佛山市現(xiàn)行文件查詢中心是市信息辦和市檔案局?jǐn)y手合作共建的政務(wù)信息資源庫和開放查閱的平臺(tái)。該中心于2003年11月立項(xiàng)，在市委、市政府的關(guān)心下，在省信息部門和檔案部門的指導(dǎo)下，在珠海泰坦軟件公司的技術(shù)支持下，經(jīng)過5 個(gè)多月的緊張建設(shè)，于2004年4月28日正式開通，投入使用。至2005年1月底止，該中心數(shù)據(jù)庫已有政務(wù)文件5.4萬份，其中開放上網(wǎng)1.5萬份，上網(wǎng)查閱人次達(dá)3.7萬，查閱文件達(dá)5.5萬份。10個(gè)多月的使用情況表明，該中心已成為我市政務(wù)公開的重要窗口和市黨政部門以及公營(yíng)機(jī)構(gòu)的電子文件中央數(shù)據(jù)庫。其建設(shè)和實(shí)效多次受到國(guó)家、省有關(guān)部門、專家和市委、市政府、市紀(jì)委的充分肯定，受到廣大公眾的歡迎。
　　
　　一、創(chuàng)新思維，以信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)資源的有效管理和公開利用
         從1998起，中共佛山市委、市政府響應(yīng)國(guó)家、省提出的“政府信息化先行，帶動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化全面發(fā)展”的號(hào)召，確立以電子政務(wù)推動(dòng)社會(huì)信息化管理作為我市信息化建設(shè)的切入點(diǎn)。近年來，我市電子政務(wù)建設(shè)得到迅猛發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用已滲透到黨政機(jī)關(guān)政務(wù)活動(dòng)和社會(huì)服務(wù)領(lǐng)域。2002年佛山市率先被列為“廣東省信息化建設(shè)試點(diǎn)城市和中國(guó)電子政務(wù)應(yīng)用示范工程”試點(diǎn)，2002年12月26日佛山市政務(wù)專網(wǎng)平臺(tái)隆重開通，標(biāo)志著佛山市建成了上聯(lián)省、橫聯(lián)市直各單位、下聯(lián)各區(qū)、鎮(zhèn)（街道）的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了安全可靠的電子公文的接收、發(fā)送和查詢。至2003年底，通過電子交換系統(tǒng)收發(fā)電子公文的市直黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)群體、民主黨派等單位已達(dá)109家。在這種電子政務(wù)環(huán)境下，有三點(diǎn)情況引起了我市信息管理部門和檔案管理部門的思考。
    一是政務(wù)文件檔案是一種原生的、獨(dú)有的和無可替代的信息資源。電子政務(wù)產(chǎn)生了大量的電子文件，如果長(zhǎng)期分散儲(chǔ)存在機(jī)關(guān)各部門，將面臨安全性問題。實(shí)行集中儲(chǔ)存，不失為解決分散儲(chǔ)存帶來的潛在問題的較好方法之一。
    二是我市大量的電子文件都是正在實(shí)施的、現(xiàn)行的、社會(huì)公眾急切需求的政務(wù)信息，需要整合為一個(gè)利民、親民、便民的、具有權(quán)威性、嚴(yán)謹(jǐn)性的、數(shù)據(jù)量大的、統(tǒng)一的政務(wù)文件發(fā)布平臺(tái)和公共政務(wù)資源數(shù)據(jù)庫，供社會(huì)公眾查詢利用，從而建立起高效、快捷、準(zhǔn)確的、溝通黨政機(jī)關(guān)與公眾之間的橋梁。
    三是及時(shí)將電子文件歸檔管理是檔案管理部門的法定職能，也是近年以來中辦、國(guó)辦及中央有關(guān)部門多次強(qiáng)調(diào)的重要政務(wù)工作。
       基于以上三點(diǎn)考慮，市信息辦和市檔案局認(rèn)為，建立全市性的現(xiàn)行文件查詢平臺(tái)是十分迫切的，既是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，也是政府轉(zhuǎn)變職能、建立“陽光政府”、促進(jìn)政務(wù)公開、更好地為民、便民、利民的重要舉措，是順應(yīng)民心的，是踐行“三個(gè)代表”重要思想和求真務(wù)實(shí)地工作的重要體現(xiàn)。同時(shí)，市信息辦和市檔案局認(rèn)為建立這個(gè)平臺(tái)的客觀條件已經(jīng)具備：一是市直電子公文交換系統(tǒng)建成已運(yùn)行了一段時(shí)間，實(shí)行了統(tǒng)一的電子公文格式等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；二是國(guó)家、省近年相繼出臺(tái)了有關(guān)電子公文管理和利用的行政管理和技術(shù)管理規(guī)范；三是近年國(guó)內(nèi)研發(fā)的組件技術(shù)等信息系統(tǒng)技術(shù)可以有效地支持本項(xiàng)目的建設(shè)。因此，利用信息技術(shù)，進(jìn)行政務(wù)資源整合，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)文件檔案的有效管理功能和面向公眾的社會(huì)服務(wù)功能這一思路是可行的。
    
　　二、突破難點(diǎn)，重點(diǎn)解決電子政務(wù)資源安全的存儲(chǔ)和開放
   （一）三大核心構(gòu)件
　　從整個(gè)系統(tǒng)而言，佛山市現(xiàn)行文件查詢中心由：現(xiàn)行文件網(wǎng)上Web查詢、數(shù)據(jù)移交接收、現(xiàn)行文件管理三大部分組成：
　　現(xiàn)行文件網(wǎng)上Web查詢系統(tǒng)，以B/S的模式，掛接到佛山市現(xiàn)行文件查詢中心(www.wj.foshan.gov.cn)以供公眾用戶快速、方便的查詢公開現(xiàn)行文件信息。我們提供簡(jiǎn)單實(shí)用的多種檢索辦法：①點(diǎn)擊組織機(jī)構(gòu)，可查詢?cè)摬块T的相關(guān)公開文件；②點(diǎn)擊主題詞，可查詢包含該主題詞的所有公開文件；③為提高檢索速度和準(zhǔn)確率，還提供組織機(jī)構(gòu)和主題詞的聯(lián)合檢索；④輸入檢索內(nèi)容，可自動(dòng)進(jìn)行模糊匹配檢索；⑤提供全文檢索功能。文件列表框出現(xiàn)后，點(diǎn)擊該標(biāo)題可瀏覽全文，并提供該文件的下載、打印服務(wù)。我們還提供了電子文件的形成單位即佛山市黨政機(jī)關(guān)部門和公營(yíng)機(jī)構(gòu)的各個(gè)網(wǎng)站。公眾點(diǎn)擊這些網(wǎng)站，可了解該部門更多的動(dòng)態(tài)政務(wù)信息。
　　數(shù)據(jù)移交接收系統(tǒng)分為在線移交和離線移交兩種,以在市直機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化交換平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)在線移交為主，離線移交為輔。通過密鑰，確定基層單位信息管理員或檔案員身份，使用離線數(shù)據(jù)包生成工具，轉(zhuǎn)出的文件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫。而在線移交，是通過電子公文交換平臺(tái)，把由各單位OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫，實(shí)行由電子政務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的、正在實(shí)施的電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一的接收。
　　現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接收到的電子文件的規(guī)范化管理，主要包括文件驗(yàn)證、接收、著錄、檢索、用戶管理、密匙分配、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等功能, 建立安全、完善的數(shù)據(jù)傳輸保障體系。
   （二）實(shí)現(xiàn)兩大功能
    佛山市現(xiàn)行文件查詢中心主要實(shí)現(xiàn)了兩大功能：黨政機(jī)關(guān)電子政務(wù)文件檔案的有效管理功能和面向公眾的社會(huì)服務(wù)功能。在前一方面，通過佛山市現(xiàn)行文件查詢中心，實(shí)現(xiàn)了對(duì)全市黨政機(jī)關(guān)和公營(yíng)機(jī)構(gòu)的電子政務(wù)文件的集中管理，保證電子政務(wù)資源完整、安全地保存。在后一方面，一是突破了時(shí)間和區(qū)域限制，公眾隨時(shí)隨地，足不出戶，在互聯(lián)網(wǎng)上盡攬佛山市全面、權(quán)威、規(guī)范的、原汁原味的現(xiàn)行文件，從而為佛山市黨政機(jī)關(guān)與市內(nèi)市外公眾架起政務(wù)信息互動(dòng)的橋梁；二是查詢、檢索手段多樣化，以點(diǎn)擊檢索為主，文字輸入為輔，達(dá)到電子政務(wù)信息利用的利民、親民、便民的效果。
   （三）體現(xiàn)六大特點(diǎn)
    與國(guó)內(nèi)相關(guān)電子政務(wù)資源管理和開放系統(tǒng)來比較，在技術(shù)和效能上，佛山市現(xiàn)行文件查詢中心體現(xiàn)了以下6個(gè)特點(diǎn)：
     1．技術(shù)領(lǐng)先性：實(shí)現(xiàn)文件檔案管理與電子政務(wù)辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）及文件交換平臺(tái)的無縫連接，可以實(shí)現(xiàn)文件資料的實(shí)時(shí)移交歸檔，數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，保證電子文檔數(shù)據(jù)的持續(xù)增長(zhǎng)；充分利用政府電子政務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)資源，無縫銜接，一次著錄，重復(fù)使用，不斷降低用戶勞動(dòng)強(qiáng)度，在不增加用戶工作量的基礎(chǔ)上，降低數(shù)據(jù)輾轉(zhuǎn)產(chǎn)生的失誤率，保證電子文檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確持續(xù)增長(zhǎng)。
    2．實(shí)用性：具有強(qiáng)大的檢索功能提供多種檢索查詢功能，免錄入查詢；按關(guān)鍵詞查詢、機(jī)構(gòu)查詢、條目查詢、結(jié)合TRS技術(shù)全文檢索、模糊查詢、綜合檢索等。該系統(tǒng)不僅能準(zhǔn)確查詢?nèi)?，而且可以提供電子文檔網(wǎng)上全文檢索、下載、打印服務(wù)。
    3．?dāng)?shù)據(jù)量大：迄今現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫已存文件5多萬份，上網(wǎng)開放發(fā)布文件1、4多份，是目前國(guó)內(nèi)省級(jí)以下數(shù)據(jù)量最大的電子全文數(shù)據(jù)庫。涉及市委、市政府以及市直各個(gè)單位。公眾性、民生性、非泄密的現(xiàn)行文件基本上都可在公網(wǎng)上開放發(fā)布。
    4．安全性：為確保內(nèi)外網(wǎng)平臺(tái)的安全，確保電子文件的有效性和真實(shí)性，采用了國(guó)產(chǎn)防火墻和多層密碼驗(yàn)證的方法，采用密匙和密碼；把BS與CS有機(jī)結(jié)合。整個(gè)系統(tǒng)大部分采用標(biāo)準(zhǔn)的WEB 技術(shù)，具備了很好的移動(dòng)性，確保不同的使用者都能以最佳的方式來使用所需的系統(tǒng)，普通使用者只需要使用瀏覽器就可以在任何地方通過身份權(quán)限確認(rèn)后就可以進(jìn)行相關(guān)操作，極大的發(fā)揮了BS結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)對(duì)邏輯運(yùn)算要求和復(fù)雜程度較高的模式全部采用CS設(shè)計(jì)，極大地發(fā)揮CS的優(yōu)點(diǎn)，大大提高了系統(tǒng)的安全性和性能指標(biāo)。
    5．開放性和可擴(kuò)展性：支持標(biāo)準(zhǔn)XML、TXT、DBF等數(shù)據(jù)交換格式，可實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)交換，同時(shí)能夠提供給現(xiàn)用的其它應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，為今后數(shù)據(jù)庫的擴(kuò)展和利用打下基礎(chǔ)；該系統(tǒng)采用先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想和方法，使各個(gè)功能模塊組件化，各個(gè)獨(dú)立的模塊可以單獨(dú)存在。整個(gè)軟件易于拆分、組裝。大大的減少系統(tǒng)升級(jí)的成本，同時(shí)通過各個(gè)獨(dú)立模塊的組件接口，很容易實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的掛接。
    6．規(guī)范性：嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)內(nèi)、國(guó)際有關(guān)電子文件管理的規(guī)范要求。
    （四）解決四大難點(diǎn)
    1、數(shù)據(jù)集中安全存儲(chǔ)。據(jù)測(cè)算，電子文件的使用高峰期一般為自形成日起約3—5年。存儲(chǔ)在各單位的電子文件很容易流失，其帶來的后果是極其嚴(yán)重的。所以，將存儲(chǔ)在各單位的電子文件集中存儲(chǔ)起來，為它們提供了安全的存儲(chǔ)空間，為數(shù)據(jù)利用提供了基礎(chǔ)。
    2、自動(dòng)完成電子文檔完整性、真實(shí)性、有效性的技術(shù)保障；根據(jù)電子文件管理相關(guān)規(guī)范，采用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，完成數(shù)據(jù)完整性、真實(shí)性、有效性檢測(cè)，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。
    3、信息元數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集；文件的題名、責(zé)任者、時(shí)間、大小等元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，保證數(shù)據(jù)的原始性，使得文件信息的采集工作可以實(shí)現(xiàn)完全的自動(dòng)化，確保信息的采集效率。
    4、解決大數(shù)據(jù)量安全存儲(chǔ)和高效快速檢索之間的矛盾。按照不同的業(yè)務(wù)表或模板進(jìn)行分表存儲(chǔ)，提供一套中心庫和業(yè)務(wù)表之間的解析和通訊機(jī)制，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上為客戶提供快捷方便的檢索服務(wù)。
    5、解決信息保密與信息公開之間的矛盾。文件成文單位完成信息是否公開的一次鑒定，檔案部門完成二次鑒定，嚴(yán)格把關(guān)，并將文件公開的情況反饋成文單位，做到該公開的文件就上互聯(lián)網(wǎng)公開使用，不該公開的由市現(xiàn)行文件查詢中心管理內(nèi)部利用。所有文件均保持在線同步。

　　三、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善
    佛山市現(xiàn)行文件查詢中心現(xiàn)已成為佛山電子政務(wù)公開的重要平臺(tái)，為我市通過電子政務(wù)系統(tǒng)推動(dòng)“政務(wù)公開樹立了新的模式。通過佛山市現(xiàn)行文件查詢中心的建設(shè)和使用，市信息辦和市檔案局不僅達(dá)到了投入少、見效快的目的，更重要的是積累了建立電子政務(wù)資源管理和開放利用的以下經(jīng)驗(yàn)：
    （一）電子文件（檔案）中心是電子政務(wù)信息的重要資源庫，是電子政務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，是構(gòu)成電子政務(wù)信息流的
必然環(huán)節(jié)，是保證政務(wù)信息資源存儲(chǔ)和利用的基礎(chǔ)。
    （二）電子文件（檔案）中心的建設(shè)必須堅(jiān)持為黨政機(jī)關(guān)、為社會(huì)公眾服務(wù)的宗旨，必須根據(jù)當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展水平，統(tǒng)一規(guī)劃，采取小步快步的方式逐步推進(jìn)。首先，在基本達(dá)到電子文件歸檔管理要求的基礎(chǔ)上，保證產(chǎn)生的政務(wù)資源完整、安全地保存和方便、快捷地利用；其次，以自動(dòng)化技術(shù)控制電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性，獲取電子文件管理元數(shù)據(jù)，保證政務(wù)信息質(zhì)量；第三，逐步進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)成統(tǒng)一的信息產(chǎn)生、加工、存儲(chǔ)和利用流程；第四、逐步完成信息利用從單向被動(dòng)向雙向主動(dòng)的過度，優(yōu)化政務(wù)信息資源利用體系。
    （三）在電子政務(wù)發(fā)展過程中信息化工作管理部門與信息資源部門要加強(qiáng)密切協(xié)作，互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)，才能有所作為。例如，在建設(shè)我市現(xiàn)行文件查詢中心過程中，市信息辦發(fā)揮了網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、工程管理和技術(shù)支持的作用，市檔案部門則發(fā)揮其檔案資源及其網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)規(guī)范的優(yōu)勢(shì)，雙方密切合作，從而取得以最少投入產(chǎn)生最大的實(shí)效。
    （四）控制運(yùn)行成本和簡(jiǎn)化系統(tǒng)使用方式，降低使用難度，才能保障系統(tǒng)持續(xù)有效運(yùn)行。一個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行成本是決定該系統(tǒng)是否能夠長(zhǎng)期運(yùn)行的決定因素之一。在建設(shè)我市現(xiàn)行文件查詢中心過程中，為了控制系統(tǒng)的運(yùn)行成本，一是提高系統(tǒng)運(yùn)行的自動(dòng)化程度，二是將系統(tǒng)文檔信息收集采集工作與各單位文檔管理工作結(jié)合起來，使得系統(tǒng)運(yùn)行過程中耗用最大人力、時(shí)間、費(fèi)用最大的信息采集工作由信息提供者完成了，但同時(shí)并未給他們帶來額外的負(fù)擔(dān)。針對(duì)文檔管理等信息采集人員和公眾的計(jì)算機(jī)水平參差不齊，我們采取了提高系統(tǒng)自動(dòng)化程度的措施，簡(jiǎn)化系統(tǒng)著錄方式，采取了免錄入查詢的方式，降低信息采集工作量和查 詢難度，使得系統(tǒng)能夠在短期內(nèi)能夠得到較快的推廣應(yīng)用和持續(xù)有效運(yùn)行。我市電子政務(wù)資源的管理和利用雖然取得初步的實(shí)效，但仍有大量的技術(shù)和行政管理等方面的工作需要進(jìn)一步完善。市現(xiàn)行文件查詢中心下一步將擴(kuò)充信息資源量，實(shí)現(xiàn)市屬各區(qū)現(xiàn)行政務(wù)文件的接收、信息整合、集中平臺(tái)利用和資源共享，提高系統(tǒng)的易用性、穩(wěn)定性、安全性和兼容性，統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范，增加元數(shù)據(jù)管理，完善接收、整理和查詢的功能。