近年來(lái)，數(shù)字化浪潮風(fēng)起云涌，通過(guò)電子政務(wù)(E-government)手段，建設(shè)高效、透明、親民的治理，已成為各國(guó)政府的共識(shí)。就某種意義而言，電子政務(wù)的建設(shè)和使用情況，已成為衡量政府行政能力和現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)尺。放眼各國(guó)電子政務(wù)建設(shè)，如何經(jīng)濟(jì)、高效地將海量紙質(zhì)歷史檔案和日常行政過(guò)程中不斷產(chǎn)生的大量紙質(zhì)文檔電子化，是電子政務(wù)建設(shè)直面的挑戰(zhàn)。“工欲善其事，必先利其器”，美國(guó)科羅拉多州Timnath鎮(zhèn)以惠普(HP)平板文檔掃描儀HP Scanjet N9120經(jīng)濟(jì)高效地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔電子化的經(jīng)驗(yàn)，提供了可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

　　從Timnath鎮(zhèn)看政府文檔電子化的挑戰(zhàn)

　　盡管Timnath只是一個(gè)人口400多的小鎮(zhèn)，但從中還是可以管窺政府文檔電子化的挑戰(zhàn)。

　　政府部門(mén)幾乎每天都產(chǎn)生大量紙質(zhì)文檔。Timnath鎮(zhèn)的文員Milissa McGuire形象地描述了這一場(chǎng)景，“當(dāng)我走進(jìn)辦公室的時(shí)候，文件到處都是。還有大量記錄表都儲(chǔ)存在地下室的盒子里，而且這些文件仍然都是紙質(zhì)的。”政府需電子化的文檔介質(zhì)類(lèi)型和尺寸都多種多樣，既有信封大小的函件，也有尺寸超大的地圖等。年代比較久遠(yuǎn)的文件，往往都裝訂成冊(cè)，還有不少陳年的文檔，使用很薄、半透明的紙張。這都給其電子化帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。

　　由于Timnath鎮(zhèn)最初選購(gòu)的掃描儀沒(méi)有充分考慮政府部門(mén)文檔電子化的多重挑戰(zhàn)，產(chǎn)生了掃描效率和質(zhì)量低下等問(wèn)題。這些問(wèn)題主要出在尺寸超大、輕薄紙張和裝訂成冊(cè)的文檔上。對(duì)上述文檔電子化時(shí)，工作人員首先要用復(fù)印機(jī)將其復(fù)印到普通介質(zhì)上，然后再掃描復(fù)印件。復(fù)印工序不僅增加了成本，降低了效率，而且由于經(jīng)過(guò)兩次拷貝，最終獲得的電子文檔質(zhì)量很差，難以滿(mǎn)足需要。因此，Timnath鎮(zhèn)迫切需要一款功能更全、效率更高、物美價(jià)廉的掃描儀來(lái)提升文檔電子化效率和質(zhì)量，樹(shù)立更好的政府形象。

　　多面手HP Scanjet N9120化繁為簡(jiǎn)立大功

　　Timnath鎮(zhèn)決定購(gòu)置惠普平板文檔掃描儀HP Scanjet N9120作為L(zhǎng)aserfiche?的配套設(shè)備。事實(shí)證明，這是一個(gè)非常英明的決策?！艾F(xiàn)在，客戶(hù)使用一臺(tái)掃描儀就能滿(mǎn)足所有需求，縮短了工作時(shí)間，提升了效率?！睘門(mén)imnath鎮(zhèn)配置Laserfiche?的S Corporation公司總裁Phil Landreth如此講述N9120帶來(lái)的好處。

　　作為一款A(yù)3幅面平板掃描儀，N9120不僅能輕松應(yīng)對(duì)以前最頭疼的大尺寸、印在薄紙和裝訂成冊(cè)的文檔掃描，其高達(dá)每分鐘50頁(yè)/100頁(yè)面的饋紙式掃描也大大提高了標(biāo)準(zhǔn)介質(zhì)文檔的掃描效率。Timnath鎮(zhèn)現(xiàn)在一般用一個(gè)小時(shí)左右的時(shí)間就可完成以往一周的掃描工作。

　　文員McGuire對(duì)N9120無(wú)人值守的高速掃描深有體會(huì)。“現(xiàn)在掃描確實(shí)很快。我把一大疊紙張放在自動(dòng)進(jìn)紙器里，轉(zhuǎn)身去接電話(huà)，收信息，回過(guò)頭來(lái)，掃描已完成了?！?她還對(duì)N9120的200頁(yè)自動(dòng)進(jìn)紙器贊賞有加，“這一點(diǎn)非常實(shí)用，現(xiàn)在掃描非常厚的長(zhǎng)篇論文時(shí)，我不用再像以前那樣把它分成兩三個(gè)部分，而是可以把整疊紙一次放在自動(dòng)進(jìn)紙器里，掃描不用中斷?！彼械膾呙瓒纪ㄟ^(guò)與N9120配套提供的Kofax VirtualReScan專(zhuān)業(yè)版軟件自動(dòng)運(yùn)行，它自動(dòng)糾斜，并自動(dòng)檢測(cè)頁(yè)面尺寸，保證掃描的文檔與原件大小相同。

　　惠普隨機(jī)附帶的ISIS，TWAIN，WIA等驅(qū)動(dòng)程序能與大多數(shù)應(yīng)用軟件相兼容，無(wú)縫整合諸如Timnath鎮(zhèn)使用的Laserfiche?等第三方管理軟件，這更讓HP Scanjet N9120如虎添翼。隨機(jī)自帶 IRIS Readiris? Pro OCR 軟件可以將掃描文字圖片轉(zhuǎn)換成可編輯文檔，并且能夠以多種形式保存。結(jié)合最新版本的HP 智能文檔掃描軟件(Smart Document Scan)，用戶(hù)輕按掃描儀面板按鈕即可訪(fǎng)問(wèn)預(yù)設(shè)的掃描配置文件。此外，Timnath鎮(zhèn)對(duì)HP Scanjet N9120的節(jié)能性也頗為稱(chēng)道。他們表示，N9120符合能源之星?標(biāo)準(zhǔn)，與科羅拉多州的節(jié)能形象步調(diào)一致。

　　展望未來(lái)，McGuire 表示，市里可能會(huì)很快將Laserfiche?解決方案推廣到其他部門(mén)。作為L(zhǎng)aserfiche的好搭檔，HP Scanjet N9120以其諸多優(yōu)勢(shì)，將是紙質(zhì)文檔電子化處理設(shè)備的不二之選。放寬觀(guān)察的視界，相信，不僅對(duì)于Timnath鎮(zhèn)，而且對(duì)于所有面對(duì)文檔電子化挑戰(zhàn)的政府部門(mén)，多才多藝的HP Scanjet N9120都是一個(gè)能化繁為簡(jiǎn)的上佳之選。