何破解

　　經(jīng)過(guò)以上的分析不難看出，問(wèn)題在首尾數(shù)據(jù)的銜接，根源在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，這出路自然也就清楚了。在日常應(yīng)用中，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)是大家比較熟悉的能廉價(jià)實(shí)現(xiàn)信息共享的成功案例之一，它憑借的不是硬件、軟件的高度統(tǒng)一，而是依托于統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)。他山之石可以攻玉，我國(guó)的電子文檔一體化問(wèn)題，可借鑒其思路，從行政管理和技術(shù)這兩個(gè)方面入手得以破解。

　?。ㄒ唬┬姓⒎?。國(guó)家檔案、標(biāo)準(zhǔn)化管理部門要盡早聯(lián)手制定電子公文一體化業(yè)務(wù)流程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，也就是說(shuō)，為便利首尾對(duì)接提出電子文檔格式、版式的法定要求，以保證立卷電子公文向檔案管理系統(tǒng)的平滑移交，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息，文件原文和元數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。具體講就是針對(duì)電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程，分別對(duì)文件、檔案、文檔交換三個(gè)方面建立文檔安全與管理機(jī)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系。需要強(qiáng)調(diào)和說(shuō)明的是，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)必須要抓住核心，要簡(jiǎn)單易行、方便操作，否則為達(dá)標(biāo)而給文秘工作人員增加過(guò)多的工作量，實(shí)際運(yùn)作中就很難推動(dòng)了，因?yàn)闄n案部門對(duì)文秘部門的制約力度是有限的。

　?。ǘ┳詣?dòng)轉(zhuǎn)換。即通過(guò)軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同標(biāo)準(zhǔn)間的自動(dòng)生成功能。最科學(xué)最便捷的辦法是，充分利用現(xiàn)有國(guó)際、國(guó)內(nèi)公認(rèn)的成熟的協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，一切向其看齊，通過(guò)產(chǎn)品化的軟件化繁為簡(jiǎn)，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過(guò)軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)化到國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)。如國(guó)際上現(xiàn)用的XML技術(shù)（XML技術(shù)是基于SGML發(fā)展而來(lái)的，是對(duì)SGML的簡(jiǎn)化，并在W3C組織的管理下，推出一系列標(biāo)準(zhǔn)，是目前國(guó)際廣泛認(rèn)可的數(shù)據(jù)格式）；又如國(guó)內(nèi)北大方正提出并已在一些政府領(lǐng)域?qū)嵤┑腃EB格式（CEB是國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局指定的版式文件參考標(biāo)準(zhǔn)，在不同的環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化；文件生成后不可修改；支持蒙、維、藏、韓等民族文字；支持電子簽名、數(shù)據(jù)加密等安全機(jī)制；可實(shí)現(xiàn)對(duì)XML、S2、PS、POF、TIFF、DOC、WPS格式的自動(dòng)轉(zhuǎn)換）。

　　值得提出的是，以上破解方案的實(shí)施都必須建立在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和應(yīng)用人員文檔生成管理觀念轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)之上，所以信息化意識(shí)的宣傳工作要先行，這也是我寫(xiě)這篇文章的初衷，為了對(duì)歷史負(fù)責(zé)，讓我們對(duì)電子公文文檔一體化工作重視起來(lái)、行動(dòng)起來(lái)吧！亦早不亦遲。