企業(yè)郵箱這個項目雖然比較小，但是，從這個小項目中，卻可以反映出IT負責(zé)人是否具備CIO應(yīng)具有的能力。如是否有能力作好需求調(diào)研、風(fēng)險管理、項目規(guī)劃等等。為此，我對這些未來的CIO，提了六個建議。

　　一、部署好客戶端

　　郵箱項目跟其他的ERP項目不同。郵箱服務(wù)器跟客戶端往往是獨立的。郵箱服務(wù)器我們可以采用微軟的Exchange產(chǎn)品，但是，客戶端我們不一定要采用微軟的產(chǎn)品，我們可以采用免費的Foxmail等客戶端。而像ERP這種軟件，往往沒有選擇的余地。CIO選擇好服務(wù)器之后，也就選定了采用什么樣的客戶端。

　　在企業(yè)中該采用什么樣的郵箱客戶端呢？最好客戶端能夠統(tǒng)一。也就是公司內(nèi)部所有員工都采用統(tǒng)一的客戶端。不過，往往這方面很難達成統(tǒng)一的認識。這主要是因為郵箱已經(jīng)日益成為互連網(wǎng)應(yīng)用中一個必備的軟件。企業(yè)用戶在以前都有自己喜歡的客戶端軟件。所以在項目推廣的過程中，就有用戶提出要用自己所熟悉的客戶端。

　　此時，作為CIO來說，雖然可以通過強制措施統(tǒng)一客戶端，但這顯然會增加來自員工的阻力。這個阻力往往是不必要的。而且，員工通過比較，會對現(xiàn)有的客戶端軟件挑三揀四，反而起到相反的效果。所以，若客戶端無法統(tǒng)一的話，CIO就需要考慮客戶端與郵箱服務(wù)器的兼容問題。有些客戶端雖然可以從服務(wù)器那邊接收郵件，但是，可能會出現(xiàn)一些小問題。如需要進行人為的字體轉(zhuǎn)換或者附件不能夠正常顯示等問題。

　　所以，CIO在部署Email系統(tǒng)的時候，要考慮采用什么類型的客戶端軟件。

　　二、郵箱備份策略

　　任何應(yīng)用服務(wù)器，出于安全的考慮，都必須要對應(yīng)用服務(wù)器中的內(nèi)容進行備份。郵箱服務(wù)器也不例外。作為郵箱系統(tǒng)管理員，要根據(jù)企業(yè)的實際情況確定一個合理的備份策略。

　　通常情況下，企業(yè)郵件來往都比較頻繁，所以從性能的角度考慮，最好采用差異備份與完全備份結(jié)合的策略。如在星期六，進行一次完全備份；在其他時間進行一次差異備份。當(dāng)郵箱容積比較大時，這可以減少郵箱服務(wù)器備份的時間與空間；同時，也可以把因郵箱備份給數(shù)據(jù)庫造成的不良影響將到最低。

　　除了合理的備份策略之外，數(shù)據(jù)庫管理員還需要考慮是否要進行異地備份。在條件允許的情況下，對郵箱服務(wù)器進行異地備份。如此的話，在郵箱服務(wù)器出現(xiàn)硬件故障的時候，如硬盤損壞時，可以把數(shù)據(jù)損失降低到最少。同時，也可以及時的恢復(fù)郵箱服務(wù)器的運行。

　　三、帳戶命名規(guī)則與書寫規(guī)則

　　當(dāng)在企業(yè)中部署郵箱系統(tǒng)的時候，CIO首先應(yīng)該確定一個帳戶的命名方案。筆者認為，郵箱帳戶的命名應(yīng)該統(tǒng)一。因為員工除了在內(nèi)部發(fā)送郵件之外，還需要把郵件發(fā)給外部的合作伙伴，如供應(yīng)商與客戶等等。所以一個友好的帳戶名字，也能夠體現(xiàn)一個公司的管理水平。若讓用戶自己無規(guī)則的取郵箱帳戶名，很顯然看起來會非常的混亂。

　　所以，統(tǒng)一郵箱的命名策略。筆者企業(yè)每個員工都有一個英文名字。所以采取的命名規(guī)則就是“英文名字.姓”這個方式來對用戶的郵箱帳戶進行命名。采取這個方式，要注意一點，就是要跟人事部門配合，當(dāng)他們輸入人事資料的時候，最好能夠保證員工的英文名字沒有相同的。若英文名字相同，則其中一個人必須更改。否則的話，稱呼上容易搞錯；郵箱地址中也容易出現(xiàn)問題。

　　四、郵箱簽名制度

　　郵箱不僅是員工之間溝通的一個工具，更加是企業(yè)宣傳自身的一個手段。在郵件的尾部添加一個簽名，是企業(yè)借以宣傳自己的一個有效途徑。

　　以前在部署Emaile系統(tǒng)的時候，會跟人事部門一起，定義好郵件簽名的格式。如有公司主營產(chǎn)品的簡要介紹、公司的網(wǎng)址、聯(lián)系方式等等。通過這種方式，可以打響企業(yè)的知名度。同時，企業(yè)跟客戶或者供應(yīng)商聯(lián)系往往不是一個人。如對于客戶來說，企業(yè)銷售人員、質(zhì)量人員等等可能都要跟客戶打交道，此時，若幾個聯(lián)系人的簽名格式亂七八糟的話，肯定會給客戶留下一個不好的印象。

　　所以，企業(yè)在使用郵箱系統(tǒng)之前，要統(tǒng)一簽名的格式。一般系統(tǒng)管理員可以給出一個固定的格式。而用戶只需要修改自己的名字與聯(lián)系方式即可。

　　五、用戶郵箱空間規(guī)劃

　　雖然說現(xiàn)在硬盤的價格越來越便宜，但是仍然需要對用戶郵箱的空間做一個規(guī)劃，以防止因為磁盤爆滿而造成的服務(wù)器接收郵件故障。以前在郵箱維護中，經(jīng)常會碰到有些員工把郵箱當(dāng)作文件備份的工具。把一些重要的文件，自己發(fā)給自己，在郵箱服務(wù)器上進行備份。而不是通過企業(yè)的文件備份服務(wù)器進行備份。有些員工還會利用企業(yè)的郵箱跟同事之間發(fā)送一些歌曲之類的大文件。因為企業(yè)內(nèi)部郵箱比外部郵箱的訪問速度要快得多，所以，上傳一些大容量的附件也就比較容易。

　　在這種情況下，有必要根據(jù)用戶的帳戶對其設(shè)置郵箱存儲空間。當(dāng)空間達到一定程度時，如帳戶總存儲空間的80%時，系統(tǒng)就要及時提醒用戶，讓他們?nèi)デ謇碛拖?。把一些不必要的郵件刪除掉，以釋放郵箱空間。

　　另外還需要對附件的大小進行限制，特別是一些允許往外發(fā)送郵件的帳戶。因為出于傳輸速度的考慮，互聯(lián)網(wǎng)上的郵箱系統(tǒng)，往往會對用戶能夠接收的附件大小作了限制。當(dāng)超過這個限制后，他們的郵箱服務(wù)器就不能夠接收這個附近。所以，若企業(yè)郵箱系統(tǒng)的附件容量過大的話，企業(yè)員工發(fā)給其他人他們就會無法查收附件。那時，可能反而會影響企業(yè)員工跟外部合作伙伴之間的正常聯(lián)系。

　　所以，CIO要根據(jù)實際情況，來確定附件的最大容量。當(dāng)用戶附件超過這個數(shù)量的時候，就會拒絕上傳附件。以免附件在傳輸過程中丟失。

　　六、信息安全

　　若企業(yè)部署了郵箱系統(tǒng)，那無疑就增加了一個員工泄露企業(yè)機密信息的渠道。此時，作為企業(yè)CIO來說，就要考慮，如何來防止這些不好事情的發(fā)生。

　　如CIO可以考慮對用戶的郵箱進行追蹤。有些郵箱服務(wù)器支持郵件的自動轉(zhuǎn)發(fā)。此時，我們就可以利用這個功能，把用戶的郵件自動轉(zhuǎn)發(fā)到一個特定的郵箱中。當(dāng)企業(yè)的機密信息被泄露時，我們就可以查看這個備份的郵箱，看看用戶是否有泄露信息的嫌疑。

　　同時，企業(yè)部署郵箱系統(tǒng)之后，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全也會收到一定的威脅。特別是病毒郵件對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)帶來的隱患，是非常巨大的。所以，企業(yè)在部署Emaile系統(tǒng)之前，最好能夠跟網(wǎng)絡(luò)安全人員一起，設(shè)計一套抵制病毒郵件的安全方案。同時，出于安全的考慮，最好能夠把郵箱服務(wù)器跟其他的應(yīng)用服務(wù)器分開放置。如此，即使郵箱服務(wù)器受到攻擊，也不會影響到其他的應(yīng)用服務(wù)器。

　　郵箱服務(wù)器這個項目雖小，但是五臟具全。CIO在部署這個項目時，要考慮的內(nèi)容當(dāng)然不止以上這六個方面。有備無患，對于任何一個信息化項目都適用?？傊?，CIO在部署這個項目之前，要充分作好需求調(diào)研工作。在作好這項基本工作的同時，兼顧上面六個建議，相信可以出色的把這個項目落實下去。

　　有些企業(yè)也有通過名字的簡寫來對郵箱帳戶命名。這也是可以的。重要的是對郵箱帳戶的命名策略進行統(tǒng)一。不要有很多的版本。

　　除了對郵箱的命名進行統(tǒng)一外，在部署Email系統(tǒng)的時候，需要制定一套書寫的規(guī)范。這主要是因為企業(yè)員工在書寫郵件的時候，往往會有一些不好的習(xí)慣。這會給企業(yè)的形象帶來負面的影響。如有些用戶在書寫郵件的時候，不喜歡寫郵件的標(biāo)題；又或者，不喜歡書寫稱呼等等。這些元素雖然不會對郵件造成致命的影響，但是，給其他人看到這么不規(guī)范的郵件，就可以聯(lián)系到員工的素質(zhì)可能不怎么高。

　　為此，在采用郵箱系統(tǒng)之前，要對員工進行全面的培訓(xùn)。然后在服務(wù)器上，進行相關(guān)的技術(shù)限制。如沒有標(biāo)題的郵件或者沒有稱呼的郵件不能夠發(fā)送。要能夠提示錯誤信息。