善用管理工具
近期的華爾街金融動蕩很快就蔓延到全球，受其影響中國股市也如過山車般下滑，9月18日滬指一度逼近1800點。盡管我國政府于9月19日出臺了印花稅單邊征收等利好政策，實施救市行為，但是誰也不能否認，相比去年的牛市盛況，全球資本市場被華爾街“拖累”得一片哀鴻。
面對此番光景，即便是財大氣粗公司的CIO也不得不早做準備。據(jù)英國《金融時報》報道，美國福里斯特調查公司(Forrester)指出，由于全球經(jīng)濟放緩，全球43%的企業(yè)在2008年削減了IT總預算，24%的企業(yè)暫停了可隨意支配的IT經(jīng)費。該報告稱，身處不同國家、不同行業(yè)和不同類型的企業(yè)，經(jīng)濟放緩對IT預算的影響也不盡相同，近50%的美國企業(yè)削減了IT預算，而只有28%的德國公司壓縮了IT預算。
9月9日，聯(lián)想集團CEO阿梅里奧指出，由于全球經(jīng)濟存在不確定因素，聯(lián)想擔心企業(yè)將削減IT預算，由此會影響聯(lián)想的銷售。這個消息一傳出，聯(lián)想股價下滑2.24%。
其實，對于CIO們來說，2008年的情況還不算太糟，因為IT預算是上一個財年結束前就做好的，大部分企業(yè)還不至于中途削減IT支出，不過即將來到的2009年情況卻變得嚴峻起來，因此不少CIO都做好了節(jié)衣縮食的打算。這對CIO們的最大考驗是，IT預算可能減少，但工作業(yè)績卻不能縮水?！安荒苷f預算縮減到6成，IT效果也打折到6成?！比A東區(qū)蘇州IT交流協(xié)會的成員吳晉賢說。他認為，當企業(yè)銀根緊縮時，CIO要變身為IT財務官，提高資金的使用效率。
善用管理工具
吳晉賢是一家臺資制造企業(yè)的IT經(jīng)理，對他來說，無論經(jīng)濟怎么低迷，都不會出現(xiàn)IT預算削減的情況——不是他的公司肥得流油，而是平常他就非常善于用管理工具分配資金，使每筆IT投資都能擠干泡沫、提高效率。吳晉賢的經(jīng)驗被蘇州、臺州一帶的臺資CIO們紛紛效仿。
由于吳晉賢所在企業(yè)是制造企業(yè)，業(yè)務持續(xù)性是IT部門要保障的重點。為了保障業(yè)務運轉的安全性，吳晉賢用ITIL(Information Technology Infrastructure Library，信息技術基礎架構庫)確立IT各崗位的職責及IT系統(tǒng)各層級的管理制度。他首先加強的是信息系統(tǒng)中比較薄弱的地方，“生產(chǎn)一刻都不能停，因此我們對系統(tǒng)的安全度非常在意?！辈贿^，他并沒有花大價錢買最昂貴的信息安全軟件，而是通過制定IT制度和流程，規(guī)定每臺電腦的標準作業(yè)程序，包括不同崗位對互聯(lián)網(wǎng)出口的選擇、每個層級工作人員對IE瀏覽器的預設選項等設置。
在ITIL的理念之下，這家臺資企業(yè)將管理規(guī)范落實到很細微的地方，比如每臺筆記本電腦連上一個網(wǎng)頁究竟是需要1秒鐘還是兩秒鐘，都會有具體的規(guī)定。諸如此類防患于未然的措施，使得吳晉賢所在的公司沒有出現(xiàn)過系統(tǒng)被攻擊或因為IT而造成生產(chǎn)停頓的事故，而蘇州一帶不時有CIO抱怨自己企業(yè)的系統(tǒng)染上病毒而癱瘓。
除了用ITIL的理念管理IT，使得其精密運轉，吳晉賢認為IT應當管理到企業(yè)生產(chǎn)的很多細節(jié)，通過節(jié)省能耗來降低成本?！皩τ趽碛泻芏嘬囬g的大型制造企業(yè)來說，空調溫度每升高一度，省下的電費可是不菲的?！眳菚x賢說。在他所在的企業(yè)里，整合的IT系統(tǒng)控制了生產(chǎn)中的電閘、空調、電燈等設備，所有的流程都被他納入規(guī)范管理的軌道中?！按蠹叶枷Ｍ‰?，但是如何在最省電的模式下令生產(chǎn)正常運轉?”現(xiàn)在，吳晉賢的公司采用IT系統(tǒng)管理生產(chǎn)設備，并且配合嚴格的生產(chǎn)管理制度，每個生產(chǎn)崗位上應該執(zhí)行的操作都有切實可依的規(guī)范。比如設備什么時候能接通電源、哪些設備應該拉電閘，都有一定的標準，這些管理的效應也是通過IT的配合得到提高。
“不能因為IT預算減少，CIO就零碎地上一些小系統(tǒng)，這樣僅僅是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳，沒有整體規(guī)劃?！痹趶娬{整體IT概念之余，吳晉賢對很多細節(jié)也用ITIL進行了規(guī)范化管理，包括網(wǎng)絡線、電話線的布局和運用，都有章可循。
4年半前，吳晉賢的公司就安裝了IP網(wǎng)絡和數(shù)字電話，但是目前大部分崗位仍然采用傳統(tǒng)電話機?！拔覀冇昧撕苌俚腻X就把企業(yè)在兩岸三地的通信網(wǎng)絡聯(lián)在一起，彼此之間通電話都是分機直撥，不需要支付長途話費，但是電話機仍然是老設備?！眳菚x賢認為，諸如此類的細節(jié)，都需要在標準化的管理工具的支撐下才能達到控制IT資金流向、使其透明化及高效率的效果。他做這些的目的很明確——不管IT預算是否緊縮，IT的績效不能縮水。
錢之外的向量
最近，廈門建發(fā)集團公司信息化應用管理部總經(jīng)理許明在《IT經(jīng)理世界》的CIO社區(qū)里發(fā)帖子，招聘IT經(jīng)理?！白鯥T需要3種基本資源——時間、人，還有錢，這三者是一個三角形，任何一邊短了，必須要拖長另外兩邊，才能保證面積不變?！痹S明說的“面積”便是IT實施的效果。
其實，建發(fā)集團目前的IT投資并沒有減少，因為預算是去年就確定的，今年所有的項目也都在按部就班，“明年說不準會壓縮IT預算，因為經(jīng)濟形勢不明朗?！睂Υ耍S明已經(jīng)做好了心理準備。
如果IT預算遭遇壓縮，許明對CIO的建議是“與老板討價還價，保住最重要的任務，而且將項目時間適當延長”——在IT預算緊張的情況下，企業(yè)有可能會削減供應商的費用，甚至完全不外包，要憑自己的力量完成項目，這肯定會需要更多的時間。對此，許明的應對措施是分解項目，比如能一期完成的項目，分解成2~3期，每期要達到什么目的、解決什么問題，都要事先明確，這樣可以使得IT資金不會過于集中地投入到一個項目中。對于一些非重要的任務，CIO應當盡可能找到替代方法。
對CIO而言，應對資金緊張的另外一個向量是人力?！敖?jīng)濟蕭條時期，很多企業(yè)裁員，這正是招人的好時機?！痹S明認為，現(xiàn)在招聘IT人員的成本相對較低，很多優(yōu)秀的技術人員開出的工資條件都不高。用更多的人、更長的時間去完成項目，許明認為在這兩個向量上投入更多，可以維持項目的高質量，而不會使IT績效隨著預算縮減而大打折扣?！邦A算壓了，但是你的任務沒完成，就不是一個合格的CIO?！?/p>
今年，建發(fā)集團本來計劃要上一個大型IT項目，但是咨詢公司的報價實在太高，許明和IT團隊在評估之后，決定用更為“省錢”的途徑——即從內(nèi)部業(yè)務和IT部門分別抽調一些工作人員，共組一個項目團隊，自己實施項目，再從咨詢公司請兩個咨詢顧問，對項目進行指導。由于是企業(yè)的“DIY”項目，最終節(jié)省了50%的資金。
“當IT系統(tǒng)在應用時，已經(jīng)不是技術問題，而是管理問題。”許明認為，用好管理工具，同樣可以做到開源節(jié)流。
作為一家擁有40多家全資及控股、參股企業(yè)的國有大型綜合性投資企業(yè)，建發(fā)集團總部的IT管理實行了“相對集中+部分分布”式管理，對信息化建設的人財物資源的利用效率比較高。目前，建發(fā)集團對貿(mào)易及物流、房地產(chǎn)行業(yè)進行了IT集中，但對這兩個行業(yè)的部分分支機構及其他行業(yè)則實行分布管理;對麾下的其他兩個行業(yè)——旅游酒店和國際會展，實行分布式管理。在IT預算有可能壓縮的情況下，許明正在考慮由下屬效益好的企業(yè)分擔一些IT運維費用。
以前，基于大集中的IT制度和系統(tǒng)，建發(fā)的ERP系統(tǒng)維護工作和費用都由總部承擔，但隨著下屬企業(yè)IT建設的成熟，許明逐漸地將一些下屬企業(yè)IT系統(tǒng)的運維“放權”，并讓下屬企業(yè)也分攤一些維護費用。為此，建發(fā)重新界定了集團總部IT部門的職責，將以前培訓下屬企業(yè)的IT人員和維護系統(tǒng)的職能“下放”，由下屬企業(yè)自行完成?！皩λ鼈儊碚f，費用不會增加多少，但是總部卻可以通過這些管理手段緩解IT預算不足的問題?！?/p>
另辟蹊徑
現(xiàn)在，谷歌、Amazon、IBM、微軟等IT企業(yè)巨頭都在不遺余力地推行云計算，國內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)公司淘寶也是云計算的擁躉。以往，對大部分CIO而言，云計算顯得有些遙不可及，它似乎僅是硅谷科技先鋒們推崇的一個概念，然而在經(jīng)濟不景氣的趨勢下，云計算對于中小企業(yè)的CIO們有了切實可行的現(xiàn)實意義。
IT技術商這樣描述云計算——“在互聯(lián)網(wǎng)的載體上，它意味著計算能力也可以作為一種商品進行流通，就像煤氣、水電一樣，取用方便，費用低廉”。如果這真能成為現(xiàn)實，云計算能給中小企業(yè)帶來的好處非?，F(xiàn)實。首先，它能降低企業(yè)的信息化成本，企業(yè)不必花大量資金購買服務器，且不需要有專業(yè)人員維護系統(tǒng);此外，企業(yè)也不需要花大價錢買軟件，那些提供云計算服務的IT企業(yè)用龐大的服務器規(guī)模、專業(yè)化的軟件技術及維護隊伍輸出IT，中小企業(yè)的CIO們只需按需購買。比如，谷歌的企業(yè)版電子郵件服務可為用戶提供高達25GB的存儲空間，年收費為50美元。一些基于云計算的發(fā)布共享系統(tǒng)也更加易用、更加靈活，并且是免費的，如Blogger、Flickr和FaceBOok等。另外，云計算可以提高工作效率，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的分布式存儲，任何人在任何能夠上網(wǎng)的地方均可以與企業(yè)協(xié)同工作，并且功能實現(xiàn)了集成。
美國信息技術研究公司(Info-Tech Research)資深分析師米歇爾?沃倫(Michelle Warren)指出，大型企業(yè)主要將云計算用在存儲等基礎設施服務上，而中小型企業(yè)則更傾向于將云計算用到日常的關鍵性應用軟件中。
在美國，已經(jīng)有云計算的企業(yè)應用者，如《商業(yè)周刊》報道的Sanmina-SCI公司，它最初只有少部分員工使用谷歌網(wǎng)絡服務Google Apps，6個月后，這家電子制造公司中約有1000名員工使用該服務。 Sanmina-SCI公司的CIO莫奈什?佩特爾(Manesh Patel)稱：“我們的項目小組遍布全球各地，Google Apps可以幫助他們進行有效協(xié)作”。佩特爾預計，未來3年內(nèi)Sanmina-SCI使用Google Apps的員工數(shù)將突破1萬人，約占其員工總數(shù)的25%。
中小企業(yè)開始加入云計算應用陣營，且效果看起來還不錯，仿佛它能成為IT預算不足的中小企業(yè)CIO的福音，然而問題在于，中國目前尚沒有任何一家互聯(lián)網(wǎng)公司推出云計算服務，而國外IT企業(yè)目前也沒有針對中國市場的本地化云計算服務。所以，現(xiàn)階段它對于中國中小企業(yè)們來說，僅是一個美好的設想，但是它卻給了準備過緊日子的CIO們一個另辟蹊徑的思路——其實，外部有很多資源可以借用。不過，如何少花錢或者不花錢用好外部資源，更加考驗CIO的智慧。
