一、采購(gòu)業(yè)務(wù)管理和采購(gòu)管理信息化

　　采購(gòu)業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈上的一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是最基本的活動(dòng)之一。在當(dāng)代人類社會(huì)中，任何國(guó)家、企業(yè)、社團(tuán)、機(jī)構(gòu)、甚至個(gè)人，都離不開采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)的對(duì)象既可以是實(shí)物，如原材料、零部件等，也可以是非實(shí)物，如服務(wù)、知識(shí)、設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、想法、創(chuàng)意等。因此，我們說(shuō)采購(gòu)管理就是一個(gè)組織將要采購(gòu)的對(duì)象經(jīng)過(guò)一系列的安排和行動(dòng)從廣義的供應(yīng)商那里獲取到自己的組織內(nèi)部、同時(shí)對(duì)相應(yīng)伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識(shí)流、服務(wù)流等的全部管理過(guò)程。

　　采購(gòu)管理的信息化源于制造業(yè)，在產(chǎn)品生產(chǎn)的過(guò)程中，物料采購(gòu)的成本所占比例相當(dāng)之高，而且在許多行業(yè)中這種比例是不斷呈上升趨勢(shì)的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國(guó)制造業(yè)的物料采購(gòu)成本占其銷售額的比重從20世紀(jì)40年代的40%增加到60年代的50%、90年代的60%以上，到了21世紀(jì)后，有些企業(yè)的采購(gòu)額竟高達(dá)80%，特別是在最近的能源與原材料價(jià)格不斷上漲的形式下，這種趨勢(shì)更加明顯。為此，采購(gòu)業(yè)務(wù)管理被人們列為獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的根本能力之一。

　　由于采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)國(guó)家、行業(yè)及企業(yè)的重要性，以美國(guó)為代表的歐美國(guó)家還專門設(shè)立了采購(gòu)經(jīng)理人指數(shù)PMI（Purchase Management Index），作為家國(guó)制造業(yè)的體檢表，它除了用來(lái)衡量本國(guó)制造業(yè)在采購(gòu)與生產(chǎn)的主要狀況外，還對(duì)新訂單、商品價(jià)格、存貨、 雇員、訂單交貨、新出口訂單和進(jìn)口等八個(gè)范圍進(jìn)行了表述。2005年4月底，我國(guó)在北京和香港兩地發(fā)布了中國(guó)的采購(gòu)經(jīng)理人指數(shù)PMI，它包括了制造業(yè)和非制造業(yè)采購(gòu)經(jīng)理指數(shù)，并與GDP一同構(gòu)成我國(guó)宏觀經(jīng)濟(jì)的重要指標(biāo)體系。

　　采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的演變是隨著市場(chǎng)的變化和采購(gòu)業(yè)務(wù)需求的不斷發(fā)展而逐漸推進(jìn)的，因此來(lái)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上動(dòng)態(tài)的需求與供給的匹配與平衡，完成供應(yīng)鏈上的加工、制造、批發(fā)、零售等的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)。而采購(gòu)管理信息化的作用就是利用信息技術(shù)、特別是計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)更多的采購(gòu)流程計(jì)算機(jī)化管理和完成采購(gòu)業(yè)務(wù)各層面的優(yōu)化，因此為了適應(yīng)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，采購(gòu)管理信息化也在不斷地完善與發(fā)展，在不同的時(shí)段以不同的方式來(lái)支持采購(gòu)管理業(yè)務(wù)的運(yùn)作，同時(shí)也促進(jìn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)的進(jìn)一步向前發(fā)展。

　　二、采購(gòu)管理信息化的發(fā)展階段與演變過(guò)程

　　采購(gòu)管理信息化的起源是從制造業(yè)開始的，最初是由于物料的供給無(wú)法滿足生產(chǎn)制造的需求而萌發(fā)的，經(jīng)過(guò)不斷地演變與發(fā)展至今，其歷程大致可分為以下五個(gè)階段。

　　1．采購(gòu)管理信息化的第一階段

　　物料需求計(jì)劃MRP階段：從20世紀(jì)60年代期至80 年代初。當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)是處于賣方市場(chǎng)，只要生產(chǎn)出產(chǎn)品就不愁賣不出去，制造業(yè)管理的重心是如何生產(chǎn)出更多的產(chǎn)品，因此采購(gòu)業(yè)務(wù)的主要任務(wù)是如何買到盡量多的物料來(lái)保證完成生產(chǎn)，因?yàn)橹灰I進(jìn)原材料并生產(chǎn)出產(chǎn)品就保證能夠賣出去。該階段是采購(gòu)管理信息化的初始階段，當(dāng)時(shí)MRP是為了解決訂貨點(diǎn)法的不足而產(chǎn)生的，由于MRP運(yùn)算的數(shù)據(jù)量很大，靠手工計(jì)算非常困難，所以隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，MRP得到了快速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，并一直延用至今， 仍然是ERP計(jì)算物料需求的核心部分。MRP結(jié)合了生產(chǎn)訂單對(duì)產(chǎn)品的構(gòu)成進(jìn)行管理，按照產(chǎn)品的BOM展開、并對(duì)照現(xiàn)有庫(kù)存的可用量，利用計(jì)算機(jī)軟件來(lái)計(jì)算物料需求，計(jì)算出某個(gè)訂單什么時(shí)候需要什么物料，實(shí)現(xiàn)對(duì)“何時(shí)購(gòu)買”、“購(gòu)買多少”等進(jìn)行管理。同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)對(duì)倉(cāng)庫(kù)物料的庫(kù)存進(jìn)行記錄，并把采購(gòu)與生產(chǎn)業(yè)務(wù)聯(lián)系在了一起，以及實(shí)現(xiàn)了從采購(gòu)訂單的申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)一直到發(fā)給供應(yīng)商和部分物料接受、入庫(kù)的信息化管理。

　　2．采購(gòu)管理信息化的第二階段

　　制造資源規(guī)劃MRPII階段：從20世紀(jì)80年代至90年代初。由于市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，從賣方市場(chǎng)逐漸轉(zhuǎn)向了買方市場(chǎng)，企業(yè)必須要考慮生產(chǎn)什么才能更好地賣出去，因此采購(gòu)業(yè)務(wù)不再是簡(jiǎn)單的買進(jìn)，而是融入了“采”，首先要精心挑選，然后再“購(gòu)”進(jìn)。在管理“采”與“購(gòu)”的同時(shí)還要考慮在系統(tǒng)內(nèi)管理其他因素，如供應(yīng)商信息、采購(gòu)流程中的財(cái)務(wù)信息，物料質(zhì)量信息等。此時(shí)的采購(gòu)管理信息化上升為MRP II，但它在此階段僅是被那些行業(yè)中的領(lǐng)軍企業(yè)所采用，而在我國(guó)，更是起步較晚。MRP II將與制造相關(guān)的一些業(yè)務(wù)集成在一起，形成一個(gè)以制造為中心的系統(tǒng)整體，提高了生產(chǎn)效率。

　　在采購(gòu)業(yè)務(wù)方面，MRP II除了MRP的管理功能外，還形成了其他幾條采購(gòu)管理信息化主線，如：①實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)商的管理，包括供應(yīng)商的各種相關(guān)信息、記錄了供應(yīng)商在供貨與交付中的表現(xiàn)，如價(jià)格、質(zhì)量、準(zhǔn)時(shí)交貨率三項(xiàng)指標(biāo)；②對(duì)物料交付的整個(gè)接收過(guò)程進(jìn)行管理，根據(jù)原始采購(gòu)訂單上的各項(xiàng)條款，檢查接收的貨物是否一致，并將其入庫(kù)；③倉(cāng)庫(kù)的信息化管理，包括了出入庫(kù)、庫(kù)內(nèi)的盤點(diǎn)、移庫(kù)、庫(kù)存查詢等作業(yè)的信息化管理；④全部采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程的財(cái)務(wù)信息化管理，包括庫(kù)存出入庫(kù)時(shí)在財(cái)務(wù)帳上的體現(xiàn)、固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理、與物料成本相關(guān)的財(cái)務(wù)管理、物料驗(yàn)收后的發(fā)票管理、以及與付款相關(guān)的AP管理等，都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化的管理過(guò)程；⑤物料接受時(shí)的質(zhì)量管理，如果質(zhì)量不合格，則無(wú)法進(jìn)行正式入庫(kù)、生成發(fā)票和入財(cái)務(wù)帳等業(yè)務(wù)；等等。

　　MRP-II的創(chuàng)始人之一，Oliver Wright 曾對(duì)美國(guó)成功運(yùn)用MRP的企業(yè)所獲得的效益進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果表明，企業(yè)實(shí)施MRP-II之后，在采購(gòu)方面取得的效益有：采購(gòu)成本下降了5%、庫(kù)存成本下降0-30%、庫(kù)存水平反映良好（庫(kù)存正確率提高），報(bào)表數(shù)字合理而迅速。