美國在電子政務(wù)建設(shè)方面取得了令人注目的成就,成為全球電子政務(wù)建設(shè)的先鋒。撇開制度差異來看,其理念和管理方式也是值得我國學(xué)習(xí)和效仿的,在理念上,特別強調(diào)建立一個以市民為中心的服務(wù)型政府,而在實踐中則積極采取項目理論和有效評價措施切實保障其理念的實現(xiàn)。
確定關(guān)鍵領(lǐng)域與重要措施
電子政務(wù)是一項龐大的系統(tǒng)工程,各種任務(wù)需要按照輕重緩急進行優(yōu)先順序排序,美國政府機構(gòu)2002財政年度在電子政府建設(shè)項目中的關(guān)鍵性主題,如:
政府機構(gòu)往往不能使用與任務(wù)密切相關(guān)的IT績效測量標準來調(diào)整、管理和評價電子政府的成果;
政府機構(gòu)需更具創(chuàng)造性和自覺性,用技術(shù)“打碎”舊式的項目結(jié)構(gòu);
非政府中介機構(gòu)正在提供更多的機會來借用,而不是建立一個電子政府解決方案;
電子政府正在不斷提高對于市民的關(guān)注,但并非所有的電子政府行動計劃都是“以市民為中心的”;
更多的項目經(jīng)理在電子政府中擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)作用,但是,要使所有的項目經(jīng)理在電子政府中擔(dān)負起領(lǐng)導(dǎo)作用,仍然有許多工作要做;
在優(yōu)先行動計劃中,出現(xiàn)了卓越的跨機構(gòu)協(xié)作,但是煙囪式的系統(tǒng)和程序仍然妨礙著電子政府的整合;
明確行動計劃的優(yōu)先順序,可以關(guān)注于關(guān)鍵性的電子政府行動計劃,并提供足夠的資金。
電子政務(wù)的實施不光依靠行動方案,而且在這個過程中一并出臺和實施一些重要的項目措施作保障,主要有:
完善PMA電子政府評分表;
在鼓勵靈活性的同時,繼續(xù)確立指導(dǎo)方針;
整合IT績效測量方法和政府機構(gòu)其他的績效測量方法,作為一個單一的戰(zhàn)略性行政管理方式的一部分;
整合績效測量的選項和該政府機構(gòu)的資本規(guī)劃和信息技術(shù)投資管理(ITIM)模式;
關(guān)注至關(guān)重要的少數(shù)電子政府績效測量指標;不完全的績效信息勝于沒有績效信息;
不要因缺乏基準信息而耽誤測量方法;
政府機構(gòu)應(yīng)該結(jié)合電子政府測量行動計劃和工作成效來提高財務(wù)管理;
進一步強調(diào)在預(yù)算理由中的IT績效測量;
通過對一個公共的挑戰(zhàn)性問題分派多個小組,充分發(fā)揮競爭力;
應(yīng)該繼續(xù)對于公共項目的測量,并把它的公共測量方式擴展到包括公共業(yè)務(wù)程序;
通過鼓勵試驗性應(yīng)用小型的、可改變規(guī)模的和可互操作的電子政府計劃,從而為創(chuàng)新提供空間;
應(yīng)該在2003財政年度為下一輪電子政府優(yōu)先項目建立一個透明的程序;
發(fā)展與中介機構(gòu)的合作關(guān)系,這些合作者可以有效地為政府服務(wù)提供價值或者增值;
與項目合作者和中介機構(gòu)一起設(shè)計公共績效測量標準;
政府機構(gòu)應(yīng)該采用定位于客戶的績效測量標準——基于明確的客戶“價值”;
CIO的職能結(jié)構(gòu)應(yīng)與政府機構(gòu)的業(yè)務(wù)程序一致;
組織政府機構(gòu)基于業(yè)務(wù)程序的小組——由IT和項目工作人員組成;
提高政府機構(gòu)內(nèi)部的協(xié)作;為跨機構(gòu)的行動計劃提供跨機構(gòu)資助;解決在跨機構(gòu)情況下的隱私和安全性問題;
政府機構(gòu)應(yīng)該對于它們的電子政府投資劃分優(yōu)先次序。
項目目標的設(shè)計與有效測量評價
美國電子政府行動計劃,注重運用績效測量標準來調(diào)整、管理和評價其成效,并成立專門的研究小組,設(shè)立專門的研究項目,追蹤聯(lián)邦政府采用電子政府行動計劃來實現(xiàn)提高成本效率和項目績效的目標的進展情況。該研究小組集中于四項關(guān)鍵任務(wù),以建立合理的評價目標:
1. 明確定義和識別“以市民為中心”的IT——定義什么構(gòu)成一個“以市民為中心的電子政府行動計劃”。這一定義使得與政府機構(gòu)的IT官員們進行的討論集中于信息技術(shù)在政府內(nèi)的確確實實的“變革”性的使用。而且,該項目調(diào)查了每一個機構(gòu),以確定在2002財政年度構(gòu)思和推行的真正以市民為中心的電子政府行動計劃。
2. 確定決定性的成功因素——確定指導(dǎo)性的實踐,提高以市民為中心的行動計劃的設(shè)計、調(diào)整、測量和管理上的成功,調(diào)查由OMB對于IT項目預(yù)算理由所確定的幾個方面:
利益相關(guān)者的投入:行動計劃能回報并測量利益相關(guān)者和消費者的期望嗎?
預(yù)算合理化/資本計劃:行動計劃與該機構(gòu)的任務(wù)、IT資本計劃和現(xiàn)有的項目績效測量標準明顯一致嗎?
項目管理:行動計劃有適當?shù)膬?nèi)部管理系統(tǒng)的支持以確保項目的成功嗎?
合伙/購買戰(zhàn)略:合作伙伴和供應(yīng)商的工作明確界定了嗎?并達成了嗎?
可供選擇的方法/風(fēng)險分析:對所有可選擇的方法的說明計劃書和風(fēng)險都進行評估了嗎?
機構(gòu)的體系結(jié)構(gòu):行動計劃與政府機構(gòu)界定的整個機構(gòu)的體系結(jié)構(gòu)一致嗎?
IT隱私/安全性:該項目考慮并符合隱私和安全性條件嗎?
3. 提供關(guān)于成本節(jié)省和提高項目績效的測量標準的證明性文件——用文件證明并比較政府機構(gòu)如何合作并測量這類行動計劃對于降低成本和提高項目績效產(chǎn)生的影響。
4. 表揚IT“績效領(lǐng)導(dǎo)者”——確定由于其成功的測量方法和強有力的績效成果,而值得予以特別關(guān)注的政府機構(gòu)。
一旦收集了相關(guān)數(shù)據(jù),該研究小組對這些信息進行評估,并估計它們的執(zhí)行效果。根據(jù)行動計劃如何充分符合戰(zhàn)略性標準 ,以及如何充分證明其可測量的以市民為中心的電子政府執(zhí)行效果。該小組計劃把這些項目劃分成四類:
建立了執(zhí)行案例,實現(xiàn)了項目業(yè)績:
這類項目清楚地表明了一個能夠體現(xiàn)其最初的理由的執(zhí)行案例,并證實了其確實的成效。
建立了執(zhí)行案例,并沒有實現(xiàn)執(zhí)行效果:
該類項目清楚地表明了一個能夠體現(xiàn)其最初的理由的執(zhí)行案例,但并沒有證實其確實的成效。
沒有建立執(zhí)行案例。實現(xiàn)了執(zhí)行效果:
該類項目沒有清楚地表明體現(xiàn)它最初的理由的一個執(zhí)行案例,但是有以前設(shè)計的方法來證明其確實的成效。
沒有建立執(zhí)行案例,也沒有實現(xiàn)執(zhí)行效果:
該類項目沒有清楚表明一個體現(xiàn)它的最初的理由的執(zhí)行案例,也不能證實其確實的成效。
建立電子政府的“績效領(lǐng)導(dǎo)”裁定和標準
基于研究小組對于政府機構(gòu)案例研究的評估,指定的四個評價方面是:
全面績效管理
這一類優(yōu)勝者展示其對信息技術(shù)的績效管理的最佳整體系統(tǒng)和方法??冃Ч芾硇阅馨ㄒ粋€與該政府機構(gòu)的戰(zhàn)略性規(guī)劃具有明顯關(guān)聯(lián)的可靠的IT資本計劃,針對所提議的IT行動計劃符合《OMB展示300》預(yù)算合理化指導(dǎo)方針的標準的具體的業(yè)務(wù)案例,以及與任務(wù)密切相關(guān)的、定位于項目的,以及注重實質(zhì)性的成效的績效測量標準的協(xié)調(diào)使用。
實現(xiàn)成本效益
這一類優(yōu)勝者展示其由于實施一項電子政府項目而導(dǎo)致的成本效益(或者節(jié)省成本或者避免成本)。這一類政府機構(gòu)提供有關(guān)可靠的成本數(shù)據(jù)和在成本效益和電子政府行動計劃實施的直接聯(lián)系的證據(jù)。經(jīng)過考慮,研究小組決定在這一類中確定一家小機構(gòu)優(yōu)勝者和一家大機構(gòu)優(yōu)勝者。
提高項目的執(zhí)行成效
這一類優(yōu)勝者展示由于實施電子政府行動計劃,在項目績效上的實質(zhì)性提高(成果、服務(wù)水平、客戶滿意度等等)。項目的績效由電子政府行動計劃所服務(wù)的機構(gòu)項目的GPRA績效目標來定義。這一類政府機構(gòu)提供關(guān)于績效提高,以及這些提高和電子政府行動計劃的實施之間的直接關(guān)系的可靠的、可證實的證據(jù)。
有效使用跨機構(gòu)行動計劃的合作和管理
這一類優(yōu)勝者展示其在發(fā)展跨機構(gòu)和政府間的合作關(guān)系,從而把最優(yōu)方法整合到電子政府行動計劃的實施中取得的實質(zhì)性進展。這一類政府機構(gòu)提供來自調(diào)查、焦點群體(focus groups)、市政會議、利益相關(guān)者會議和其他這類與市民、州政府和地方政府、私有行業(yè)、學(xué)術(shù)界和所有政府間的交流方式的顯著成效的證據(jù)。
對我國的簡要啟示
從前面的論述中我們可以得到如下的啟示:一是電子政務(wù)建設(shè)中政府扮演非常重要的、不可替代的角色;政府機構(gòu)應(yīng)在電子政務(wù)中發(fā)揮主動的積極作用,不能將自身的電子政務(wù)成敗寄托于IT企業(yè)的身上;二是電子政務(wù)的管理和評價一定要有明確的目標。沒有明確的目標,就談不上管理與評價。如何建立一個科學(xué)的評價目標至關(guān)重要,和美國一樣,這個評價目標必須包括為公眾服務(wù)、提高效率、促進協(xié)同等基本目標。三是要制定出具體的評價與管理措施,并在執(zhí)行過程中完善這些措施;四是要相對獨立的、公正的研究機構(gòu),它能夠超越部門利益而對整個電子政務(wù)的管理提供監(jiān)測、建議和改善。