透視隨處可見的IT浪費(fèi)

　　事實(shí)上，企業(yè)存在著許多IT浪費(fèi)，這些浪費(fèi)每天都在我們周圍的各個(gè)角落，但我們很多人甚至包括CIO卻對(duì)身邊的IT浪費(fèi)熟視無(wú)睹。

　　在IT管理中導(dǎo)致IT浪費(fèi)的根本原因有許多，但最主要的是過(guò)剩的IT要素的存在，即過(guò)剩的技術(shù)人員、軟硬件系統(tǒng)、IT流程和設(shè)備占用空間，這些超過(guò)必要的IT要素構(gòu)成了第一層次的浪費(fèi),而針對(duì)它們的運(yùn)維管理成本則構(gòu)成了第二層次的浪費(fèi)，例如人員培訓(xùn)、系統(tǒng)和設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、機(jī)房空間的保安清潔費(fèi)用等。

　　(1)閑置的IT浪費(fèi)

　　我們把IT管理的過(guò)剩成本因素稱之為“閑置”。包括IT資產(chǎn)閑置、機(jī)構(gòu)和職能重疊閑置、人浮于事的人員閑置、還有過(guò)量的信息閑置，這些閑置的IT要素因?yàn)椴荒艿玫接行Ю茫斐闪碎e置的IT浪費(fèi)。

　　(2)無(wú)序和低效流程的IT浪費(fèi)

　　低效的含義包括：工作低效率、無(wú)效率和錯(cuò)誤效率。一般來(lái)說(shuō)，低效率造成的隱性浪費(fèi)是非常大的。如只要一個(gè)人承擔(dān)的工作，卻由兩個(gè)以上人員來(lái)完成;應(yīng)該按計(jì)劃完成的任務(wù)卻反復(fù)拖期。錯(cuò)誤效率是一種負(fù)效率，是指應(yīng)該正確完成的工作卻被做錯(cuò)，常常會(huì)出現(xiàn)返工、重做、糾正等浪費(fèi)。如果是高效率地完成了錯(cuò)誤的工作，則損失更大。更可怕的是，這種錯(cuò)誤的浪費(fèi)會(huì)被以各種各樣的原因、理由來(lái)掩蓋住，從而反復(fù)發(fā)生造成更大的IT浪費(fèi)。

　　(3)IT人員培訓(xùn)低效的浪費(fèi)

　　IT主管會(huì)經(jīng)常在進(jìn)行完一項(xiàng)培訓(xùn)后聽到這樣的抱怨，這樣的培訓(xùn)簡(jiǎn)直是在浪費(fèi)時(shí)間和生命。因此，對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，如何針對(duì)合適的IT人員來(lái)安排培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容相當(dāng)重要。有句成語(yǔ)叫做“學(xué)以致用”，培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)與員工的工作需求和完成工作所需的技能相關(guān)。如果培訓(xùn)不適合員工的專業(yè)能力，或者他們?nèi)狈ψ銐虻慕?jīng)驗(yàn)和背景知識(shí)，這樣的培訓(xùn)就如浮光略影給員工和公司留不下什么價(jià)值。那么這種低效的培訓(xùn)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種人力和物力上的浪費(fèi)，也是對(duì)員工時(shí)間的浪費(fèi)。

　　什么是IT管理的5S哲學(xué)?

　　CIO要盡快減少成本，避免做無(wú)用功。事實(shí)上，減少IT浪費(fèi)不但是CIO工作中的重要部分，還是評(píng)估CIO的重要指標(biāo)。

　　那么我們?cè)趺床拍馨l(fā)現(xiàn)IT浪費(fèi)呢?有很多種方法可以發(fā)現(xiàn)IT浪費(fèi)，例如流程法、價(jià)值流分析法、系統(tǒng)工程法等。這里我們說(shuō)說(shuō)最簡(jiǎn)單，也是很多人了解的5S法。5S的哲學(xué)內(nèi)容很簡(jiǎn)單，風(fēng)靡日本企業(yè)的5S管理方法從字面上是指5個(gè)以“S”開頭的日語(yǔ)詞匯，分別是：清理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、整潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)。

　　5S第一步：把要和不要的東西分開

　　減少IT浪費(fèi)的第一步當(dāng)然是從最容易的方面下手，正好大量的IT浪費(fèi)往往隱藏在維護(hù)多余的軟硬件當(dāng)中。因此，推進(jìn)5S的工作第一大步驟，是推進(jìn)前三個(gè)“S”，即清理、整頓、清掃。

　　清理，就是要明確哪些東西是有用的，哪些是沒(méi)用的、很少用的或已經(jīng)損壞的。把該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜。特別是電子垃圾，因?yàn)檫@些可以讓工作效率大打折扣。整頓，就是要對(duì)每個(gè)清理出來(lái)的有用的IT設(shè)備、電子文件，有序地進(jìn)行標(biāo)識(shí)和區(qū)分，以保證隨用隨取。聽上去整頓很簡(jiǎn)單，但從我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，其實(shí)是很仔細(xì)的工作。比如將廢棄的IT設(shè)備及時(shí)處理掉，將有缺陷的IT設(shè)備要及時(shí)修理好做備件使用。清掃簡(jiǎn)單說(shuō)就是做徹底的大掃除，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)糾正。清掃與過(guò)去大家習(xí)慣說(shuō)的大掃除有一些不同，大掃除只是就事論事地解決發(fā)現(xiàn)的IT浪費(fèi)問(wèn)題，而清掃的落腳點(diǎn)在于發(fā)現(xiàn)IT浪費(fèi)的源頭。用5S的話說(shuō)，就是在進(jìn)行清掃工作的同時(shí)要進(jìn)行檢查、檢視。

　　在5S活動(dòng)中CIO迫切需要清理IT資產(chǎn)管理。例如，清理那些過(guò)時(shí)的、未使用的或者未經(jīng)批準(zhǔn)的軟硬件。查清連接在網(wǎng)絡(luò)上的計(jì)算機(jī)設(shè)備哪些是有用的、哪些是不太有用的，然后淘汰掉浪費(fèi)資金的IT設(shè)備，如多余的打印機(jī)。還有對(duì)計(jì)算機(jī)文件夾的整頓，要養(yǎng)成定期整理計(jì)算機(jī)文件夾的習(xí)慣。最后，就是對(duì)軟件的整頓，計(jì)算機(jī)用了一段時(shí)間后，計(jì)算機(jī)里會(huì)裝很多軟件，要常把一些不用的軟件清理掉。一旦查到了這些方面，就能很快省下錢來(lái)，減少無(wú)謂的IT浪費(fèi)。

　　5S第二步：持續(xù)改善以保證長(zhǎng)期減少IT浪費(fèi)

　　5S管理的要點(diǎn)并非僅僅是糾正某處浪費(fèi)，5S管理的核心是要通過(guò)持續(xù)有效的改善活動(dòng)，塑造一絲不茍的精神，保證長(zhǎng)期減少浪費(fèi)。因此推進(jìn)5S管理的第二步：是推行后兩個(gè)“S”，一個(gè)是整潔，另一個(gè)是素養(yǎng)。

　　整潔的基本含義是如何保持清潔狀態(tài)，也就是如何堅(jiān)持下去，使有序的工作成為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，而素養(yǎng)的含義是要自覺(jué)地在日常工作中貫徹這些基本準(zhǔn)則和規(guī)范。5S是建立杜絕浪費(fèi)的長(zhǎng)期理念，如果只把5S活動(dòng)當(dāng)成階段性的IT改進(jìn)項(xiàng)目，缺少長(zhǎng)期執(zhí)行，浪費(fèi)仍然還是會(huì)浪費(fèi)。所以，后兩個(gè)“S”其實(shí)是公司文化的集中體現(xiàn)，是要把整頓、清理、清掃的要求通過(guò)以制度的形式固化下來(lái)，并融入對(duì)員工的績(jī)效考核中。

　　5S管理的思路是倡導(dǎo)從小事做起，力求使每位IT員工養(yǎng)成事事“講究”的習(xí)慣，當(dāng)這種氛圍形成以后，就能影響和逐步擴(kuò)大5S在IT管理的影響力，就能最大程度上減少IT浪費(fèi)。經(jīng)驗(yàn)證明，在減少IT浪費(fèi)方面，看起來(lái)象是雞毛蒜皮類的IT管理5S活動(dòng)，都會(huì)使企業(yè)有一種脫胎換骨的感覺(jué)。