據(jù)《ComputerWorld》最近的一項(xiàng)調(diào)查顯示，CIO今年的日子不會(huì)好過。其中一項(xiàng)問卷問到CIO面臨的最大的管理挑戰(zhàn)是什么呢？調(diào)查結(jié)果是：IT項(xiàng)目管理，它位居CIO擔(dān)心問題排行榜的首位。也就是說，如何在IT預(yù)算削減越來越嚴(yán)峻的情況下，高效的按時(shí)完成各種IT項(xiàng)目是最讓CIO頭痛的事情。

　　在IT項(xiàng)目管理中，由于受資源限制人們常常會(huì)敷衍的執(zhí)行某些活動(dòng)，其中經(jīng)常被忽視的一個(gè)活動(dòng)就是IT項(xiàng)目管理工具的使用。但適得其反的是，由于忽視IT項(xiàng)目管理工具的使用，往往反而會(huì)使到這個(gè)IT項(xiàng)目遭受到沉重打擊。正所謂：工欲善其事,必先利其器。當(dāng)沒有適當(dāng)?shù)墓ぞ邥r(shí)，管理一個(gè)IT項(xiàng)目將會(huì)是一個(gè)不可能完成的任務(wù)，項(xiàng)目管理活動(dòng)也將會(huì)變得難以組織和處理。

　　一、缺乏管理工具，IT項(xiàng)目易陷混亂

　　IT項(xiàng)目缺乏有效管理的痼疾之一，是許多情況下人們并不清楚究竟該做什么，該什么時(shí)候做，但卻一直忙碌不停地去做著各種活動(dòng)。這種情況往往會(huì)使IT項(xiàng)目半途而廢或返工重來，結(jié)果造成很大的損失。一般來說，IT項(xiàng)目管理應(yīng)要嚴(yán)格遵循項(xiàng)目活動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律才有可能避免不必要的損失，才能少走彎路。因此，如何做好IT項(xiàng)目管理是目前大部分CIO面臨的難題之一。

　　(1)缺乏項(xiàng)目工具，管理將難以有序進(jìn)行

　　管理IT項(xiàng)目向來就不是一件容易的事?，F(xiàn)在讓許多CIO更為沮喪的是，2009年許多公司的IT項(xiàng)目將會(huì)面臨預(yù)算縮減的窘境，因此IT部門將無法承擔(dān)起編制預(yù)算、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、工作流程跟蹤及成本控制等項(xiàng)目管理工具的費(fèi)用。但實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，如果沒有一套高效的項(xiàng)目管理工具協(xié)助，想要順利解決這些項(xiàng)目問題更是難上加難。

　　(2)缺乏工具協(xié)助，資源管理難以跟蹤與控制

　　在IT項(xiàng)目管理中，合理分配和管理項(xiàng)目所需的資源是一件困難的事情，這些資源不光是硬件設(shè)備和軟件工具，還包括時(shí)間和人力資源。例如，在傳統(tǒng)手工管理方式下，項(xiàng)目資源管理與需求間的關(guān)系很難進(jìn)行精確跟蹤與控制，經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目資源未完全覆蓋項(xiàng)目需求，或項(xiàng)目資源超出項(xiàng)目需求而造成IT資源浪費(fèi)。

　　另外，資源管理還有一個(gè)重要的方面就是時(shí)間管理，很少有IT項(xiàng)目在實(shí)施周期內(nèi)擁有充足的時(shí)間來完成許多高水平的活動(dòng)。通常情況是項(xiàng)目生命周期內(nèi)本來就很短的“時(shí)間周期”總是不可避免地會(huì)被耽擱，而這種耽擱會(huì)不斷的使項(xiàng)目任務(wù)變換優(yōu)先級(jí)，而不斷轉(zhuǎn)換工作優(yōu)先級(jí)會(huì)為項(xiàng)目結(jié)果和項(xiàng)目管理帶來更多的不確定性。所以，缺乏工具協(xié)助，許多項(xiàng)目都會(huì)無法突破時(shí)間資源的限制。

　　(3)協(xié)調(diào)復(fù)雜，難以保持團(tuán)隊(duì)溝通同步

　　IT項(xiàng)目的順利完成需要團(tuán)隊(duì)成員共同協(xié)作，因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)同步協(xié)調(diào)十分重要。特別是多區(qū)域和多團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)更為困難，常使管理亂成一團(tuán)。因此，有效的溝通和協(xié)調(diào)是項(xiàng)目管理取得成功的關(guān)鍵因素，這就要求有一種工具來幫助和促進(jìn)溝通的進(jìn)行。

　　(4)缺乏管理工具，報(bào)表信息將會(huì)雜亂

　　項(xiàng)目管理報(bào)表能夠傳達(dá)項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)和一些質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)項(xiàng)目成員理解項(xiàng)目工作非常有幫助。因此，項(xiàng)目管理報(bào)表應(yīng)是十分簡(jiǎn)潔，能提供恰當(dāng)?shù)男畔?。如果?bào)表只有非常少的信息，那么項(xiàng)目成員將不能充分了解項(xiàng)目的真實(shí)情況。但如果報(bào)表有過多的信息，那么有效的項(xiàng)目管理信息也會(huì)變得模糊，項(xiàng)目成員對(duì)于項(xiàng)目真實(shí)情況的了解也將會(huì)被減少。因此，報(bào)表信息混亂，過多或過少都會(huì)嚴(yán)重影響決策和判斷。

　　二、為什么需要項(xiàng)目管理工具？

　　(1)什么是IT項(xiàng)目管理？

　　要想把IT項(xiàng)目順利完成最重要的是什么呢?我們一直認(rèn)為是有效的項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理包括對(duì)人的管理、對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的管理、對(duì)項(xiàng)目資源的管理、對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行流程的管理和對(duì)項(xiàng)目度量和監(jiān)督的管理等。因此，項(xiàng)目管理不僅僅是一種技術(shù)，更是完成項(xiàng)目活動(dòng)的管理過程。真正要做好項(xiàng)目管理，是需要建立起一套項(xiàng)目管理體系。所以，一個(gè)IT項(xiàng)目成功需要很多因素，項(xiàng)目過程管理就是其中的重中之重。有組織的項(xiàng)目過程管理將會(huì)大大減少錯(cuò)誤，而且使得復(fù)雜的項(xiàng)目得到更有效的、更有力的開展和執(zhí)行。

　　(2)什么是IT項(xiàng)目管理工具？

　　由于IT項(xiàng)目管理越來越復(fù)雜，使到IT項(xiàng)目管理有許多令人生畏而且不可避免的挑戰(zhàn)。這時(shí)，單純?cè)黾尤耸只蚶檬止す芾硪巡荒芙鉀Q問題，好消息是有大量管理工具可以應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。一個(gè)完整的項(xiàng)目管理工具，應(yīng)能用于項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行過程、項(xiàng)目結(jié)果、文檔和跟蹤等各種項(xiàng)目行為的過程管理，能把項(xiàng)目中所涉及的全部任務(wù)集成起來，并能提供基于項(xiàng)目活動(dòng)過程的分析、評(píng)估和變更的功能。因此，項(xiàng)目管理工具是指利用工具對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行過程、項(xiàng)目結(jié)果進(jìn)行的過程管理，目的是為了大大提高項(xiàng)目執(zhí)行的效率、時(shí)間、質(zhì)量和覆蓋范圍等。

　　(3)項(xiàng)目管理工具應(yīng)具備的基本功能

　?、夙?xiàng)目計(jì)劃和日程表

　　項(xiàng)目管理工具應(yīng)能跟蹤項(xiàng)目工作是否按照預(yù)期計(jì)劃和進(jìn)度開展，也可以隨時(shí)了解項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)，并能對(duì)團(tuán)隊(duì)人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核，以保障項(xiàng)目活動(dòng)的順利進(jìn)行。而日程表主要用來對(duì)項(xiàng)目中各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源確定工作時(shí)間。使用日程表能計(jì)算出項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，明確每項(xiàng)任務(wù)的主題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評(píng)價(jià)、以及預(yù)計(jì)工期(包括按各種計(jì)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、最可能及悲觀估計(jì))，還可以明確與其它任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負(fù)責(zé)人。

　?、谶M(jìn)度管理

　　在實(shí)際IT項(xiàng)目管理工作中，人工進(jìn)行進(jìn)度安排活動(dòng)顯得極為復(fù)雜。項(xiàng)目管理工具能為進(jìn)度管理提供廣泛的支持，而且一般是自動(dòng)化的。例如，工具應(yīng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作出甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對(duì)于這些清單的任何變化，進(jìn)度安排會(huì)自動(dòng)反映出來。此外，還應(yīng)要能調(diào)度重復(fù)任務(wù)、制定進(jìn)度安排任務(wù)的優(yōu)先順序、或進(jìn)行反向進(jìn)度安排、確定工作輪班、調(diào)度占用時(shí)間、調(diào)度任務(wù)，還要能確定最晚開始或盡早開始時(shí)間。

　?、圪Y源管理

　　資源管理是IT項(xiàng)目管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)，因此管理工具應(yīng)要能提供一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時(shí)間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過時(shí)率、資源的收益方法和文本說明。使用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源、設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)、或?yàn)橥蝗蝿?wù)分配各個(gè)資源，并能對(duì)每項(xiàng)資源的備注和說明。最后，借用項(xiàng)目管理工具應(yīng)能及時(shí)顯示并修正不合理的資源配置。

　　④項(xiàng)目監(jiān)督及跟蹤

　　項(xiàng)目管理的一項(xiàng)基本工作是對(duì)工作進(jìn)程、實(shí)際費(fèi)用和實(shí)際成本耗用進(jìn)行跟蹤管理。管理工具應(yīng)能允許用戶確定一個(gè)基準(zhǔn)計(jì)劃，就實(shí)際進(jìn)程及成本與基準(zhǔn)計(jì)劃里的相應(yīng)部分進(jìn)行比較。例如進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費(fèi)用、所用的時(shí)間、起止日期、實(shí)際投入或花費(fèi)的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費(fèi)用。

　　⑤圖形化分析與報(bào)表工具

　　項(xiàng)目管理工具應(yīng)具有實(shí)用的統(tǒng)計(jì)功能，可以從各種角度建立圖形化分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以便及時(shí)掌握項(xiàng)目執(zhí)行情況。因?yàn)閷?duì)于有大量活動(dòng)事項(xiàng)的IT項(xiàng)目來說，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進(jìn)行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯(cuò)的工作。同時(shí)，好的項(xiàng)目管理工具還必須提供所有相關(guān)信息完整的報(bào)表，例如項(xiàng)目全面匯報(bào)報(bào)表、項(xiàng)目主要階段(里程碑)報(bào)表、整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算報(bào)表、超支情況報(bào)表、累計(jì)預(yù)算成本、實(shí)際成本、進(jìn)度控制報(bào)表等。所有這些報(bào)表要能對(duì)項(xiàng)目不同結(jié)果進(jìn)行分析和比較，并能幫助項(xiàng)目成員判斷項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)。

　　三、IT項(xiàng)目管理工具的選擇與考察

　　面對(duì)市場(chǎng)上眾多的商品化項(xiàng)目管理工具，對(duì)項(xiàng)目管理工具的選擇和考察就成了一個(gè)比較重要的問題。我們?cè)诳紤]選用項(xiàng)目管理工具的時(shí)候，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行權(quán)衡和選擇：

　　(1)功能考慮

　　功能當(dāng)然是我們最關(guān)注的內(nèi)容，選擇一個(gè)項(xiàng)目管理工具首先就是看它提供的功能。當(dāng)然，這并不是說工具提供的功能越多就越好。在實(shí)際的選擇過程中，適用才是根本?！板X要花在刀刃上”，為不需要的功能花費(fèi)金錢不是明智的行為。事實(shí)上，目前市面上同類的項(xiàng)目管理軟件工具之間的基本功能都是大同小異，只不過是有不同的側(cè)重點(diǎn)。

　　(2)能否與現(xiàn)有的項(xiàng)目管理模式保持一致

　　項(xiàng)目管理工具引入的目的是使項(xiàng)目管理自動(dòng)化，引入工具需要考慮工具引入后能否與現(xiàn)有的項(xiàng)目管理模式保持一致性。也就是說，對(duì)項(xiàng)目工具的選擇必須有一個(gè)全盤的考慮，要考慮到公司的實(shí)際情況，要避免盲目引入項(xiàng)目管理工具。因?yàn)椴⒉皇敲糠N項(xiàng)目工具都適合公司目前的實(shí)際管理情況，如果懷著美好的愿望花了不小的代價(jià)引入項(xiàng)目管理工具，卻發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)有的項(xiàng)目管理模式不一致，結(jié)果項(xiàng)目工具成了擺設(shè)，這不僅僅是浪費(fèi)了資金，還會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

　　(3)是否具備人力管理功能

　　項(xiàng)目管理工具是否具有人力資源管理功能也是選擇和考察的重點(diǎn)之一。也就是說，要能根據(jù)人員的分工和職能不同劃分嚴(yán)格的權(quán)限，從而明確項(xiàng)目任務(wù)以保證項(xiàng)目執(zhí)行的質(zhì)量。如項(xiàng)目人員的績(jī)效考核、人員的技術(shù)定位、人員激勵(lì)等。另外，項(xiàng)目管理工具應(yīng)能有效處理人力資源不足的問題，應(yīng)要能協(xié)調(diào)和運(yùn)用任何人力資源，而不管它們?cè)谑裁吹胤?。?duì)于那些跨越一個(gè)或更多場(chǎng)所或團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目來說，還應(yīng)該包括能對(duì)不同區(qū)域場(chǎng)所和不同團(tuán)隊(duì)的進(jìn)行協(xié)調(diào)和調(diào)配。