面對眾多的購置軟件，在管理方面很多企業(yè)卻處于“三無”狀態(tài)：沒有軟件管理規(guī)劃、沒有軟件管理人員、沒有軟件管理制度。這就導致企業(yè)軟件資產(chǎn)管理的缺失。 

　　軟件資產(chǎn)管理流程圖

　　在國內(nèi)大型搜索引擎網(wǎng)站百度中，鍵入關鍵詞“軟件管理”，你會看到，在多達上億條的搜索結果中，絕大多數(shù)卻是形形色色的管理軟件鏈接，而關于軟件自身如何管理的文章卻寥寥無幾，因此感到很有必要探討一下這個話題，權當拋磚引玉吧。

　　對于大型企業(yè)，目前在傳統(tǒng)資產(chǎn)管理方面做得還可以，有的從原材料就開始了管理過程。而隨著企業(yè)信息化的推進，不可避免地會購置一些應用軟件、管理軟件等，有些軟件價格還很昂貴，高達十幾萬，甚至幾十萬，上百萬，遠遠超出了企業(yè)某些固定資產(chǎn)的價格，如P3EC軟件、ERP系統(tǒng)等。

　　面對眾多的購置軟件，在管理方面很多企業(yè)卻處于“三無”狀態(tài)：沒有軟件管理規(guī)劃、沒有軟件管理人員、沒有軟件管理制度。這樣無疑造成了企業(yè)對擁有軟件的種類和數(shù)量、軟件的質量和使用效果、軟件的使用時限及產(chǎn)權歸屬等都比較模糊，很難發(fā)揮軟件的最大效用。因此，如何規(guī)范軟件管理，防止軟件流失，并最大化發(fā)揮其價值，進而提升企業(yè)的競爭力，成為我們重點關注的問題。

　　軟件資產(chǎn)管理理念

　　目前企業(yè)在財務處理上，有的將購入軟件作為管理費用，有的將其作為無形資產(chǎn)，有的將其作為固定資產(chǎn)，甚至有的企業(yè)尚未對其進行資產(chǎn)管理。那么，這種資產(chǎn)該如何進行管理呢?

　　對于軟件，一般而言用戶購買的是許可證的授權，獲得的是使用權。在作為資產(chǎn)管理進行評估時，應全面考慮如下一些因素，如軟件規(guī)模大小、軟件復雜程度、軟件的經(jīng)濟生命周期、軟件的維護成本和升級能力等性能技術指標。

　　根據(jù)國內(nèi)外企業(yè)軟件管理實踐，目前一般企業(yè)購入的軟件金額小的可以進當期管理費用，金額大的應當作為無形資產(chǎn)核算，具體攤銷年限可結合稅法及審計規(guī)定及軟件具體情況而定。但是，如果購入的軟件是附著于某些電腦硬件不可分離，則應當將該軟件價值記入相應的電腦硬件固定資產(chǎn)中。

　　建立制度

　　為有效進行軟件管理，必須將其制度化，運用企業(yè)全局思維和戰(zhàn)略思維引進軟件，并規(guī)范軟件采購審批、安裝驗收、使用和保存等諸多環(huán)節(jié)的管理行為，充分合理地利用軟件資源，積極推動公司信息化建設有效服務于各項業(yè)務的開展。筆者在管理工作中專門制定了《軟件管理規(guī)定》、《軟件驗收規(guī)定》等相關制度，還相應設計了《軟件購置申請單》、《軟件自驗收報告》、《軟件驗收報告》等。

　　管理良方 

　　1.集中軟件管理

　　企業(yè)一定要根據(jù)信息化戰(zhàn)略制定相應的軟件引入規(guī)劃，在審批軟件購置申請時要結合企業(yè)實際，宏觀統(tǒng)籌全局，根據(jù)技術可行性及公司信息化實際和戰(zhàn)略提出審批建議，合理配置軟件資源?？筛鶕?jù)企業(yè)實際決定軟件管理部門，配置專職軟件管理人員。

　　筆者所在單位是國際型EPC承包商，典型的項目型企業(yè)，公司同時在建項目多達幾十個，項目運作時間長短不一。但每個項目無論工期長短，都會購置一些軟件，有些軟件價格還比較昂貴，如項目管理軟件P3EC，每個用戶節(jié)點就幾萬元人民幣，整套軟件下來多達幾十萬元。

　　以前，這些軟件沒有集中管理，購置也沒有統(tǒng)一規(guī)劃，而是由各項目自行購買，使用中出現(xiàn)問題，也是由各項目自行與供應商聯(lián)系。這種模式下，軟件費用作為項目的當期管理費用處理，于是當項目結束時，軟件也就流失了。

　　我們意識到這種問題后，決定將軟件集中到信息技術部統(tǒng)一管理，包含軟件的采購審批、驗收、使用培訓、技術支持、軟件內(nèi)部再分配等環(huán)節(jié)。

　　為統(tǒng)一管理，公司所屬各單位根據(jù)業(yè)務需求在年度預算制定時，就將欲采購軟件申請?zhí)峤坏叫畔⒓夹g部，信息技術部根據(jù)公司整體信息規(guī)劃決定是否批準這些預算，對于不同項目提出的相同軟件需求，還可以全盤考慮，統(tǒng)一采購，進而降低成本。

　　當軟件購置后，由信息技術部負責保存原件，并登記造冊，對于無法復制、原件必須由最終用戶保存的，要求使用單位指定專人保管，并在信息技術部備案。對于軟件的許可證，信息技術部集中做備份，等具體項目結束時，軟件產(chǎn)權歸信息技術部，由其根據(jù)實際情況進行企業(yè)內(nèi)部再分配，避免了軟件隨項目結束或其他人為原因而流失的現(xiàn)象。

　　同時，在軟件使用過程中，信息技術部作為IT技術部門，都會結合軟件和IT實際給使用單位提出具體的技術性建議，減少了軟件使用中的摸索，提高了軟件應用水平。

　　實踐證明，自預算、采購到售后支持等各環(huán)節(jié)的軟件集中管理，有利于企業(yè)降低軟件成本，減少盲目投資，減少軟件流失，提高軟件應用水平。同時，信息技術部，還可根據(jù)企業(yè)不同核心應用軟件的實際使用情況，對日后的ERP資源整合提供技術性依據(jù)，以保證企業(yè)軟件規(guī)劃與企業(yè)信息化戰(zhàn)略的一致。

　　2.嚴格軟件驗收

　　為保證采購軟件質量，我們制定了軟件驗收制度及具體驗收流程。軟件安裝驗收采用自驗收和最終驗收來實施，自驗收工作由使用單位組織，參加人員包括使用人員以及軟件產(chǎn)品的技術或開發(fā)人員。

　　最終驗收工作由信息技術部負責組織，參加人員包括軟件使用單位相關工作人員、采購人員、信息技術部工作人員、軟件產(chǎn)品的銷售及技術人員代表等。驗收工作依據(jù)采購合同、軟件需求說明書及變更說明書等相關文檔，并將驗收結果作為軟件購置費用財務核銷的重要依據(jù)。

　　3.監(jiān)督軟件支持

　　軟件資產(chǎn)可進一步分解為使用權和廠商對產(chǎn)品的技術支持，那么對后者如何管理也是問題。最終用戶大多數(shù)只知道具體的使用，軟件只要不出問題基本不會想到技術支持，對于什么免費升級等服務以及由此帶來的真正便利，他們往往意識不到。

　　因此，我們信息技術部根據(jù)合同簽定的技術服務內(nèi)容，及時督促技術支持權利的實現(xiàn)，如項目管理軟件P3EC，一般具有免費一年升級的技術服務，而這種昂貴軟件的版本升級為企業(yè)后續(xù)工作帶來的實際價值不是無足輕重的。但作為最終用戶，往往由于多種原因，忽視了這種服務，當意識到時，或許已經(jīng)超出了時間限制，無形中造成了軟件資產(chǎn)的流失。

　　 4.統(tǒng)一軟件培訓

　　軟件培訓有免費培訓和收費培訓等，并且有些軟件的培訓費用還相當昂貴。

　　為降低培訓成本，提高培訓質量，有必要統(tǒng)一軟件的培訓工作。我們的軟件培訓工作一方面是根據(jù)軟件使用單位的培訓需求來組織，另一方面也會根據(jù)企業(yè)管理實際來主動超前組織一些軟件培訓，并在軟件培訓工作中，我們都會從技術角度和信息技術支持方面做出努力。

　　如我公司近期組織了P3EC軟件培訓，方式不是將員工零散的派出，而是將講師請進來。并且在培訓實施前，我們協(xié)同項目管理部門，根據(jù)我公司工作實際，和培訓講師進行了多次溝通，充分保證了培訓的針對性和培訓質量。

　　此外我們利用VOD視頻課件系統(tǒng)，將全程培訓做成了VOD課件為各海外項目部進行分發(fā)，這樣讓員工培訓隨時隨地都可進行，并大大降低了總體培訓成本。

　　最終用戶大多數(shù)只知道具體的使用，軟件只要不出問題基本不會想到技術支持，對于什么免費升級等服務以及由此帶來的真正便利，他們往往意識不到。