自1990年以來，采用計算機管理檔案就成為政府OA建設(shè)的主要課題之一。經(jīng)過不懈的努力，計算機檔案管理系統(tǒng)經(jīng)歷了從微機單機版、海量光盤存儲系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版等不斷發(fā)展的漸進(jìn)過程。其間，從最初的輔助手工檔案管理，一件一卷的創(chuàng)新檔案管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。通過計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，檔案管理信息化不斷發(fā)展，檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新。記得當(dāng)時吉林省人民政府辦公廳開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)和上海市人民政府辦公廳開發(fā)的公文、檔案一體化管理系統(tǒng)都曾在全國引起廣泛、熱烈、積極的反響。2001年8月，在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務(wù)院絕密文檔管理系統(tǒng)”標(biāo)志著政府公文、檔案管理信息化進(jìn)入了一個嶄新的發(fā)展階段。
當(dāng)前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠(yuǎn)。
創(chuàng)新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標(biāo)題有權(quán)改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。
標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)
在我國，檔案管理信息范的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:
一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。
二是在具體管理細(xì)節(jié)上，各級政府和政府各機構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級、換代，標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風(fēng)險，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標(biāo)準(zhǔn)的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。
四是關(guān)于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標(biāo)準(zhǔn)、法律依據(jù)等方面都還是空白。
標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
