編者按：今年是檔案系統(tǒng)貫徹踐行習近平同志關于檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化重要論述20周年。為全面推進檔案工作現(xiàn)代化先行，有效解決人民日益增長的檔案利用需求與數(shù)智時代民生檔案服務供給之間的矛盾，湖州市檔案館聚焦“大走訪大調(diào)研大服務大解難”活動，圍繞健全完善以人民為中心的檔案資源和利用體系，探索開展“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理調(diào)研，提出對策建議，打造民生檔案治理的“湖州樣本”。

　　背景意義

　　“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理是“堅持以人民為中心”的發(fā)展思想的必然要求,是深入貫徹黨的二十大精神，回應民生訴求、保障民眾利益、增進民生福祉的重要舉措，是貫徹落實習近平總書記對檔案工作“四個好”“兩個服務”重要批示精神的具體體現(xiàn)，是主動服務“數(shù)字政府”建設、探索長三角一體化檔案合作發(fā)展的創(chuàng)新實踐，是融入中心工作、打造“實干爭先”標志性成果、助力幸福新湖州建設的重要舉措，把檔案數(shù)字化、一體化、現(xiàn)代化貫穿到人的全生命周期，推動民生檔案公共服務均等化，不斷提升人民群眾獲得感、幸福感、安全感。

　　主要做法

　　湖州市檔案館依托“全國示范數(shù)字檔案館”基礎，鞏固省級民生檔案資源整合利用試點成果，推進“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理，探索建立“1+7+N”（“1”即市檔案館數(shù)據(jù)資源中心，“7”為出生、教育、置業(yè)、婚姻、就醫(yī)、養(yǎng)老、身后等7個人生階段的涉民單位數(shù)據(jù)分中心，“Ｎ”為基于“人的全生命周期”檔案數(shù)據(jù)的應用場景）的工作體系，推動“人的全生命周期”檔案數(shù)字化管理走深走實。

　　摸清底數(shù)，構建“一端收集”圖網(wǎng)。成立民生檔案數(shù)字化歸集利用工作領導小組，圍繞“人的全生命周期”檔案資源歸集，繪好一張市域民生檔案分布圖。聚焦“應歸盡歸，應收盡收”目標，重點對接衛(wèi)健、民政、教育、公積金、人社、醫(yī)保、自規(guī)等7個涉民單位，解決婚姻、不動產(chǎn)、社保、公積金、土地確權等重點民生電子檔案進館難題。截至目前，館藏民生檔案57.29萬卷，數(shù)字化率達100%。對保存在館外的民生檔案通過上門指導和跟蹤服務，推動殯葬檔案和學籍檔案部分完成數(shù)字化。依托“電子文件單套歸檔與電子檔案單套管理”國家級試點成果，探索構建存量數(shù)字化與增量電子化并重的數(shù)字檔案資源體系。

　　先行先試，打造“一鍵歸檔”通道。聚焦“歸什么”“在哪歸”“怎么歸”問題，依托全省“浙里數(shù)字檔案”重大應用試點——“湖州市域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺”（以下簡稱“市域一體化平臺”），圍繞“收、管、用、治”業(yè)務切口，開發(fā)了“檔案掛接、四性檢測、歸檔整理、開放鑒定、移交進館審批”等在線檔案管理功能，在全省率先打通了涉民單位的數(shù)字化歸集通道。同時，開發(fā)統(tǒng)一歸檔接口標準的“電子歸檔預審”組件，率先在全省上線使用。截至目前，已在線歸集出生醫(yī)學證明等“人的全生命周期”檔案6.3萬件，數(shù)據(jù)量達80GB。

　　服務升溫，推進“一網(wǎng)通辦”建設。為滿足群眾“最多跑一次”要求，積極構建“一網(wǎng)一端”共享服務體系。搭建“湖州市檔案利用專網(wǎng)”，實現(xiàn)全市各級綜合檔案館數(shù)字資源共享利用。開發(fā)手機端應用，上線“網(wǎng)上查檔大廳”，在浙政釘上架“湖檔直通車”，初步實現(xiàn)機關內(nèi)部線上查、部門單位協(xié)同查、基層站點就近查和群眾查檔“掌上辦、馬上查”。據(jù)統(tǒng)計，市本級民生檔案查檔量占全年總量的70%以上，年均到館查檔利用者2000余人次，檔案調(diào)閱量超萬卷（件），“一網(wǎng)通辦”查檔利用率不斷提升。

　　安全保障，提升“一屏監(jiān)管”水平。將館內(nèi)重要檔案數(shù)據(jù)全部納入“湖州市數(shù)據(jù)安全檢測預警及保全平臺”監(jiān)管，同時在“市域一體化平臺”建設檔案智能監(jiān)管應用，推動涉民單位登記備份全覆蓋，初步實現(xiàn)館內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)“一屏監(jiān)管”。此外，依托“浙里檔案監(jiān)管指數(shù)”，建立以檔案四個體系建設為統(tǒng)領的湖州市檔案工作評價指標體系，制定《湖州市檔案館電子檔案利用規(guī)范》等管理制度，有效保障“人的全生命周期”檔案安全管理。

　　問題和挑戰(zhàn)

　　“數(shù)據(jù)煙囪”導致歸集共享難。一是管理主體多?！叭说娜芷凇睓n案被分散保存在市檔案館和不同的涉民部門，尤其是未進館的學籍檔案等，資源分散難以形成集聚效應。二是歸集整合難度大。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)據(jù)呈指數(shù)級增長，大量檔案散存館外導致不完整性和不連續(xù)性。部分檔案未移交進館且數(shù)字化率和數(shù)據(jù)化率未達標等。三是建設共享數(shù)據(jù)庫面臨挑戰(zhàn)。各涉民單位開發(fā)不同的基礎信息數(shù)據(jù)庫，重復建設和數(shù)據(jù)壁壘、信息孤島等問題仍是歸集難點。

　　“系統(tǒng)融合度低”導致查檔利用難。一是系統(tǒng)兼容性問題凸顯。各涉民單位業(yè)務信息平臺分布在不同的網(wǎng)絡環(huán)境，在接口設置、數(shù)據(jù)共享、系統(tǒng)集成等方面存在瓶頸，如學籍、社保、婚姻檔案的應用系統(tǒng)權限設置較為復雜，共享難度較大。二是用戶體驗的滯后性問題。平臺缺少基于大數(shù)據(jù)分析的智能問答、關聯(lián)提示等增值服務，掌上查檔等應用系統(tǒng)還需反復實踐、迭代升級等。

　　“觀念束縛”導致協(xié)同管理難。一是缺乏協(xié)同管理的理念。各單位共享意識不強，在線歸集通道已建立，但存在“高速路建好了、核心數(shù)據(jù)缺失或跑的很少”的情況。同時，部分單位沒有將核心數(shù)據(jù)歸集到檔案室，制約了共享質(zhì)量。二是缺乏協(xié)同機制的建設。在民生檔案管理機制、數(shù)據(jù)共享、標準協(xié)調(diào)等方面，沒有統(tǒng)一的標準和完善的制度體系。

　　“安全風險”制約高質(zhì)量發(fā)展。一是數(shù)據(jù)傳輸、利用過程中存在安全隱患。計算機網(wǎng)絡存在一定的安全漏洞，如木馬病毒、黑客等造成的數(shù)據(jù)篡改、數(shù)據(jù)泄密等問題。二是平臺存在安全風險。作為數(shù)字檔案的存儲設備具有易損壞的特性，且硬件淘汰周期短、軟件更新速度快、維護管理專業(yè)性強，平臺若產(chǎn)生故障將很大程度上影響歸集利用。

　　有關建議

　　牢固樹立“市域共同體”理念。一是凝聚協(xié)同管理共識。各單位要從思想認識上解決“為民建檔、檔為民用”的問題，達成“市域檔案共同體”建設共識，“一盤棋”推進數(shù)字化歸集與利用，確保“人的全生命周期”檔案的完整性和連續(xù)性。二是培養(yǎng)開放共享理念。堅決破除本位主義，建立館際之間、館室之間的互聯(lián)互通新機制，建議成立由市檔案館、市大數(shù)據(jù)局、涉民部門共同參與的工作團隊，配備專業(yè)人員，建立工作指標體系，形成上下聯(lián)動、橫向齊動的開放共享工作機制。三是增強全社會意識。加大《檔案法》和檔案工作的宣傳力度，增強群眾共建共享民生檔案資源的積極性，為檔案工作凝聚強大合力。

　　著力建設“高質(zhì)量”數(shù)字資源庫。一是探索建立全市民生檔案數(shù)據(jù)中心。開設“人的全生命周期”檔案專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“收、管、存”基本功能。系統(tǒng)外的數(shù)據(jù)通過人工歸集方式上傳平臺；業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)通過建設“數(shù)據(jù)接引系統(tǒng)”實現(xiàn)批量、實時多源異構數(shù)據(jù)的便捷同步或接入，通過“市域一體化平臺”在線歸集移交。二是統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。制定“人的全生命周期”檔案數(shù)字歸集的標準制度，明確歸集范圍、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存儲、加工標準等，加速部門間的業(yè)務協(xié)同。梳理并開展數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)化工作。三是維護數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過系統(tǒng)匹配完善、數(shù)據(jù)比對碰撞、人工核對修改、專業(yè)軟件檢測等方式進行數(shù)據(jù)校核，形成高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)資源庫。探索“人工+智能”的組合應用，強化數(shù)據(jù)開放審核。

　　全力構建“多維度”平臺體系。一是升級完善“市域一體化平臺”。完善“1+7+Ｎ”的“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理應用框架，由民生檔案主管部門牽頭將市建系統(tǒng)與“市域一體化平臺”徹底打通，真正實現(xiàn)跨區(qū)域跨部門的互聯(lián)互通、共建共享。二是打通政務服務事項“一鍵式”在線歸檔。將浙江政務服務一體化平臺上的民生政務服務事項電子文件通過省檔案交換平臺推送至“市域一體化平臺”進行預歸檔，再通過設置歸檔模塊轉(zhuǎn)換為符合進館要求的電子檔案。三是推出多場景的數(shù)字化利用模式。推廣“湖檔直通車”應用，打通市檔案館與部門、區(qū)縣間的查檔通道，實現(xiàn)全市域互查利用。對接“浙里辦”查檔服務端，加快移動設備檔案互動平臺建設。

　　堅決擰緊“安全感”責任鏈條。一是健全安全管理體系。在“湖州市數(shù)據(jù)安全檢測預警及保全平臺”基礎上，建立健全“一屏監(jiān)管”的檔案安全防范體系，建立完善檔案安全工作機制，提供“統(tǒng)一、實時、智能”的安全服務。二是加強數(shù)據(jù)安全管理。增加安全設備和技術投入，通過電子加密、電子簽章等身份認證技術確保信息傳輸安全。運用“區(qū)塊鏈+數(shù)據(jù)保真”技術確保數(shù)據(jù)安全。三是規(guī)范安全共享流程。完善檔案智能監(jiān)管應用，制定共享利用安全管理制度，實現(xiàn)“任務指派-辦理-反饋-分析”的全流程管理。

　　切實提升“滿意度”服務指數(shù)。一是開展信息推送服務。以微信平臺、浙里辦、浙政釘?shù)容d體開展集中推送服務，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析開展個性化推送服務。二是提升智能化服務。完善“浙里檔案”的“我的檔案一鍵通”“檔案通查出證”等湖州模塊。依托“市域一體化平臺”實現(xiàn)線上“一網(wǎng)通辦”、線下“一門通辦”、推行“一站式服務”。三是建立滿意度評價機制。加強查檔利用跟蹤問效，建立滿意度績效考核，一次查檔一次評價，形成與群眾雙向互動的回應機制。

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