據(jù)《ComputerWorld》最近的一項調(diào)查顯示，CIO今年的日子不會好過。其中一項問卷問到CIO面臨的最大的管理挑戰(zhàn)是什么呢？調(diào)查結(jié)果是：IT項目管理，它位居CIO擔心問題排行榜的首位。也就是說，如何在IT預(yù)算削減越來越嚴峻的情況下，高效的按時完成各種IT項目是最讓CIO頭痛的事情。

　　在IT項目管理中，由于受資源限制人們常常會敷衍的執(zhí)行某些活動，其中經(jīng)常被忽視的一個活動就是IT項目管理工具的使用。但適得其反的是，由于忽視IT項目管理工具的使用，往往反而會使到這個IT項目遭受到沉重打擊。正所謂：工欲善其事,必先利其器。當沒有適當?shù)墓ぞ邥r，管理一個IT項目將會是一個不可能完成的任務(wù)，項目管理活動也將會變得難以組織和處理。

　　一、缺乏管理工具，IT項目易陷混亂

　　IT項目缺乏有效管理的痼疾之一，是許多情況下人們并不清楚究竟該做什么，該什么時候做，但卻一直忙碌不停地去做著各種活動。這種情況往往會使IT項目半途而廢或返工重來，結(jié)果造成很大的損失。一般來說，IT項目管理應(yīng)要嚴格遵循項目活動的內(nèi)在規(guī)律才有可能避免不必要的損失，才能少走彎路。因此，如何做好IT項目管理是目前大部分CIO面臨的難題之一。

　　(1)缺乏項目工具，管理將難以有序進行

　　管理IT項目向來就不是一件容易的事。現(xiàn)在讓許多CIO更為沮喪的是，2009年許多公司的IT項目將會面臨預(yù)算縮減的窘境，因此IT部門將無法承擔起編制預(yù)算、項目規(guī)劃、項目進度、工作流程跟蹤及成本控制等項目管理工具的費用。但實踐經(jīng)驗表明，如果沒有一套高效的項目管理工具協(xié)助，想要順利解決這些項目問題更是難上加難。

　　(2)缺乏工具協(xié)助，資源管理難以跟蹤與控制

　　在IT項目管理中，合理分配和管理項目所需的資源是一件困難的事情，這些資源不光是硬件設(shè)備和軟件工具，還包括時間和人力資源。例如，在傳統(tǒng)手工管理方式下，項目資源管理與需求間的關(guān)系很難進行精確跟蹤與控制，經(jīng)常出現(xiàn)項目資源未完全覆蓋項目需求，或項目資源超出項目需求而造成IT資源浪費。

　　另外，資源管理還有一個重要的方面就是時間管理，很少有IT項目在實施周期內(nèi)擁有充足的時間來完成許多高水平的活動。通常情況是項目生命周期內(nèi)本來就很短的“時間周期”總是不可避免地會被耽擱，而這種耽擱會不斷的使項目任務(wù)變換優(yōu)先級，而不斷轉(zhuǎn)換工作優(yōu)先級會為項目結(jié)果和項目管理帶來更多的不確定性。所以，缺乏工具協(xié)助，許多項目都會無法突破時間資源的限制。

　　(3)協(xié)調(diào)復(fù)雜，難以保持團隊溝通同步

　　IT項目的順利完成需要團隊成員共同協(xié)作，因此項目團隊同步協(xié)調(diào)十分重要。特別是多區(qū)域和多團隊的協(xié)調(diào)更為困難，常使管理亂成一團。因此，有效的溝通和協(xié)調(diào)是項目管理取得成功的關(guān)鍵因素，這就要求有一種工具來幫助和促進溝通的進行。

　　(4)缺乏管理工具，報表信息將會雜亂

　　項目管理報表能夠傳達項目執(zhí)行狀態(tài)和一些質(zhì)量評定標準，這對項目成員理解項目工作非常有幫助。因此，項目管理報表應(yīng)是十分簡潔，能提供恰當?shù)男畔?。如果報表只有非常少的信息，那么項目成員將不能充分了解項目的真實情況。但如果報表有過多的信息，那么有效的項目管理信息也會變得模糊，項目成員對于項目真實情況的了解也將會被減少。因此，報表信息混亂，過多或過少都會嚴重影響決策和判斷。

　　二、為什么需要項目管理工具？

　　(1)什么是IT項目管理？

　　要想把IT項目順利完成最重要的是什么呢?我們一直認為是有效的項目管理。項目管理包括對人的管理、對項目目標的管理、對項目資源的管理、對項目執(zhí)行流程的管理和對項目度量和監(jiān)督的管理等。因此，項目管理不僅僅是一種技術(shù)，更是完成項目活動的管理過程。真正要做好項目管理，是需要建立起一套項目管理體系。所以，一個IT項目成功需要很多因素，項目過程管理就是其中的重中之重。有組織的項目過程管理將會大大減少錯誤，而且使得復(fù)雜的項目得到更有效的、更有力的開展和執(zhí)行。

　　(2)什么是IT項目管理工具？

　　由于IT項目管理越來越復(fù)雜，使到IT項目管理有許多令人生畏而且不可避免的挑戰(zhàn)。這時，單純增加人手或利用手工管理已不能解決問題，好消息是有大量管理工具可以應(yīng)對這些挑戰(zhàn)。一個完整的項目管理工具，應(yīng)能用于項目計劃、執(zhí)行過程、項目結(jié)果、文檔和跟蹤等各種項目行為的過程管理，能把項目中所涉及的全部任務(wù)集成起來，并能提供基于項目活動過程的分析、評估和變更的功能。因此，項目管理工具是指利用工具對項目目標、項目計劃、執(zhí)行過程、項目結(jié)果進行的過程管理，目的是為了大大提高項目執(zhí)行的效率、時間、質(zhì)量和覆蓋范圍等。

　　(3)項目管理工具應(yīng)具備的基本功能

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　　項目管理工具應(yīng)能跟蹤項目工作是否按照預(yù)期計劃和進度開展，也可以隨時了解項目計劃的執(zhí)行狀態(tài)，并能對團隊人員的工作績效進行考核，以保障項目活動的順利進行。而日程表主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間。使用日程表能計算出項目的進度計劃，明確每項任務(wù)的主題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評價、以及預(yù)計工期(包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀估計)，還可以明確與其它任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負責人。

　　②進度管理

　　在實際IT項目管理工作中，人工進行進度安排活動顯得極為復(fù)雜。項目管理工具能為進度管理提供廣泛的支持，而且一般是自動化的。例如，工具應(yīng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作出甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對于這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，還應(yīng)要能調(diào)度重復(fù)任務(wù)、制定進度安排任務(wù)的優(yōu)先順序、或進行反向進度安排、確定工作輪班、調(diào)度占用時間、調(diào)度任務(wù)，還要能確定最晚開始或盡早開始時間。

　?、圪Y源管理

　　資源管理是IT項目管理的難點和重點，因此管理工具應(yīng)要能提供一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文本說明。使用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源、設(shè)定資源配置的優(yōu)先標準、或為同一任務(wù)分配各個資源，并能對每項資源的備注和說明。最后，借用項目管理工具應(yīng)能及時顯示并修正不合理的資源配置。

　?、茼椖勘O(jiān)督及跟蹤

　　項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際成本耗用進行跟蹤管理。管理工具應(yīng)能允許用戶確定一個基準計劃，就實際進程及成本與基準計劃里的相應(yīng)部分進行比較。例如進行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。

　?、輬D形化分析與報表工具

　　項目管理工具應(yīng)具有實用的統(tǒng)計功能，可以從各種角度建立圖形化分析統(tǒng)計報表，以便及時掌握項目執(zhí)行情況。因為對于有大量活動事項的IT項目來說，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。同時，好的項目管理工具還必須提供所有相關(guān)信息完整的報表，例如項目全面匯報報表、項目主要階段(里程碑)報表、整個項目的預(yù)算報表、超支情況報表、累計預(yù)算成本、實際成本、進度控制報表等。所有這些報表要能對項目不同結(jié)果進行分析和比較，并能幫助項目成員判斷項目的當前狀態(tài)。

　　三、IT項目管理工具的選擇與考察

　　面對市場上眾多的商品化項目管理工具，對項目管理工具的選擇和考察就成了一個比較重要的問題。我們在考慮選用項目管理工具的時候，建議從以下幾個方面進行權(quán)衡和選擇：

　　(1)功能考慮

　　功能當然是我們最關(guān)注的內(nèi)容，選擇一個項目管理工具首先就是看它提供的功能。當然，這并不是說工具提供的功能越多就越好。在實際的選擇過程中，適用才是根本?！板X要花在刀刃上”，為不需要的功能花費金錢不是明智的行為。事實上，目前市面上同類的項目管理軟件工具之間的基本功能都是大同小異，只不過是有不同的側(cè)重點。

　　(2)能否與現(xiàn)有的項目管理模式保持一致

　　項目管理工具引入的目的是使項目管理自動化，引入工具需要考慮工具引入后能否與現(xiàn)有的項目管理模式保持一致性。也就是說，對項目工具的選擇必須有一個全盤的考慮，要考慮到公司的實際情況，要避免盲目引入項目管理工具。因為并不是每種項目工具都適合公司目前的實際管理情況，如果懷著美好的愿望花了不小的代價引入項目管理工具，卻發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)有的項目管理模式不一致，結(jié)果項目工具成了擺設(shè)，這不僅僅是浪費了資金，還會對項目進度產(chǎn)生嚴重影響。

　　(3)是否具備人力管理功能

　　項目管理工具是否具有人力資源管理功能也是選擇和考察的重點之一。也就是說，要能根據(jù)人員的分工和職能不同劃分嚴格的權(quán)限，從而明確項目任務(wù)以保證項目執(zhí)行的質(zhì)量。如項目人員的績效考核、人員的技術(shù)定位、人員激勵等。另外，項目管理工具應(yīng)能有效處理人力資源不足的問題，應(yīng)要能協(xié)調(diào)和運用任何人力資源，而不管它們在什么地方。對于那些跨越一個或更多場所或團隊的項目來說，還應(yīng)該包括能對不同區(qū)域場所和不同團隊的進行協(xié)調(diào)和調(diào)配。