對(duì)大多數(shù)CIO而言，一個(gè)新的IT部門(mén)正在產(chǎn)生，他們無(wú)法控制這個(gè)部門(mén)。他們甚至沒(méi)有意識(shí)到它的存在，但CIO面對(duì)的用戶知道。如何與這個(gè)新的IT部門(mén)共存將是CIO和公司成功的關(guān)鍵。
這個(gè)部門(mén)就是“影子IT部門(mén)”。因?yàn)檫@個(gè)部門(mén)根本不是具體的部門(mén)，而是虛擬的部門(mén)，是用戶可以選擇的第二個(gè)IT部門(mén)，并被戲稱為“IT部門(mén)的影子”。它的出現(xiàn)，是在用戶要求難以滿足的情況下，在IT服務(wù)商和使用者之間的自然產(chǎn)物。
用戶的需求難以滿足是影子IT產(chǎn)生的根本原因。用戶希望IT能夠滿足他們的各項(xiàng)要求，從而提高他們的效率。CIO們則希望IT穩(wěn)定、安全、有發(fā)展前景，不違反政府的各項(xiàng)規(guī)定。因此當(dāng)CIO設(shè)計(jì)并提供IT服務(wù)的時(shí)候，首先考慮的是易于管理，只把用戶放在第二位。而“IT部門(mén)的影子”不關(guān)心管理，而是給客戶提供完全可以自己掌握的IT服務(wù)，兩者的目標(biāo)截然不同。
“員工希望能夠提高工作效率，” Continental Airlines公司信息安全部門(mén)的主管Anderson說(shuō)?！八麄冋f(shuō)，‘需要這個(gè)幫助自己完成工作。’但是鑒于一些原因，公司的答復(fù)往往是否定的。在這個(gè)過(guò)程中，他們選擇了影子IT的部門(mén)?！?/p>
發(fā)現(xiàn)影子IT之后，CIO們最初反應(yīng)往往是以這樣或那樣的理由同這些影子IT競(jìng)爭(zhēng)。但只要稍加思考就會(huì)明白，這樣戰(zhàn)爭(zhēng)的結(jié)果，只能是一盤(pán)死棋，IT運(yùn)轉(zhuǎn)陷入僵局。
員工使用IT是為了更快更有效地工作，也有的是為了能夠長(zhǎng)時(shí)間地工作;還有人不斷發(fā)明新方法完成工作任務(wù)。CIO們應(yīng)該為此感到高興。Manulife公司副總裁William Harmer說(shuō)，當(dāng)取締這些IT工具時(shí)，“CIO所扮演的是扼殺創(chuàng)新的角色。”
影子IT給IT公司帶來(lái)了關(guān)于安全和守法的挑戰(zhàn)。使用者突破公司的防火墻(通過(guò)下載危險(xiǎn)程序)，隨意泄露公司數(shù)據(jù)(隨意放置電腦、筆記本和移動(dòng)硬盤(pán))，隨意處理信息有可能違反政府的規(guī)定。CIO們需要有策略地處理這些問(wèn)題。
“其實(shí)有黃金法則，” Gartner公司的副總和研究員David Smith說(shuō)：“永遠(yuǎn)不要以安全守法為借口錯(cuò)誤地處理事情。永遠(yuǎn)不要把這些當(dāng)做小把戲。一旦發(fā)現(xiàn)有人違規(guī)辦事，你要關(guān)心的是從中吸取教訓(xùn)?！?/p>
成功運(yùn)作的公司必須學(xué)會(huì)如何從中斡旋，要維持工作高效率和IT用戶間的關(guān)系，正確對(duì)待員工創(chuàng)新地使用IT工具，保護(hù)公司合法利益。這就需要CIO們重新審視他們和用戶之間的關(guān)系，承認(rèn)現(xiàn)實(shí)：即他們的IT部門(mén)不再是用戶對(duì)技術(shù)服務(wù)的唯一選擇。Smith說(shuō)，這是唯一保持共贏的方式。如果忽視IT用戶的利益，與影子IT競(jìng)爭(zhēng)的話，不僅會(huì)被掃地出局，甚至?xí)划?dāng)做異端遭到對(duì)抗。那樣的話，事情將難以控制，這對(duì)誰(shuí)都不好。
為何出現(xiàn)影子IT
Pew網(wǎng)絡(luò)公司和美國(guó)生命計(jì)劃的一份調(diào)查顯示，45%的成人認(rèn)為使用網(wǎng)絡(luò)對(duì)提高工作效率有很大幫助。
很明顯，這也包括CIO的員工們。在他們眼中，技術(shù)使得他們的效率提高。但是CIO們先別急著欣慰，事實(shí)上員工們所說(shuō)的提高是指他們學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技能的提高，而不是他們對(duì)IT業(yè)務(wù)的能力——不是對(duì)CIO的技術(shù)，更不是對(duì)CIO的認(rèn)可。
“事實(shí)上，存在于工作場(chǎng)所和家庭間的巨大鴻溝已經(jīng)瓦解?！?nbsp;該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人Rainie解釋說(shuō)。近乎無(wú)限的存儲(chǔ)和新的快速交流工具使人們可以隨時(shí)隨地都毫無(wú)限制地獲取信息。
調(diào)查還顯示：42%的人下載軟件，37%的人使用即時(shí)通信軟件，27%的人曾經(jīng)使用過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享文件，25%的人使用無(wú)線上網(wǎng)(這些已經(jīng)是1年前的數(shù)據(jù)了，Rainie說(shuō)，他確信現(xiàn)在這些數(shù)據(jù)都已經(jīng)變得更高)。這些條件公司都具備嗎?公司是否鼓勵(lì)員工在網(wǎng)上下載軟件并共享?公司的系統(tǒng)支持即時(shí)短消息嗎?公司至少為四分之一的員工配備了無(wú)線上網(wǎng)嗎?
“世界發(fā)展迅速，導(dǎo)致很多人把家庭中的小玩意帶到工作地點(diǎn)，或者是把工作場(chǎng)所的小東西帶回家?！?nbsp;Rainie說(shuō)。例如2006年12月一份調(diào)查顯示，僅僅29%的公司配備了即時(shí)通信軟件工具。
用戶向來(lái)有自己的技術(shù)，但是如今消費(fèi)者使用IT產(chǎn)品的能力和各種便捷方式是令人難以想象的。簡(jiǎn)單幾下，就可以輕松將會(huì)議內(nèi)容存入大容量的移動(dòng)硬盤(pán)里。Google電子數(shù)據(jù)表或其他在線軟件能夠?qū)崿F(xiàn)幾個(gè)人共用一個(gè)文件。Motorola Q這種手機(jī)(只要125美元就可以在eBay上購(gòu)得)的芯片內(nèi)包含了永遠(yuǎn)在線的高速連接，可以將工作郵件輕松轉(zhuǎn)發(fā)至手機(jī)上而不用打開(kāi)電腦。這僅僅是三個(gè)小例子。事實(shí)上，消費(fèi)者的技能可以做任何一件事情，即使今天沒(méi)有，明天肯定就有人創(chuàng)造出來(lái)。
IT僅僅由IT公司統(tǒng)領(lǐng)的時(shí)代一去不復(fù)返了。那么公司IT又將向哪個(gè)方向發(fā)展?
用戶需要何種技術(shù)
用戶對(duì)技術(shù)的定義中必定包括一點(diǎn)，即功能齊全，可供選擇。如今，是IT用戶選擇服務(wù)商的時(shí)代。公司的員工可能第一個(gè)想到的是公司，但當(dāng)公司所提供的技術(shù)無(wú)法滿足需要時(shí)，他就會(huì)求助網(wǎng)絡(luò)或其他選擇。
德克薩斯州Credit Union League副總裁Bill Braun說(shuō)：“對(duì)IT用戶說(shuō)‘不’當(dāng)然最簡(jiǎn)單。但問(wèn)題是潛在的問(wèn)題會(huì)更大。”面對(duì)這種情況，Braun承認(rèn)，他愿意放棄IT用戶的創(chuàng)新，前提是影子IT與公司的結(jié)構(gòu)相同，能夠以相同方式管理。
但事實(shí)上不是，也不可能是。影子IT是一個(gè)完全不同于想象中的怪物。
傳統(tǒng)公司IT結(jié)構(gòu)高度集中，由某個(gè)人或一個(gè)小的團(tuán)體控制并協(xié)調(diào)每個(gè)網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)。影子IT則相反，沒(méi)有中央集權(quán)，最多也只是形同虛設(shè)的等級(jí)分配，各負(fù)其責(zé)地管理自己的網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)。Olin Graduate School商務(wù)系的教授Marty Anderson稱公司IT為司令部式結(jié)構(gòu)，而影子IT為緊急結(jié)構(gòu)。司令部式結(jié)構(gòu)的目的是便于管理，它們執(zhí)行從上到下的命令。而緊急結(jié)構(gòu)沒(méi)有中樞網(wǎng)點(diǎn)，因此沒(méi)有管理手段。這也正是影子IT難以絕殺或者隔離的原因。它們無(wú)頭可砍，無(wú)溝可填。
公司IT自然會(huì)受到影子IT的威脅，但事實(shí)是它們其實(shí)無(wú)處不共存?！皟烧哂肋h(yuǎn)并存，” Anderson說(shuō)：“管理技巧在于找出兩者的交叉部分，然后再想出萬(wàn)全之策?！?/p>
例如，類(lèi)似的動(dòng)態(tài)學(xué)也存在于人力資源部門(mén)。公司的員工各司其職，結(jié)構(gòu)合理。但同時(shí)，每個(gè)公司因?yàn)樾再|(zhì)不同、人員構(gòu)成不同、工作理念不同、效率不同而存在一種非正式等級(jí)。如果這個(gè)隱形的結(jié)構(gòu)某處出了問(wèn)題，整個(gè)公司都將深受其害。如果某人從這個(gè)隱形結(jié)構(gòu)的基層忽然躍升到正式結(jié)構(gòu)的高層，或者是位于此隱形結(jié)構(gòu)高層的某人不被正式結(jié)構(gòu)認(rèn)可，都勢(shì)必會(huì)引起員工混亂。成功的人力資源部門(mén)知道并能夠平衡每個(gè)員工在正式結(jié)構(gòu)和非正式結(jié)構(gòu)中的位置。
IT也需要學(xué)習(xí)如何建立這樣的平衡。公司IT不會(huì)消失，也不可能原地不動(dòng)。但如果CIO沒(méi)有合理戰(zhàn)略以安撫影子IT的話，只能得到過(guò)時(shí)并低效率的商業(yè)模式。公司IT將失去它的優(yōu)勢(shì)，最終導(dǎo)致CIO下臺(tái)。這不會(huì)馬上發(fā)生，但是肯定會(huì)發(fā)生。就像Anderson所言,“CIO就像被放入正在加熱溫水中的青蛙。”
