從2002年11月起，由上海市人民政府辦公廳組織開發(fā)的“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”，在上海市人民政府督查室及上海市的18個(gè)區(qū)縣、委辦局單位試運(yùn)行。該系統(tǒng)是一個(gè)依托上海市公務(wù)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)市政府督查室和各區(qū)縣、委辦局相互之間信息的互聯(lián)、互通，旨在優(yōu)化市政府督查室及各區(qū)縣、委辦局督查單位的業(yè)務(wù)處理，提高各單位之間協(xié)同辦公能力的電子政務(wù)信息管理系統(tǒng)?！吧虾Ｊ行姓讲榫W(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”這一專門從事行政督查管理的網(wǎng)絡(luò)化軟件的研制和使用，在國(guó)內(nèi)還是首次。它的開通運(yùn)行，標(biāo)志著上海市行政督查工作的技術(shù)手段和工作模式又上了一個(gè)新臺(tái)階。市領(lǐng)導(dǎo)給予了充分肯定，并要求盡快推廣使用。

　　一、形式的發(fā)展，迫使我們探索督查工作新手段

      政府行政系統(tǒng)的督查機(jī)構(gòu)是社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌時(shí)期的產(chǎn)物。督查工作是確保政府各項(xiàng)決策措施的落實(shí)的重要手段，也是確保各項(xiàng)改革得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵。從目前政府工作的實(shí)際情況看，行政督查在政府工作中的地位正在不斷得到提高。
      上海市政府行政督查工作，主要負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示、重點(diǎn)工作、季度工作、政府文件、會(huì)議精神等的落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查。在上述工作中，市政府督查室與各區(qū)縣、委辦局等相關(guān)部門經(jīng)常性地發(fā)生大量的文件傳遞、跟蹤、調(diào)研、催辦、反饋及匯總等信息交互。      經(jīng)過幾年來的工作磨合，在上海已經(jīng)建立了一個(gè)督查工作網(wǎng)絡(luò)體系基礎(chǔ)，但總的感覺是效率不高，快速反應(yīng)機(jī)制并未形成。工作雙方都感到，傳統(tǒng)的文電傳遞方式，已經(jīng)難以滿足督查工作實(shí)效性強(qiáng)、涉及面廣、領(lǐng)導(dǎo)要求高的需要。因此，盡早建立以督查機(jī)構(gòu)為樞紐，上下貫通，高效協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的電子化、網(wǎng)絡(luò)化的行政督查工作體系十分必要。
      根據(jù)上述情況，2000年上海市市政府督查室在辦公廳的統(tǒng)一部署下，組織開展了關(guān)于全市行政督查網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化建設(shè)情況的調(diào)研。調(diào)研結(jié)果表明，各區(qū)縣、委辦局的督查工作沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，并缺少必要的引導(dǎo)和規(guī)范。各單位相繼提出，希望市政府督查室能夠統(tǒng)一開發(fā)設(shè)計(jì)一套應(yīng)用軟件，制定統(tǒng)一的工作規(guī)范，以提高督查工作效率。調(diào)研各方一致認(rèn)為，從硬件設(shè)施、人員素質(zhì)等方面來看，已經(jīng)具備了建設(shè)全市統(tǒng)一的督查辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)和條件。
      根據(jù)調(diào)研，并結(jié)合上海市行政督查工作不斷發(fā)展變化的實(shí)際和市政府系統(tǒng)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)，上海市政府督查室本著“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”的精神，遵循“方便、經(jīng)濟(jì)、實(shí)用”的原則，按照當(dāng)前政府職能轉(zhuǎn)變、提高行政效能的需求，圍繞為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為各級(jí)行政機(jī)關(guān)辦公服務(wù)的總體目標(biāo)，積極探索新形勢(shì)下政務(wù)督查的新手段，找到了提高工作效率、減少工作差錯(cuò)、規(guī)范工作程序的最佳途徑，即督查工作信息化系統(tǒng)建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，對(duì)全市政府督查電子信息構(gòu)建工作進(jìn)行了構(gòu)思，對(duì)政府電子信息處理系統(tǒng)中有關(guān)督查內(nèi)容所遇到的困難、問題，以及督查工作對(duì)電子信息處理的需求進(jìn)行了分析總結(jié)，提出了督查工作辦公自動(dòng)化的基本模式、督查工作計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的功能和要素構(gòu)架、以及初步實(shí)施方案。

　　二、理論聯(lián)系實(shí)際，構(gòu)筑出5項(xiàng)功能模塊

      政府系統(tǒng)信息自動(dòng)化建設(shè)，不能僅僅滿足于思想認(rèn)識(shí)上的提高，更要扎扎實(shí)實(shí)地付諸于行動(dòng)。為此，在前期調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，上海市政府辦公廳正式向科技主管部門申請(qǐng)了“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”的項(xiàng)目立項(xiàng)，并把該項(xiàng)目建設(shè)作為進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作方式，規(guī)范工作程序，提高工作效率的重要內(nèi)容來抓。
      在開發(fā)中，堅(jiān)持“電子網(wǎng)絡(luò)要為工作網(wǎng)絡(luò)服務(wù)”的指導(dǎo)思想和“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”的開發(fā)原則，找出了目前督查工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制中有關(guān)組織管理、工作制度和技術(shù)手段中存在的一些主要問題，找到了技術(shù)和業(yè)務(wù)完美的結(jié)合點(diǎn)，并在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，采用了開放性、通用性的設(shè)計(jì)思想，研制開發(fā)了基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的督查事項(xiàng)跟蹤管理、區(qū)級(jí)督查輔助管理、督查文件管理、督查人員信息管理及督查交流討論平臺(tái)等5個(gè)主要功能：
      （一）列督事項(xiàng)跟蹤管理。采用電子化的督查通知單、回復(fù)單方式，通過動(dòng)態(tài)跟蹤，確定主辦和協(xié)辦單位，明確辦理要求，設(shè)定辦理時(shí)限，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)催辦，并對(duì)各單位回復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)匯總，形成《專題事項(xiàng)匯編》、《季度工作事項(xiàng)匯編》、《領(lǐng)導(dǎo)批示件事項(xiàng)匯編》等文件材料。此項(xiàng)功能還可以處理“督查事項(xiàng)包含多個(gè)督查任務(wù)、各督查任務(wù)具有多個(gè)承辦單位、各承辦單位負(fù)責(zé)多個(gè)任務(wù)、辦理過程經(jīng)過多次反復(fù)”的復(fù)雜情況，并可按要求完成歸類匯總、匯編，生成相應(yīng)的Word或Excel文件，便于編輯、排版。
      （二）區(qū)級(jí)督查輔助管理?？紤]到各單位督查工作信息化建設(shè)進(jìn)度不統(tǒng)一，系統(tǒng)為沒有開發(fā)督查系統(tǒng)的督查單位提供了簡(jiǎn)單實(shí)用的內(nèi)部督查管理功能，同時(shí)為已有督查系統(tǒng)的單位，提供了可以根據(jù)實(shí)際情況與該系統(tǒng)相連的標(biāo)準(zhǔn)接口。
      （三）督查文件管理。提供對(duì)《領(lǐng)導(dǎo)批示抄告單》、《督查反饋》、《督查簡(jiǎn)報(bào)》、《會(huì)議通知》等各類文件的編輯、收發(fā)、匯總等功能，以形成行政督查工作的快速反應(yīng)網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。
      （四）督查人員信息管理。建立全市范圍內(nèi)的督查人員信息庫(kù)，將各級(jí)單位督查人員單位、姓名、性別、職務(wù)、年齡、電話等基本信息記錄其中，以方便更新、查找。任何督查人員的信息變更都將自動(dòng)提示其他人員。
      （五）督查交流討論平臺(tái)。是各級(jí)督查人員在線討論和工作交流的平臺(tái)，開設(shè)了“社情民意”、“信息參考”、“督查規(guī)范與經(jīng)驗(yàn)交流”、“公共討論區(qū)”和“專題調(diào)研區(qū)”等欄目。有關(guān)人員可以在網(wǎng)上開展調(diào)研，征詢意見，并可自動(dòng)匯總并成素材稿。系統(tǒng)還提供豐富的多媒體信息。

　　三、“零的突破”，開辟了督查工作新局面

      上海市政府督查室系統(tǒng)總結(jié)了幾年來的工作實(shí)踐，全面梳理、分析和優(yōu)化了各項(xiàng)工作內(nèi)容、工作程序，并在量化、估算工作量的基礎(chǔ)上，調(diào)整確定了崗位設(shè)置，明確了經(jīng)濟(jì)、城建、社會(huì)等三個(gè)督辦口及批示件處理、綜合信息等崗位工作職責(zé)，制定了領(lǐng)導(dǎo)批示件處理、專題事項(xiàng)督辦、批示落實(shí)情況跟蹤匯總等6項(xiàng)主要工作的工作規(guī)范。在系統(tǒng)開通運(yùn)行后，又及時(shí)出臺(tái)了《上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)運(yùn)行管理試行辦法》和《上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式》，進(jìn)一步完善了內(nèi)部督查工作制度。
      應(yīng)該說，“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)了上海市行政督查信息化建設(shè)“零的突破”，它在市政府督查室和各下級(jí)督查單位間架起了一座信息橋，為原有的行政督查工作體系增加一個(gè)更便捷、更可靠、更直接的溝通渠道，提供一個(gè)“零距離”的工作平臺(tái)，形成一個(gè)覆蓋更廣、人員更多、反應(yīng)更快的“虛擬督查室”，使督查工作體系更有凝聚力和戰(zhàn)斗力。
      從目前情況看，盡管目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、工作制度和數(shù)據(jù)格式還需要繼續(xù)完善、規(guī)范和統(tǒng)一，但3個(gè)月來的運(yùn)轉(zhuǎn)使用情況表明，系統(tǒng)極大地提高了督辦人員的工作效率，人員間聯(lián)系更緊密，信息溝通更加頻繁。系統(tǒng)的使用，減少了傳統(tǒng)的、較為繁瑣的電話、傳真、復(fù)印、輸入、匯總等工作，讓督查和被督查兩方面的工作人員都能從大量繁復(fù)工作中解脫出來，把精力真正放到“督”與“查”上。各聯(lián)網(wǎng)單位普遍感到有三個(gè)明顯提高。
      一是文件傳遞速度明顯提高。以批示件處理為例。以往，從市領(lǐng)導(dǎo)批示到承辦單位領(lǐng)導(dǎo)看到批示，一般要5到7天時(shí)間。其中，登記、打印、復(fù)印、裝信封、發(fā)傳真、送機(jī)要、打電話、機(jī)要傳送等程序，以及承辦單位類似的操作，就占用了3天左右時(shí)間，速度很慢。而且，由于環(huán)節(jié)過多，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，難以查清責(zé)任。現(xiàn)在，只要輸入批示信息后即可發(fā)送，有關(guān)單位立即就能收到，并且隨時(shí)可以打印出具有一定格式的批示抄告單、批示件全文，并附有由系統(tǒng)自動(dòng)生成的文件處理單，節(jié)省了許多重復(fù)勞動(dòng)時(shí)間。同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)記錄發(fā)送、接收情況，確保了工作責(zé)任界定明確。
      二是對(duì)督查事項(xiàng)的管理能力明顯提高。在線的督查業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理，使領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人和承辦人三方面都提高了對(duì)督查事項(xiàng)管理的能力。一是督查室領(lǐng)導(dǎo)可以通過網(wǎng)絡(luò)將督查任務(wù)分配給各經(jīng)辦人，并隨時(shí)查看各事項(xiàng)的進(jìn)展情況，還可進(jìn)行人員工作量統(tǒng)計(jì)，提高了宏觀管理效率。二是督查經(jīng)辦人員，可以“一對(duì)多”地完成各事項(xiàng)的跟蹤、催辦、匯總，無形中變成了“三頭六臂”。系統(tǒng)的自動(dòng)提醒、自動(dòng)發(fā)送回執(zhí)等功能，又給經(jīng)辦人提供了一個(gè)高效的“外腦”，增強(qiáng)了對(duì)進(jìn)度的監(jiān)控能力。三是對(duì)承辦人員來說，也能及時(shí)掌握上級(jí)督查單位的辦理要求和時(shí)限要求，并對(duì)自己所承辦的各種事項(xiàng)（其中包括不是來源于督查室的工作任務(wù)）的進(jìn)展進(jìn)行跟蹤，使工作變被動(dòng)為主動(dòng)。
      三是督查工作網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)效率明顯提高。督查電子網(wǎng)絡(luò)對(duì)提高督查工作網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)效率效果十分明顯。以開片會(huì)為例。過去，先要打印會(huì)議通知，再要通過機(jī)要分別寄送，與此同時(shí)還要分頭打電話通知。之后，又要依次確認(rèn)。最后才能確定各單位的與會(huì)人員。整個(gè)過程費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率很低。現(xiàn)在，只要將電子版本的會(huì)議通知通過網(wǎng)絡(luò)直接傳遞就能達(dá)到上述效果，還可以查看所有單位的填報(bào)情況，效率很高。另外，系統(tǒng)開設(shè)的網(wǎng)上調(diào)研、資料查詢、信息參考等功能，也在很大程度上增強(qiáng)了工作網(wǎng)絡(luò)的凝聚力，提高了整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。
      早在1992年，國(guó)務(wù)院辦公廳就頒發(fā)了25號(hào)文件，要求各級(jí)政府積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化的建設(shè)和應(yīng)用。朱镕基總理曾明確指出：積極運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，特別是先進(jìn)信息技術(shù)，加快政府管理信息化進(jìn)程，是造就國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化發(fā)展的迫切要求，各級(jí)政府、各個(gè)部門都要把推進(jìn)行政管理信息化作為一件大事。政府行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化是一場(chǎng)深刻革命，勢(shì)在必行。與領(lǐng)導(dǎo)要求相比，并對(duì)照“無紙化辦公”的最終目標(biāo)，“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”還有很多方面需要進(jìn)一步優(yōu)化、完善。行政督查信息化建設(shè)依然任重道遠(yuǎn)。我們將繼續(xù)加強(qiáng)同各兄弟省市督查工作部門的交流學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，在改進(jìn)、提高和推廣上下功夫，進(jìn)一步擴(kuò)大系統(tǒng)使用范圍，逐步推動(dòng)系統(tǒng)向多級(jí)用戶模式發(fā)展，使信息化技術(shù)手段真正成為上海市行政督查工作不可或缺的有力支撐。