電子政務(wù)建設(shè)實(shí)質(zhì)上是與行政管理體制改革相互促進(jìn)、不斷完善、循序漸進(jìn)的一個發(fā)展過程，也是不斷提高為民服務(wù)能力和水平的重要舉措。在推進(jìn)信息化工作、應(yīng)用OA系統(tǒng)的過程中，廈門市政府辦公廳逐漸發(fā)現(xiàn)一些深層次的問題，也發(fā)現(xiàn)在觀念、思路、工作方式上有不少不適應(yīng)各方面要求、需要努力改善的地方。除了研究原OA系統(tǒng)存在的問題，找出原因，也從老工作思維中跳出來，解決新形勢下出現(xiàn)的新問題，發(fā)掘新需求，規(guī)劃出計劃中的新OA系統(tǒng)建設(shè)重點(diǎn)。廈門市政府辦公廳果斷放棄舊的OA系統(tǒng)，上線新的OA系統(tǒng)。 

　　舊結(jié)構(gòu)不合新需要 

　　廈門市政府在辦公自動化不斷應(yīng)用和推廣過程中，就碰到了不少的問題，如“工作方式慣性”、“信息鴻溝”、“知識分布不均勻”、“應(yīng)用水平低”、“技術(shù)跟不上”等，因此幾年前的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足廈門市政府現(xiàn)代化辦公需求，逐漸暴露出一些問題。這些局限和原購于北京開思的OA系統(tǒng)有很大關(guān)系。當(dāng)時開思OA軟件采用的是Client／Server(客戶機(jī)／服務(wù)器)結(jié)構(gòu)。此結(jié)構(gòu)把數(shù)據(jù)庫內(nèi)容放在遠(yuǎn)程的服務(wù)器上，而在客戶機(jī)上必須安裝相應(yīng)軟件。這種結(jié)構(gòu)的程序是針對性開發(fā)，變更不夠靈活，維護(hù)和管理的難度較大。通常只局限于小型局域網(wǎng)，不利于擴(kuò)展。 

　　2002年后開思軟件由于自身經(jīng)營問題，企業(yè)經(jīng)營體制發(fā)生重大改變，使它在全國市場的售后服務(wù)難于到位，技術(shù)無法及時更新改進(jìn)。這也促使廈門市政府辦公廳起了更換系統(tǒng)的念頭。 

　　同時，基于Web系統(tǒng)、采用最新的B/S結(jié)構(gòu)的第三代協(xié)同OA開始興起，比原有C/S模式的OA，界面更加美觀，操作更加簡便，數(shù)據(jù)交互性能有較大的提升，可維護(hù)性強(qiáng)，可靠性、穩(wěn)定性高。2006年1月，廈門市政府辦公廳果斷停止使用了原購于北京開思的OA系統(tǒng)。而采用B/S架構(gòu)的開發(fā)商合強(qiáng)，得到了廈門市政府辦公廳的認(rèn)同。 

　　落實(shí)責(zé)任提高效率 

　　建立一個靈活的工作流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的過程中，提供了更加完備的監(jiān)督和控制功能，在文件的流轉(zhuǎn)過程中，管理者可以隨時了解文件的當(dāng)前狀態(tài)，并及時反饋給當(dāng)前處理人，甚至更改各種不正常的狀態(tài)，使各個部門、人員之間真正達(dá)到協(xié)同辦公的目的以及對過程的控制和監(jiān)督；并且有實(shí)時的功能，為用戶提供完備的權(quán)利授予與收回功能，用戶可以在自己無法參與辦公的時候，將自己的權(quán)利授予他人暫時執(zhí)行，并可以隨時收回自己的權(quán)利，將各種人為的隱患降到最低。 

　　為避免以前一些辦事推諉的弊端，辦文中增加了“辦文責(zé)任人”及“辦文督察”等功能，有效提高了辦事效率。本市來文，由文電處發(fā)主辦處室，由主辦處室處長確定辦文責(zé)任人；上級機(jī)關(guān)來文由文電處送廳領(lǐng)導(dǎo)批辦，市領(lǐng)導(dǎo)提出辦理意見，并指定主辦處室，再由主辦處處長確定辦文責(zé)任人。辦文管理中設(shè)置“辦文督查”，設(shè)置具體權(quán)限進(jìn)行辦件查詢統(tǒng)計、辦件追蹤及辦件催辦；可根據(jù)需要查詢統(tǒng)計所有或某處室的辦件、已辦結(jié)件或未辦結(jié)件；根據(jù)不同權(quán)限可對不同范圍進(jìn)行辦件追蹤及辦件催辦，辦件催辦將通過在線短信即時提醒被催辦人。 

　　廈門市政府辦公廳信息處副處長蔣群星說：“最重要的是突破組織邊界、地域邊界，形成了閉環(huán)管理，解決了出現(xiàn)問題時責(zé)任不明晰，推諉扯皮以至于不了了之的情況，科室、部門之間透明度提高，大大提高了市政府的辦公效率,也凸現(xiàn)了勤政為民的陽光形象?！?/p>