菏澤市外經(jīng)貿(mào)局電子政務(wù)工作由于受到各方面條件制約起步較晚。自2004年以來，在省、市領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)懷和大力支持下，我局開始籌建菏澤外經(jīng)貿(mào)電子政務(wù)系統(tǒng)。在建設(shè)過程中，我們堅持整體規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，以高效、節(jié)約、安全、易用為目標(biāo)，緊密結(jié)合工作實(shí)際需要，多方考察論證，充分利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)手段和條件，克服資金、技術(shù)方面的困難，在歷時2年多的時間內(nèi)，分別通過3期工程，采用有效技術(shù)手段將內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的有機(jī)整合，建立起由縣區(qū)市外經(jīng)貿(mào)局、各經(jīng)濟(jì)園區(qū)、各外經(jīng)貿(mào)企業(yè)到市政府分管領(lǐng)導(dǎo)自下而上的大外經(jīng)貿(mào)電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，初步建成了以“菏澤外經(jīng)貿(mào)協(xié)同辦公系統(tǒng)”為電子政務(wù)支持平臺、以“菏澤國際商務(wù)網(wǎng)”、“中國菏澤商務(wù)之窗”為門戶的電子政務(wù)系統(tǒng)，形成了信息互通共享、辦公高效協(xié)同的全新辦公自動化運(yùn)行機(jī)制。
外經(jīng)貿(mào)電子政務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)示意圖
一、低成本、高效能的系統(tǒng)建設(shè)
(一)硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)
2004年以前，我局電腦設(shè)備較少，僅有幾臺電腦分布在主要業(yè)務(wù)科室使用，大部分同志對電腦使用不熟悉。近兩年以來，在省廳領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和關(guān)懷下，特別是省廳周廳長多次到菏澤現(xiàn)場辦公，在電子商務(wù)方面作了很好的指示，我市對此項工作非常重視，2004年初，市財政撥付了專項資金為我局搞信息化硬件建設(shè)，市采購中心統(tǒng)一購置了一批電腦設(shè)備分發(fā)到每位局領(lǐng)導(dǎo)和各科室，初步建立了局域網(wǎng)絡(luò)；在省外經(jīng)貿(mào)廳和市政府的支持下，我們又先后于2005年5月和2006年5月分別為各縣區(qū)購置了必要的電腦設(shè)備，對市外經(jīng)貿(mào)局辦公局域網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)外線接入和協(xié)同辦公平臺服務(wù)器及軟件進(jìn)行了綜合升級改造，整體提高了電子政務(wù)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的硬件環(huán)境。目前已經(jīng)形成了網(wǎng)通、廣電、電信三條外線自動互為備份的高速互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)接入，以管理型防火墻路由器和殺毒軟件雙安全保障的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在整個網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，堅持精簡節(jié)約、實(shí)用安全、集中采購為原則，市外經(jīng)貿(mào)局和各縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)局投資總計約36萬元，其中各縣區(qū)21萬元，市局由省廳幫扶5萬元、市財政幫扶10萬元。各縣區(qū)整個局域網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備、軟件系統(tǒng)以較低的投入實(shí)現(xiàn)了較為實(shí)用的外經(jīng)貿(mào)電子政務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)。
(二)建設(shè)以協(xié)同辦公平臺為核心的高效電子政務(wù)系統(tǒng)
實(shí)現(xiàn)辦公信息自動化是我們設(shè)計和實(shí)施電子政務(wù)應(yīng)用的主要任務(wù)。當(dāng)前外經(jīng)貿(mào)系統(tǒng)工作具體表現(xiàn)在外經(jīng)貿(mào)活動多、項目多、出差多、流動性大，市縣區(qū)需要聯(lián)系的工作內(nèi)容多、人員少，大多數(shù)同志工作特別繁忙，長期處于超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，由此造成了各類辦公信息傳遞交流不及時、信息共享嚴(yán)重不足等問題，影響了整體工作質(zhì)量提高。為此我局有針對性地對辦公自動化軟件進(jìn)行篩選，通過比較，于04年10月份最終選擇了用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同管理軟件，該軟件具有以下特點(diǎn)：
第一、以“人”為中心。以“人”為根本的元素和出發(fā)點(diǎn)來設(shè)計和構(gòu)造應(yīng)用。將辦公管理行為抽象提煉成“角色、事件、流程、結(jié)果”等要素，建立以“人”為中心的角色驅(qū)動機(jī)制，以工作流為導(dǎo)航，完成“人找事”、“人找人”、“事找人”、“事找事”等不同類型的管理事務(wù)，立體全方位的詮釋現(xiàn)代協(xié)同辦公管理。
第二、以“組織行為”為管理根本。即對描述組織行為的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進(jìn)行管理。記錄行為過程，便于跟蹤落實(shí)。
第三、軟件平臺產(chǎn)品化、標(biāo)準(zhǔn)化、低成本。易于使用、維護(hù)和升級，使用成本低廉，易于全員普及使用。
第四、方便的文檔管理、系統(tǒng)關(guān)聯(lián)功能，有效整合郵件、網(wǎng)站信息發(fā)布等功能。
第五、實(shí)時通訊、移動辦公，信息無處不在。通過與手機(jī)短信、互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)址技術(shù)的綜合應(yīng)用，使得辦公可以隨時隨地進(jìn)行。
(三)建設(shè)門戶網(wǎng)站，提高行政效能
我局門戶網(wǎng)站“菏澤國際商務(wù)網(wǎng)”網(wǎng)址是：www.heze-ib.gov.cn，自2004年10月份開始規(guī)劃設(shè)計，網(wǎng)站由菏澤外經(jīng)貿(mào)局和菏澤貿(mào)促會共同主辦，根據(jù)外經(jīng)貿(mào)工作的特點(diǎn)，設(shè)置了審批公告、政策法規(guī)、辦事指南、重點(diǎn)項目等十余個欄目，力圖通過互聯(lián)網(wǎng)便捷迅速地特點(diǎn)，實(shí)行政務(wù)公開，開展招商引資，宣傳我投資環(huán)境，宣傳外經(jīng)貿(mào)政策和知識、以及我市對外開放的新氣象、新成果、我市外經(jīng)貿(mào)明星企業(yè)和優(yōu)秀產(chǎn)品，從不同的方面展示菏澤外經(jīng)貿(mào)發(fā)展各個方面，促進(jìn)外經(jīng)貿(mào)事業(yè)全面開展。為了規(guī)范網(wǎng)上信息發(fā)布行為，同時調(diào)動本局全體工作人員發(fā)布信息的積極性，我們制定了《菏澤國際商務(wù)網(wǎng)網(wǎng)站信息發(fā)布管理辦法》，將信息發(fā)布責(zé)任落實(shí)到科室，對上網(wǎng)信息實(shí)行分管負(fù)責(zé)人審定制度，首先通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對上網(wǎng)信息進(jìn)行審定后再發(fā)布，信息中心定期組織對上網(wǎng)的信息進(jìn)行評比制度。為了方便各科室發(fā)布信息，我們將協(xié)同辦公平臺與“菏澤國際商務(wù)網(wǎng)”、“菏澤地方商務(wù)之窗”網(wǎng)站的信息發(fā)布界面進(jìn)行了關(guān)聯(lián)整合，在門戶網(wǎng)站上可以登錄到內(nèi)網(wǎng)，在內(nèi)網(wǎng)上可以登錄門戶網(wǎng)站上，大大方便了信息發(fā)布的方法，有利于全體人員都來參與信息的發(fā)布工作。
(四)建立市縣區(qū)信息化管理組織
任何工作總是要由人來做，為了把我市外經(jīng)貿(mào)信息工作做好，我們建立了市縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)系統(tǒng)的信息員網(wǎng)絡(luò)作為組織保障，即本局各科室、縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)局以及各經(jīng)濟(jì)園區(qū)指定一名同志主要負(fù)責(zé)信息的接收、發(fā)布，由信息員為信息工作骨干成員，帶動全體工作人員開展相關(guān)工作。我們先后召開了全市外經(jīng)貿(mào)信息工作專題會議3次，對信息員進(jìn)行培訓(xùn)，并到各縣進(jìn)行具體的技術(shù)指導(dǎo)。各單位的信息員充分發(fā)揮了骨干作用，分別對本單位的工作人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高全員信息化意識和技能。如單縣外經(jīng)貿(mào)局參加了市局的培訓(xùn)后，該局信息員郭延?xùn)|同志對本局進(jìn)行了多次的培訓(xùn)，使該局的辦公信息化水平全面提升，被省外經(jīng)貿(mào)廳評為2005年全省縣級外經(jīng)貿(mào)信息化先進(jìn)單位，我局亦被省外經(jīng)貿(mào)廳評為2005年全省市級信息化先進(jìn)單位。
二、應(yīng)用體會
通過二年多的摸索與實(shí)踐，我們的電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模，內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全天候運(yùn)行，在日常辦公中的作用日顯突出，主要表現(xiàn)在以下方面：
(一)信息傳遞、資源共享、政務(wù)公開。
各縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)局、各經(jīng)濟(jì)園區(qū)、市政府分管領(lǐng)導(dǎo)之間的工作信息可以通過協(xié)同平臺實(shí)現(xiàn)輕松傳遞。協(xié)同系統(tǒng)采用推送式的發(fā)送方式，對發(fā)送的信息有跟蹤和催辦功能；現(xiàn)在各科室發(fā)傳真少了，對各縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)局及各經(jīng)濟(jì)園區(qū)的會議通知、文字資料、報表文件等通過協(xié)同事項的形式在內(nèi)部網(wǎng)上傳遞，大大節(jié)省了時間和辦公成本，提高了工作效率。利用內(nèi)網(wǎng)協(xié)同事項還可以傳遞圖片、影像資料，在實(shí)際工作發(fā)揮了較好的作用。如最近我們在制作“中國菏澤”市情介紹幻燈片時，需要各縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)局配合搜集一部分照片資料，由于時間緊迫，我們就是通過協(xié)同網(wǎng)絡(luò)，在短時間向各縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)局征集了一部分非常好的照片資料，及時完成了制作。充分發(fā)揮了內(nèi)網(wǎng)的便捷、實(shí)用的功能。利用內(nèi)網(wǎng)公告功能將本局內(nèi)有關(guān)的工作內(nèi)容發(fā)布，實(shí)行政務(wù)公開。如近期局辦公室就利用內(nèi)網(wǎng)公告開設(shè)了“本局重要日程”欄目，每天將本局領(lǐng)導(dǎo)及各科室的重要工作活動進(jìn)行內(nèi)網(wǎng)公布，大大提高了工作透明度。
(二)網(wǎng)上政務(wù)，方便了企業(yè)。
充分利用門戶網(wǎng)站的優(yōu)點(diǎn)，將以前各業(yè)務(wù)科室對企業(yè)的通知公告如年檢、展會、中小企業(yè)開拓基金申請等政務(wù)事項，通過菏澤國際商務(wù)網(wǎng)和地方商務(wù)之窗發(fā)布，大大節(jié)約了行政成本和企業(yè)的辦事成本。據(jù)統(tǒng)計今年1至5月份菏澤國際商務(wù)網(wǎng)上的通知公告、政務(wù)公開、政策法規(guī)、貿(mào)易管理等欄目發(fā)布政務(wù)信息400余條，有相當(dāng)一部分信息以前是通過信件、開會、企業(yè)自取等形式進(jìn)行傳遞的，通過網(wǎng)上發(fā)布后，減輕了各縣區(qū)外經(jīng)貿(mào)局的工作，縮短了信息傳遞的時間。
(三)有效配合招商引資活動。
為了配合我市招商引資活動，如每年兩次的投資貿(mào)易洽談會，將我市最新的招商項目以多種文字上網(wǎng)發(fā)布，同時及時發(fā)布我市的有關(guān)招商引資的各項活動動態(tài)等。如朝鮮農(nóng)科院在中國設(shè)有辦事處，一直希望通過盡可能多的機(jī)會和中國在農(nóng)業(yè)方面進(jìn)行交流與合作。在網(wǎng)上得知2006中國(菏澤)農(nóng)資交易會舉辦的消息后，朝鮮農(nóng)科院組團(tuán)到參加農(nóng)資會，對所展出種子、農(nóng)藥、農(nóng)機(jī)等很感興趣，與部分企業(yè)達(dá)成了采購意向，并希望通過這樣的平臺采購更多有價值的農(nóng)資產(chǎn)品。我們在網(wǎng)上對朝鮮代表團(tuán)的參會進(jìn)行了跟蹤報道，同時也激發(fā)了各參展單位的積極性，紛紛表示下界農(nóng)資會一定再參展。另一方面，充分利用協(xié)同辦公中項目管理的功能，集中對各項外經(jīng)貿(mào)活動的資料文檔集中管理，項目信息共享，為類似的項目活動提供資料的積累和借鑒，給外經(jīng)貿(mào)工作帶來了很大的便利。
總之，在各級領(lǐng)導(dǎo)的支持幫助下，通過全市外經(jīng)貿(mào)工作人員積極參與，我們在利用現(xiàn)代信息技術(shù)為外經(jīng)貿(mào)工作服務(wù)方面做了有益的探索，并在工作中發(fā)揮了較好的作用。但是由于受到人員、技術(shù)、經(jīng)驗以及資金等方面的制約，我們的外經(jīng)貿(mào)電子政務(wù)工作還有許多需要完善和加強(qiáng)的地方，在今后的工作中我們要緊密結(jié)合外經(jīng)貿(mào)工作實(shí)際，繼續(xù)改進(jìn)和完善外經(jīng)貿(mào)電子政務(wù)系統(tǒng)，為全面推進(jìn)外經(jīng)貿(mào)工作發(fā)揮更大的作用。
編者按：
山東省外經(jīng)貿(mào)廳在《山東省外經(jīng)貿(mào)電子政務(wù)建設(shè)的調(diào)研報告》中指出：菏澤市外經(jīng)貿(mào)局在協(xié)同辦公方面，根據(jù)業(yè)務(wù)需要，有針對性的對辦公平臺軟件進(jìn)行選型，選擇國內(nèi)成熟的辦公軟件，實(shí)現(xiàn)了局機(jī)關(guān)內(nèi)部的辦公自動化，辦公自動化系統(tǒng)可以通過局域網(wǎng)登錄、網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)登錄、門戶網(wǎng)站登錄三種方式登錄，可以將協(xié)同辦公信息轉(zhuǎn)發(fā)手機(jī)短信，做到隨時隨地的移動辦公。菏澤市外經(jīng)貿(mào)局亦被山東省外經(jīng)貿(mào)廳評為2005年全省市級信息化先進(jìn)單位。
