從“是不是要上ERP”的念頭在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人心中第一次閃過開始，到最后簽訂ERP合同，這是一個漫長的過程，少則一年半載，多則可能需要許多年。本文總結(jié)出在這個過程中企業(yè)應(yīng)該經(jīng)歷的若干步驟，稱為“ERP選型九步”。
第一，尋找供應(yīng)商，發(fā)出邀請通知。
參考各種媒體信息選擇10家左右的ERP供應(yīng)商，發(fā)出邀請。這些供應(yīng)商的選擇應(yīng)該有所側(cè)重，綜合考慮供應(yīng)商的規(guī)模、業(yè)界中的聲譽(yù)、行業(yè)特色、實施特點、一般價格等。對一些顯然不符合本企業(yè)ERP要求的供應(yīng)商應(yīng)該毫不猶豫地予以剔除。例如，企業(yè)ERP預(yù)算很少，那就無需聯(lián)系SAP、Oracle等國外知名ERP系統(tǒng);企業(yè)強(qiáng)調(diào)行業(yè)特色，那就該將重點放在有本行業(yè)特點的ERP系統(tǒng)上;企業(yè)生產(chǎn)管理方式較為特殊，就該將重點放在項目型(根據(jù)企業(yè)的要求進(jìn)行較多的二次開發(fā))的ERP系統(tǒng)上，等等。
第二， 第一輪演示。
第一輪開始后，ERP供應(yīng)商會派出ERP顧問到企業(yè)來進(jìn)行實地調(diào)研，由于供應(yīng)商較多，企業(yè)不可能安排許多時間接待，因此，為了不影響各部門的正常工作，建議給每家供應(yīng)商0.5至1天的時間。在顧問調(diào)研的這段時間內(nèi)，由于各部門接待的顧問較多，而且回答的差不多是同樣的問題，容易弄得很疲憊，可以想象越到后面調(diào)研的顧問越是不利，為了公平起見，最好在每家顧問調(diào)研的時間之間隔開一段時間，以減少各部門接待人員的厭煩心理。
為了減少ERP顧問調(diào)研的麻煩，各部門最好在ERP顧問開始調(diào)研之前準(zhǔn)備好各部門現(xiàn)在使用的各種表單、文件等，最好含原始數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可能會給顧問提供許多調(diào)研的線索，ERP顧問也可能會從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)許多問題。
ERP顧問根據(jù)調(diào)研的結(jié)果制作ERP在本企業(yè)的實施方案，并且根據(jù)此方案進(jìn)行初步報價，在規(guī)定的時間內(nèi)將方案送交本企業(yè)，企業(yè)參與選型的人員應(yīng)該對方案進(jìn)行認(rèn)真研究，特別是與本部門相關(guān)的部分，并將疑問記錄下來，在ERP顧問進(jìn)行系統(tǒng)演示時提出來請求解答。
在所有ERP供應(yīng)商的方案都提交后，企業(yè)IT部門或選型負(fù)責(zé)人確定好各供應(yīng)商的演示時間及地點。為公平起見，應(yīng)該合理分配各供應(yīng)商的演示時間，如果一共10家ERP供應(yīng)商，為了避免ERP選型人員過于疲勞，可分兩個星期完成，每天接待一家，一家安排2-3個小時左右的時間。安排好后應(yīng)將日程表及時通知各參與人員，讓參與人員能夠提前安排好自己的本職工作，并準(zhǔn)備好自己需要提出的問題，當(dāng)然在觀看ERP顧問演示后很可能會有新問題產(chǎn)生。
各部門負(fù)責(zé)人在提問時重點應(yīng)在管理上，避免一些技術(shù)性太強(qiáng)的問題，畢竟ERP顧問的長處在于以ERP進(jìn)行企業(yè)管理，他們不可能什么都懂，這一點我們不應(yīng)該過于苛求。
第三， 第一輪評選，選出前五名。
所有ERP供應(yīng)商第一輪演示結(jié)束后，企業(yè)應(yīng)該立即組織ERP選型的參與人員進(jìn)行評分，根據(jù)報價方案及評分結(jié)果，選出前五名進(jìn)入下一輪角逐。
評委一般由以下三方面的人構(gòu)成：企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門的主要負(fù)責(zé)人、信息部ERP人員。
由信息部ERP人員或委托咨詢公司設(shè)計好評分表，各評委根據(jù)評分表打分。
在設(shè)計評分表時，對評分項目的設(shè)計應(yīng)該注意避免一些本企業(yè)中幾乎沒人能弄清楚的項目，雖然這些項目可能對ERP系統(tǒng)來說真的很重要。例如，“ERP軟件的運(yùn)算速度”，這點對ERP來說確實相當(dāng)重要，但在ERP選型階段，恐怕很少有人能說得清楚該ERP系統(tǒng)的運(yùn)算速度究竟如何，這需要時間及數(shù)據(jù)來檢驗。
在評分時，無需強(qiáng)求每個評委對每個項目都評分，對于不了解的地方可以棄權(quán)，對于某評分項目來說按實際參與評分的人取平均數(shù)，這樣可以避免亂打分造成的結(jié)果失真。例如，“系統(tǒng)架構(gòu)”，除了信息部的人員，企業(yè)中恐怕很少有人能弄懂什么是軟件的“系統(tǒng)架構(gòu)”，這時可以對該項棄權(quán)，而將對該項的評分權(quán)留給信息部人員。
第四， 第二輪演示。
第一輪結(jié)束后，5家進(jìn)入下一輪，這一輪由于ERP供應(yīng)商相對較少，企業(yè)可以安排出較多的時間接待。
可為每家顧問安排出一周左右的時間，留以進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研。在這一周里，ERP顧問可以跟公司員工一塊兒上下班，親身體會公司的生產(chǎn)管理，調(diào)查各部門對ERP的詳細(xì)需求。另外，每個部門負(fù)責(zé)人可跟ERP顧問進(jìn)行單獨(dú)溝通，提出本部門的特別要求，有疑問時可隨時向ERP顧問提出。
ERP顧問根據(jù)詳細(xì)調(diào)研的結(jié)果，撰寫本企業(yè)的《ERP需求報告》。企業(yè)ERP實施項目經(jīng)理根據(jù)各家的《ERP需求報告》，經(jīng)過加工修改，整理出本企業(yè)的《ERP需求報告》，分發(fā)到各ERP供應(yīng)商，各ERP供應(yīng)商根據(jù)《ERP需求報告》準(zhǔn)備下一次的演示。這次演示跟第一次不同的是，第一次以介紹ERP供應(yīng)商本身的軟件為主，這次以演示如何滿足企業(yè)需求為主。
另外，在準(zhǔn)備《ERP需求報告》的同時，企業(yè)自己應(yīng)該準(zhǔn)備一些實際數(shù)據(jù)，讓ERP顧問在他們的ERP系統(tǒng)中演示，這套數(shù)據(jù)應(yīng)該覆蓋了企業(yè)的大部分功能點。當(dāng)然，只要挑選一些具有代表性的數(shù)據(jù)就行了，雖然對于一個系統(tǒng)來說少量數(shù)據(jù)跟大量數(shù)據(jù)的處理有巨大差別，但在選型階段畢竟還不大可能處理大量數(shù)據(jù)。一般準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)包括：簡單的中長期計劃、銷售訂單、BOM、工藝路線、工作中心、生產(chǎn)能力參數(shù)、物料基礎(chǔ)信息、庫存信息、采購訂單、成本基礎(chǔ)資料、會計科目等。一部分?jǐn)?shù)據(jù)，包括靜態(tài)資料(如BOM，物料基礎(chǔ)信息等)和部分動態(tài)資料(如銷售訂單、生產(chǎn)命令等)先發(fā)給ERP供應(yīng)商用以演示，一部分?jǐn)?shù)據(jù)(動態(tài)資料的一部分)留待演示時現(xiàn)場錄入。
第二次演示的時間安排跟第一次大同小異，但主要內(nèi)容不同，這次演示的內(nèi)容主要包括三部分：一是ERP系統(tǒng)如何滿足的企業(yè)的需求;二是對收到的企業(yè)的實際數(shù)據(jù)是如何處理的;三是現(xiàn)場錄入一些生產(chǎn)數(shù)據(jù)，并講解處理過程。
