作為民國(guó)時(shí)期政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科研等各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，民國(guó)檔案經(jīng)歷了近一個(gè)世紀(jì)的歷史滄桑，已成為彌足珍貴的一代文獻(xiàn)。在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)庫以其信息資源的一種存在形式，成為檔案館信息資源中的重要組成部分。福建省民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)采集工作于2001年啟動(dòng)，2003年5月結(jié)束，數(shù)據(jù)庫已于同年底正式啟用。此項(xiàng)工作的完成，對(duì)全面開發(fā)和系統(tǒng)利用檔案信息資源，開展館際間的檔案信息交流和咨詢服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，都有著重要的意義。因此，研究建庫過程中的技術(shù)問題，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，具有經(jīng)驗(yàn)借鑒和現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。
一、建庫工作中遵循的原則
標(biāo)準(zhǔn)化原則 標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源共享的重要前提。福建省檔案館從建庫伊始就重視數(shù)據(jù)庫的建設(shè)質(zhì)量，并在貫徹執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的過程中，采取了行之有效的工作方法：
首先，為統(tǒng)一民國(guó)檔案檢索方法，提高民國(guó)檔案目錄體系的質(zhì)量與效能，根據(jù)全國(guó)民國(guó)檔案目錄中心頒發(fā)的有關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省民國(guó)檔案的實(shí)際情況和特點(diǎn)，福建省檔案目錄中心制定了《福建省民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)采集工作實(shí)施意見》，并與《民國(guó)檔案著錄細(xì)則》、《民國(guó)檔案分類標(biāo)引細(xì)則》、《民國(guó)檔案機(jī)讀軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》及《檔號(hào)編制規(guī)范》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)一起下發(fā)各縣、市，做到數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)化，以保證建庫工作質(zhì)量。
其次，為建立規(guī)范、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，堅(jiān)持統(tǒng)一的組織管理，選擇統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，遵守統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，采取集中指導(dǎo)培訓(xùn)、隨機(jī)檢查數(shù)據(jù)、個(gè)別交流討論相結(jié)合的方法，促進(jìn)了標(biāo)準(zhǔn)化工作的落實(shí)與提高，優(yōu)化了全省民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)采集前處理工作的質(zhì)量。
此外，為減小民國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫的差錯(cuò)率，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行有效的全程控制，實(shí)行了數(shù)據(jù)前處理、錄入人員自審、審校人員初審、專人終審的數(shù)據(jù)著錄和審校制度。
全局性原則 全省民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是全省檔案界的一次大協(xié)作，涉及硬件設(shè)置、軟件配套、人員組織、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施等方方面面，必須處理好個(gè)體與整體、局部與全局的關(guān)系，在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的前提下分步實(shí)施。按照福建省檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和部署，參加采集建庫工作的9個(gè)設(shè)區(qū)市共72個(gè)縣、市檔案館摒棄各自為政的觀念，樹立全省一盤棋思想，實(shí)施一級(jí)負(fù)責(zé)一級(jí)的組織管理原則，服從全局，依托全局，認(rèn)真履行工作職責(zé)，互相配合，交流經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)個(gè)體局部的工作實(shí)踐，做到了個(gè)體與整體、局部與全局的有機(jī)融合。
特色原則 是指所建的檔案數(shù)據(jù)庫具有特色和擁有獨(dú)特價(jià)值。不同的檔案館，都有著不同的地域個(gè)性，離開了特色和個(gè)性，就失去了各地的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。因此，在建庫過程中，堅(jiān)持特色原則，對(duì)保持和延伸原有的館藏特色顯得尤為重要。為了再現(xiàn)民國(guó)時(shí)期福建省的歷史和文化，組成豐富多彩的民國(guó)檔案信息資源，福建省檔案館在構(gòu)建民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的進(jìn)程中，注意突出各縣、市檔案館的地方特色和文化內(nèi)涵，對(duì)一些反映歷史事件、閩臺(tái)交流、僑史僑政、民族工業(yè)、民俗風(fēng)情、傳統(tǒng)工藝、名勝古跡等具有區(qū)域性特色的案卷題名，無論是在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段還是著錄標(biāo)引、審核階段，都作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)和審核校對(duì)的重點(diǎn)，力求在題名內(nèi)容上充分揭示，標(biāo)引準(zhǔn)確一致。
二、建庫過程中影響檢索的幾個(gè)問題與對(duì)策
福建省民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立，一方面摸清了全省現(xiàn)存的民國(guó)檔案數(shù)量，強(qiáng)化了基礎(chǔ)工作，另一方面實(shí)現(xiàn)了全省民國(guó)檔案信息資源的共享，體現(xiàn)檔案為社會(huì)服務(wù)的宗旨。福建省民國(guó)檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫涵蓋了全省各級(jí)綜合檔案館所典藏的民國(guó)檔案，是一個(gè)完整的檢索體系，每一個(gè)著錄項(xiàng)目都是一個(gè)檢索點(diǎn)，利用者可根據(jù)各自的要求，從著錄項(xiàng)目的單項(xiàng)或多項(xiàng)組合中，提取檢索值。它的建立，對(duì)促進(jìn)國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流，提高民國(guó)檔案的管理效率和檢索利用，都有不可低估的作用。誠(chéng)然，要使檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)，除了關(guān)注服務(wù)器的能力，接入端口的帶寬，所用操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫軟件的性能，更應(yīng)當(dāng)注重?cái)?shù)據(jù)內(nèi)容的質(zhì)量。因此，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理顯得尤為重要。所謂規(guī)范化處理，具體包括責(zé)任者是否規(guī)范，題名是否有內(nèi)容，責(zé)任者與題名及文種是否相符，標(biāo)引是否準(zhǔn)確，時(shí)間項(xiàng)著錄格式是否規(guī)范等，同時(shí)還應(yīng)探究以下幾個(gè)問題：
1、題名與檔案檢索之間的關(guān)系。題名是民國(guó)檔案著錄項(xiàng)中最具檢索價(jià)值的項(xiàng)目，只有結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容充實(shí)的題名才能方便利用者檢索，才能真正地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。由于在實(shí)際檢索時(shí)，題名中的每一個(gè)關(guān)鍵詞、自由詞都是一個(gè)檢索點(diǎn)，同時(shí)利用者的檢索提問僅能提供一些詞組或短句，因此，規(guī)范題名，完整、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，是保證查全率和查準(zhǔn)率的重要前提。對(duì)于一些不完整的題名，如“人民申請(qǐng)卷”、“有關(guān)業(yè)務(wù)問題”、“郵政總局通令”等，就應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的修改，充實(shí)題名的內(nèi)容。題名的準(zhǔn)確還包括責(zé)任者、內(nèi)容、文種及時(shí)間。責(zé)任者是責(zé)任者項(xiàng)中的第一責(zé)任者，應(yīng)與題名內(nèi)容及文種相互照應(yīng)，如“××縣衛(wèi)生院關(guān)于示范縣施政報(bào)告”，該題名屬于責(zé)任者與題名內(nèi)容不符，經(jīng)查案卷，改為“××縣政府關(guān)于示范縣施政報(bào)告”；再如“××縣中學(xué)學(xué)生名冊(cè)及畢業(yè)監(jiān)考的指令”，該題名屬于責(zé)任者與文種不符，查案后改為“××縣政府關(guān)于××中學(xué)學(xué)生名冊(cè)及畢業(yè)監(jiān)考的指令”。同時(shí)，題名中語序排列的正確與否，也是影響檢索質(zhì)量的因素，如“福建省各縣市政府統(tǒng)計(jì)室員工役人數(shù)薪額調(diào)查表”，根據(jù)案卷內(nèi)容，正確的題名應(yīng)為“福建省政府統(tǒng)計(jì)室關(guān)于各縣市報(bào)送員工役人數(shù)薪額調(diào)查表”。此外，還應(yīng)避免將題名變成卷內(nèi)目錄文摘或堆砌文件標(biāo)題，應(yīng)在刪除修飾詞、介詞的基礎(chǔ)上，用精練的詞或詞組將檔案內(nèi)容概括提煉后完整、準(zhǔn)確地反映出來。
2、責(zé)任者與檔案檢索之間的關(guān)系。責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人，使用時(shí)應(yīng)用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，并注意始終保持統(tǒng)一簡(jiǎn)稱；當(dāng)責(zé)任者過多時(shí)，應(yīng)該有所指而不應(yīng)泛指，應(yīng)選擇責(zé)任者項(xiàng)中的第一責(zé)任者或案卷中的主要責(zé)任者，而“各國(guó)民學(xué)?！薄ⅰ案鬣l(xiāng)公所”、“糧食局”等，并不是一個(gè)明確的機(jī)構(gòu)，在利用中不利于檢索，應(yīng)改用具體名稱，只有這樣才能保證目錄信息的準(zhǔn)確性，保證檔案檢索的查準(zhǔn)率。
3、分類號(hào)與檔案檢索之間的關(guān)系。民國(guó)檔案分類表是一種以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，并緊密結(jié)合檔案記述和反映事物屬性關(guān)系，采取從總到分、從一般到具體的分類方法。它是以號(hào)碼和類目相結(jié)合的方式來揭示檔案內(nèi)容，使利用者能“按類索檔”，可在較大范圍內(nèi)滿足利用者查全的要求，利用分類號(hào)檢索，是實(shí)現(xiàn)檔案族性檢索最有效的手段之一，因此，在分類標(biāo)引時(shí)，為了保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高檢索效果，主要采取了四項(xiàng)措施：
其一，對(duì)于那些不能準(zhǔn)確的給出分類號(hào)的題名，應(yīng)查清題名具體內(nèi)容，只有題名準(zhǔn)確，才能保證分類的準(zhǔn)確、到位。如“××區(qū)學(xué)生一覽表”，在分類表中只能反映到一級(jí)類目J1.35，經(jīng)查案卷內(nèi)容，將題名改為“××區(qū)中學(xué)學(xué)生一覽表”，賦予分類號(hào)J121.35，經(jīng)過處理的題名內(nèi)容專指性更強(qiáng)，分類號(hào)更準(zhǔn)確，便于檢索。又如“福建省政府關(guān)于區(qū)轄各縣長(zhǎng)巡視報(bào)告匯報(bào)表”經(jīng)查案卷為政府工作中的報(bào)告，應(yīng)入B3-62，而不應(yīng)按字面理解“巡視”為監(jiān)察，誤標(biāo)為E31。
其二，為提高檢索效率，對(duì)利用者可能會(huì)從兩個(gè)方面進(jìn)行檢索，且數(shù)量多的檔案，在保證標(biāo)引一致性的基礎(chǔ)上，采取先集中歸類再入具體系統(tǒng)進(jìn)行復(fù)分的方法。如：“福建省政府對(duì)各縣警察局警員的任免”，先歸入“公務(wù)員人事管理”類，后入警政類進(jìn)行復(fù)分，分別標(biāo)出“E22”和“C7-42”兩個(gè)分類號(hào)。又如，“其他”類的標(biāo)引因其內(nèi)容的不明確，在操作中不好掌握，為避免將同一類問題歸入前后不一致的類目，我們?cè)诹私鈾n案內(nèi)容，取得共識(shí)，做好記錄的基礎(chǔ)上，對(duì)“其他”類進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。
其三，民國(guó)檔案中有相當(dāng)部分的案件檔案，由于這部分檔案在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中，對(duì)于題名內(nèi)容的揭示很不規(guī)范，表現(xiàn)為題名表述詳簡(jiǎn)不一，簡(jiǎn)單的如“搶奪”、“控案”等，詳細(xì)的如“×××勒索（繳沒贓款150元）”，還有的題名如“申請(qǐng)死亡案”等，既不知何義、令人費(fèi)解，更無法歸類，因此，對(duì)涉及案件內(nèi)容的題名，在文字表述上采取靠分類表的方法，不管是否立案的案件、還有執(zhí)行卷等，其題名必須點(diǎn)明案件性質(zhì)，在分清“民事審判”、“刑事審判”、“特種刑事案”、“行政訴訟案”的基礎(chǔ)上歸入相關(guān)的類。
其四，由于我省特殊的地理位置，檔案中有不少反映閩臺(tái)兩省各級(jí)政府和社會(huì)各界在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化方面的交流合作，以及兩地人民的通航、通郵等情況的檔案文獻(xiàn)，為充分揭示港、澳、臺(tái)特色問題，突出地方特色，便于提供利用，我們采取增類的辦法，在“政務(wù)總類B”項(xiàng)下增設(shè)類名“港、澳、臺(tái)”，同時(shí)用類號(hào)“B7”表示，并將其細(xì)化為“B71保護(hù)”和“B72商務(wù)”。
計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)的運(yùn)用，使檔案工作進(jìn)入了嶄新的歷史階段，也使古老的歷史檔案煥發(fā)了新貌。作為一個(gè)新課題與新挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)將拓展著每一個(gè)檔案工作者的新視角，為今后的工作帶來更多新的思考。
作者單位：福建省檔案館
