管理數(shù)以百計的IT項目并不是一件非常容易的事情，一些管理策略，例如項目組合管理project portfolio management (PPM)能夠在某種程度上減輕CIO的負擔。PPM不像其他的方式，它允許CIO們積極的參與進來，在保持一個美好的前景的基礎(chǔ)上，來最大化他們IT投資組合的價值，從這個方面上來看，PPM是一個獨一無二的方法。
具體來說，CIO不得不客服時間上和項目細節(jié)上的束縛，因為有太多的項目，他們不能對一個組合中的所有項目進行了解。但是，管理一個組合，并且對每一個組合中的項目決定它的合適的預算是可行的。一個CIO也許能夠從預算的角度對100個大約花費$1 billion的項目進行審查，而不是對成百上千個項目逐個的去了解。
IT計劃和投資基金很相象；舉例來說，計劃由許多項目來組成，每一個項目都對整個IT計劃的目標加以支撐，這和投資基金中的股票和證券非常相象。
像基金經(jīng)理一樣管理IT項目組合
IT組織不得不像基金經(jīng)理對待客戶那樣對待他們的商業(yè)伙伴：確定組合的目標，同時也要確定和這些目標相關(guān)的投資。
以下是一個現(xiàn)代投資銀行的例子，涉及到每年IT項目組合的選擇和計劃的過程。
在開始計劃的過程中，CIO們和他們的商業(yè)伙伴CEO們進行開會討論，來了解他們的IT項目組合的目標和可用的投資額度。像基金經(jīng)理一樣，CIO們應該選擇那些能夠和客戶目標的優(yōu)先級和投資額度相匹配的IT項目。這是一個二元的選擇過程，在目前的資金和員工的資源條件下，只能選擇A或者是B？
在開始計劃的時候，CIO們不能確切的知道他們最終能夠進行多少投資。在我們這個投資銀行的例子里，CEO將按照最優(yōu)的觀點，認為今年的IT預算最好是比去年增長20％。這個預算方案最終由CEO拍板定案。然后公司的CIO將會按照公司CEO對企業(yè)目標優(yōu)先級的界定來分配手中的IT預算。
在CIO們需要知道他們的商業(yè)伙伴的目標的時候，企業(yè)的CIO也同時需要知道如何對這些商業(yè)目標劃定優(yōu)先級。在企業(yè)的CEO已經(jīng)決定了公司下一年度的預算的時候，這將有助于企業(yè)的CIO決定所得到的IT預算的投向所在。
企業(yè)的CIO在和CEO會面之后，他們削減了預算－在大多數(shù)情況下，不會完全削減預算－使IT方面的預算能夠和企業(yè)整體的預算和企業(yè)的目標優(yōu)先級相匹配。當CIO削減預算的時候，這通常意味著組成整個IT計劃的項目需要從原有的計劃中被刪除。
具體來說，當CIO決定削減衍生品全球交易平臺項目的預算的時候，大約削減15％，負責這個項目的執(zhí)行人員必須執(zhí)行這個決定。CIO決定整個項目的預算情況，執(zhí)行人員則負責整個IT項目中的哪個項目被削減。執(zhí)行人員清楚IT項目的細節(jié)，CIO工作在項目的計劃層面，并通過有效的方式，把策略上的預算決定落實到具體的實施中去。
IT組合選擇
在許多組織中，企業(yè)級CIO和各個商業(yè)單元的CIO發(fā)現(xiàn)他們經(jīng)常陷入一個令人苦惱的，耗費時間的，沒有盡頭的削減預算，再次削減預算，和重新對投資的優(yōu)先級進行評級的怪圈。為了避免這個怪圈，最低限度內(nèi)，一個企業(yè)需要有效的管理結(jié)構(gòu)，清晰的角色和職責定義，對項目信息的了解，并把這些項目和商業(yè)優(yōu)先級相對應。這對一個清晰的，考慮充分的組合管理方式也是非常有作用的。
任何一個好的項目組合管理優(yōu)先級方法都需要以下兩個核心的基本的元素：
1. 對商業(yè)優(yōu)先級的一致認可。
2. 通過一個二元的項目選擇過程和組合優(yōu)化過程來識別和組織目標最切合的投資。
然而，還有一個重要的步驟是基金經(jīng)理沒有涉及到的，確保CIO對每個IT項目都分配和與之相配的預算，我們把這個過程稱為比例優(yōu)化（Proportional Optimization）。
這個獨一無二的過程會識別那些對企業(yè)戰(zhàn)略目標貢獻比較小的項目，并提供一種方式來減少，但不是完全減少這些項目的預算，減少下來的預算可以被投到那些對企業(yè)戰(zhàn)略目標貢獻較多的項目中去。
這種基于項目的方法并沒有否定二元選擇的作用，而是，它通過在這種跨組織層面選擇的過程中增加了功能性和多樣性的特點。CIO們?nèi)匀豢梢赃x擇削減某些項目或者對整個企業(yè)中的項目的戰(zhàn)略價值進行比較。
對于部門級別的CIO和企業(yè)級別的CIO，他們需要獲得的信息是不同的。部門級別的CIO負責IT項目的按時交付，預算的堅決執(zhí)行。部門級別的CIO需要面對成本和預算約束之間的矛盾，項目計劃和不斷變化的商業(yè)需求之間的矛盾。
從企業(yè)級CIO的角度來看，沒有任何必要來知道每個IT項目中的細節(jié)，因為有太多的項目了，這些項目會耗盡CIO的精力。對于企業(yè)級CIO來說，最重要的是要對整個企業(yè)的IT項目有一個全局性的思考，包括整體的成本和預算，對企業(yè)商業(yè)目標的貢獻等等。CIO們需要影響投資決定，來幫助企業(yè)的CEO來實現(xiàn)股東價值的最大化，實現(xiàn)組織的商業(yè)目標。
比例優(yōu)化（Proportional Optimization）是組合管理方法論中的重要的一部分。它考慮到了一個很大的組織中，在不同的決策點的不同的信息要求和時間約束，并提供了一個既強大又有效果的管理跨組織的組合的方法。
企業(yè)CIO應該最終能夠像基金經(jīng)理一樣，以同樣的耐心，準確性和智慧來管理IT投資組合。組合優(yōu)化應該被CIO們所使用來克服企業(yè)的中的信息過載，保證他們的角色能夠在企業(yè)中發(fā)揮最大的作用。
