現(xiàn)在大部分企業(yè)都籠罩在金融危機(jī)的大背景下，對(duì)于企業(yè)信息化項(xiàng)目實(shí)施來(lái)說(shuō)，又提出了一個(gè)新的要求，就是如何多塊好省的把信息化項(xiàng)目搞上去。很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都眼睜睜的看著，等待著。他們希望能夠通過(guò)信息化管理軟件給企業(yè)注入一絲生機(jī)。筆者認(rèn)為，企業(yè)信息化項(xiàng)目實(shí)施沒(méi)有捷徑，但是，一個(gè)好的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以讓信息化項(xiàng)目更快更省的上線(xiàn)。
關(guān)于如何組建信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的話(huà)題，已經(jīng)有很多人談過(guò)。筆者今天要重點(diǎn)談?wù)労芏囗?xiàng)目團(tuán)隊(duì)缺乏的“合作”問(wèn)題。要發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)其必須具備的一個(gè)核心要素“合作”。筆者曾為了不同的信息化項(xiàng)目組建過(guò)多個(gè)信息化管理團(tuán)隊(duì)，認(rèn)為這個(gè)團(tuán)隊(duì)要真正的發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的話(huà)，“合作”這個(gè)要素必不可少。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)要關(guān)注“合作”，主要要考慮如下幾個(gè)方面的內(nèi)容。
一是：信息的共享與溝通。
我們CIO在為某個(gè)信息化項(xiàng)目組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的根本目的，就是為了消除各個(gè)部門(mén)之間內(nèi)在的隔閡。有過(guò)企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的人都會(huì)有類(lèi)似的感受。企業(yè)的各個(gè)部門(mén)人員之間有一種莫名其妙的本位主義，或者說(shuō)是“地方保護(hù)主義”。即使自己內(nèi)部矛盾在怎么利害，當(dāng)有人對(duì)本部門(mén)提出意見(jiàn)時(shí)，無(wú)論是善意的還是惡意的，他們的槍口就會(huì)一致對(duì)外，會(huì)暫時(shí)放下個(gè)人的得失。正是這種態(tài)度，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)之間的信息無(wú)法共享，意見(jiàn)無(wú)法溝通。
有些信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，表面上看起來(lái)和和氣氣，但是，暗地里就是“看別人笑話(huà)”的心態(tài)。如有些人明知道某個(gè)部門(mén)提出的解決方案行不通的，但是，只要對(duì)自己影響不大的，就不會(huì)提出來(lái)。一方面不想得罪人，另一方面也想看別人的笑話(huà)。故如此缺乏溝通的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，其存在不但不會(huì)促進(jìn)項(xiàng)目的前進(jìn)，而且，還會(huì)扯后腿。
所以，CIO在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建的時(shí)候，關(guān)鍵就是如何讓團(tuán)隊(duì)成員之間實(shí)現(xiàn)信息共享與意見(jiàn)溝通。為此，筆者曾采取了如下措施，效果都還不錯(cuò)。
一是相關(guān)人員面對(duì)面進(jìn)行溝通，而不要當(dāng)傳聲筒。筆者以前在征求一個(gè)意見(jiàn)的時(shí)候，是自己到一個(gè)個(gè)部門(mén)那邊去確認(rèn)。這么處理的話(huà)，效果很差。如銷(xiāo)售部門(mén)說(shuō)客戶(hù)信用額度調(diào)整是市場(chǎng)部負(fù)責(zé)；然后筆者跑到市場(chǎng)部，市場(chǎng)部說(shuō)是業(yè)務(wù)人員提出申請(qǐng)，他們進(jìn)行可行性分析，然后有財(cái)務(wù)總監(jiān)審核；筆者再跑到銷(xiāo)售部門(mén)，業(yè)務(wù)人員說(shuō)這是書(shū)面上的流程，而現(xiàn)在實(shí)際的做法是市場(chǎng)部制定的；然后筆者再跑到市場(chǎng)部去確認(rèn)。如此跑來(lái)跑去，幾天過(guò)去了，仍然無(wú)法達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)。后來(lái)筆者改變了策略，讓各個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人做下來(lái)，關(guān)上門(mén)，他們自己商量出一個(gè)可行的辦法出來(lái)。不出一個(gè)小時(shí)，他們就達(dá)成了統(tǒng)一的意見(jiàn)?？梢?jiàn)，讓有不懂業(yè)務(wù)的CIO來(lái)當(dāng)傳聲筒，確認(rèn)相關(guān)需求，那效率是何其的慢。從那以后，一般問(wèn)題的時(shí)候，筆者就會(huì)讓相關(guān)責(zé)任人當(dāng)面進(jìn)行溝通。
二是要重視信息的共享。其實(shí)部門(mén)的管理、業(yè)務(wù)控制上都有很大的共同性。筆者以前在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)過(guò)反復(fù)討論、研究確認(rèn)了訂單價(jià)格變動(dòng)流程。流程確認(rèn)好之后，筆者就把這個(gè)流程在網(wǎng)絡(luò)上共享。采購(gòu)部門(mén)看到了之后，覺(jué)得這個(gè)控制流程不錯(cuò)。根據(jù)他們的控制方法，結(jié)合自己部門(mén)的情況，很快就制定出了采購(gòu)價(jià)格變動(dòng)的管理流程。后來(lái)他們自己都承認(rèn)，大部分都是“抄襲”銷(xiāo)售部門(mén)的管理流程。不然的話(huà)，他們不會(huì)“遲發(fā)而先制”，在短時(shí)間內(nèi)完成流程的整理與制定?？梢?jiàn)，若銷(xiāo)售部門(mén)不把流程共享出來(lái)的話(huà)，其他部門(mén)很有可能會(huì)做一些重復(fù)性的工作。同時(shí)，把信息共享，其他部門(mén)也可以提一些善意的意見(jiàn)，讓流程更加的完善。所以，這個(gè)信息共享的工作，就要有CIO來(lái)負(fù)責(zé)完成。如提供一些信息共享的平臺(tái)。
另外，在信息共享的同時(shí)，也要考慮信息的可重復(fù)利用性。如對(duì)于流程來(lái)說(shuō)，讓各個(gè)部門(mén)統(tǒng)一采用Word或者專(zhuān)業(yè)的流程制作工具，如Viso軟件等等。如此的話(huà)，對(duì)于一些有用的信息，其他部門(mén)可以直接拿來(lái)使用。從而提高信息的共享價(jià)值。
當(dāng)然，為了提倡大家把有用的信息進(jìn)行共享，對(duì)于做出共享的部門(mén)或者員工，也要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。只有如此，他們才會(huì)心甘情愿的把信息共享出來(lái)。
二是：把項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)當(dāng)作一個(gè)虛擬部門(mén)來(lái)管理。
為了提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作性，筆者第二個(gè)招數(shù)就是把項(xiàng)目小組的各個(gè)成員當(dāng)作一個(gè)部門(mén)來(lái)管理，而不是當(dāng)作各個(gè)部門(mén)派出來(lái)的代表。具體的說(shuō)，要做到如下幾點(diǎn)。
一是對(duì)項(xiàng)目小組進(jìn)行整體考核，而不是針對(duì)個(gè)人進(jìn)行考核。如筆者前不久負(fù)責(zé)實(shí)施CRM項(xiàng)目，組建了一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。為了提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作性，筆者取消了以前按部門(mén)進(jìn)行考核的方法。而是以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為單位進(jìn)行考核。某個(gè)任務(wù)完成了，整個(gè)團(tuán)隊(duì)都有獎(jiǎng)勵(lì)。若造成了什么失誤，那就對(duì)不起，所有項(xiàng)目小組成員都要接受懲罰。這叫做“一人得道，雞犬升天”。這個(gè)俗語(yǔ)，本來(lái)是貶義詞，但是，在這里就有了新的含義。雞犬為了能夠升天，就會(huì)極力的督促他的主人完成任務(wù)；看到主人有什么做的不完善的地方，也會(huì)積極的提出意見(jiàn)。而不是一副事不關(guān)己的態(tài)度，在旁邊站著看熱鬧。筆者就是通過(guò)這種方式，把項(xiàng)目小組成員的命運(yùn)跟其他成員結(jié)合起來(lái)，從而提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作性。
二是利用信息化管理工具，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作透明化。筆者在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理中，喜歡利用一款小軟件。這款軟件功能主要就是追蹤員工的工作進(jìn)度。筆者把各個(gè)員工所需要完成的任務(wù)在軟件上進(jìn)行記錄并公示。員工完成每個(gè)任務(wù)后，在軟件上及時(shí)的進(jìn)行更新。這么做的話(huà)，就無(wú)形的把來(lái)自各個(gè)部門(mén)的代表形成一個(gè)新的部門(mén)。他們會(huì)相互追蹤彼此的工作；其他員工的工作進(jìn)度也一目了然，可以根據(jù)這個(gè)工作進(jìn)度合理的安排自己的工作?？傊?，這可以消除他們之間的隔閡，方便他們相互之間更好的在工作上進(jìn)行配合。
三是：不要讓經(jīng)驗(yàn)成為員工合作上的一顆定時(shí)炸彈。
在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理中，經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到員工說(shuō)“這個(gè)你不懂，不要亂搭話(huà)，不要不懂裝懂”。確實(shí)，由于各個(gè)部門(mén)人員在一起工作；而有些工作專(zhuān)業(yè)性又比較強(qiáng)。所以，某些員工聽(tīng)到不同的意見(jiàn)時(shí)，就會(huì)如此說(shuō)。但是，我們CIO要積極避免這種情況，因?yàn)檫@會(huì)影響項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的合作。若大家遇到自己不明白的問(wèn)題，不問(wèn)、不想，那么信息溝通也就無(wú)從談起了。
筆者曾用了三年的時(shí)間，來(lái)尋求這個(gè)問(wèn)題的解決良方；也曾求教了很多的管理大師。在這方面也有些心得。雖然說(shuō)不能夠百分之百的解決這問(wèn)題，但是，在工作中，也有所作用。
一是對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，可以適當(dāng)縮小范圍進(jìn)行討論。如在討論付款條件的時(shí)候，就沒(méi)有必要讓生產(chǎn)或者倉(cāng)庫(kù)的管理人員參加。這個(gè)問(wèn)題比較專(zhuān)業(yè)，他們參加也沒(méi)有多少的用處，只會(huì)人多嘴雜，意見(jiàn)難以統(tǒng)一。而讓直接的責(zé)任人坐在一起討論，可以得到更加理性的方案，而且，也不用花費(fèi)多少時(shí)間。所以，筆者建議，對(duì)于一些比較專(zhuān)業(yè)的需求確認(rèn)，只要找一些具有直接關(guān)系的責(zé)任人即可。而不要開(kāi)“擴(kuò)大會(huì)議”。
二是重視經(jīng)驗(yàn)，但又不能夠受到他的局限。當(dāng)我們CIO負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的時(shí)候，在我們面前往往有兩本經(jīng)。一是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的解決方案，二是企業(yè)當(dāng)前的操作模式。作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，就需要在這兩者之間進(jìn)行權(quán)衡，到底是采用哪一種工作方式。若項(xiàng)目負(fù)責(zé)人被企業(yè)老員工的“經(jīng)驗(yàn)主義”嚇倒，則即使信息化軟件上線(xiàn)了，也很難取得實(shí)質(zhì)性的改善。筆者認(rèn)為，CIO應(yīng)該引導(dǎo)項(xiàng)目小組成員，學(xué)會(huì)對(duì)這兩種工作模式進(jìn)行對(duì)比?；蛘邔?duì)此進(jìn)行綜合，得到一個(gè)新的解決方案；或者選擇其中的某一種工作方式。而不要利用“經(jīng)驗(yàn)”來(lái)嚇唬人。
信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理是我們CIO遇到的一個(gè)新的課題。而要提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的作用，筆者認(rèn)為CIO一定要發(fā)揮全身解數(shù)，提高團(tuán)隊(duì)成員的合作程度。上面的三個(gè)建議，或許對(duì)大家在這方面有所幫助。
