一、采購業(yè)務(wù)管理和采購管理信息化
采購業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈上的一個關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是最基本的活動之一。在當(dāng)代人類社會中，任何國家、企業(yè)、社團、機構(gòu)、甚至個人，都離不開采購活動。采購的對象既可以是實物，如原材料、零部件等，也可以是非實物，如服務(wù)、知識、設(shè)計、標(biāo)準、想法、創(chuàng)意等。因此，我們說采購管理就是一個組織將要采購的對象經(jīng)過一系列的安排和行動從廣義的供應(yīng)商那里獲取到自己的組織內(nèi)部、同時對相應(yīng)伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識流、服務(wù)流等的全部管理過程。
采購管理的信息化源于制造業(yè)，在產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中，物料采購的成本所占比例相當(dāng)之高，而且在許多行業(yè)中這種比例是不斷呈上升趨勢的。據(jù)統(tǒng)計，美國制造業(yè)的物料采購成本占其銷售額的比重從20世紀40年代的40％增加到60年代的50％、90年代的60％以上，到了21世紀后，有些企業(yè)的采購額竟高達80％，特別是在最近的能源與原材料價格不斷上漲的形式下，這種趨勢更加明顯。為此，采購業(yè)務(wù)管理被人們列為獲取競爭優(yōu)勢的根本能力之一。
由于采購業(yè)務(wù)對國家、行業(yè)及企業(yè)的重要性，以美國為代表的歐美國家還專門設(shè)立了采購經(jīng)理人指數(shù)PMI（Purchase Management Index），作為家國制造業(yè)的體檢表，它除了用來衡量本國制造業(yè)在采購與生產(chǎn)的主要狀況外，還對新訂單、商品價格、存貨、 雇員、訂單交貨、新出口訂單和進口等八個范圍進行了表述。2005年4月底，我國在北京和香港兩地發(fā)布了中國的采購經(jīng)理人指數(shù)PMI，它包括了制造業(yè)和非制造業(yè)采購經(jīng)理指數(shù)，并與GDP一同構(gòu)成我國宏觀經(jīng)濟的重要指標(biāo)體系。
采購業(yè)務(wù)管理的演變是隨著市場的變化和采購業(yè)務(wù)需求的不斷發(fā)展而逐漸推進的，因此來實現(xiàn)供應(yīng)鏈上動態(tài)的需求與供給的匹配與平衡，完成供應(yīng)鏈上的加工、制造、批發(fā)、零售等的業(yè)務(wù)運營。而采購管理信息化的作用就是利用信息技術(shù)、特別是計算機軟件技術(shù)來實現(xiàn)更多的采購流程計算機化管理和完成采購業(yè)務(wù)各層面的優(yōu)化，因此為了適應(yīng)采購業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，采購管理信息化也在不斷地完善與發(fā)展，在不同的時段以不同的方式來支持采購管理業(yè)務(wù)的運作，同時也促進了采購業(yè)務(wù)的進一步向前發(fā)展。
二、采購管理信息化的發(fā)展階段與演變過程
采購管理信息化的起源是從制造業(yè)開始的，最初是由于物料的供給無法滿足生產(chǎn)制造的需求而萌發(fā)的，經(jīng)過不斷地演變與發(fā)展至今，其歷程大致可分為以下五個階段。
1.采購管理信息化的第一階段
物料需求計劃MRP階段：從20世紀60年代期至80 年代初。當(dāng)時的市場是處于賣方市場，只要生產(chǎn)出產(chǎn)品就不愁賣不出去，制造業(yè)管理的重心是如何生產(chǎn)出更多的產(chǎn)品，因此采購業(yè)務(wù)的主要任務(wù)是如何買到盡量多的物料來保證完成生產(chǎn)，因為只要買進原材料并生產(chǎn)出產(chǎn)品就保證能夠賣出去。該階段是采購管理信息化的初始階段，當(dāng)時MRP是為了解決訂貨點法的不足而產(chǎn)生的，由于MRP運算的數(shù)據(jù)量很大，靠手工計算非常困難，所以隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，MRP得到了快速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，并一直延用至今， 仍然是ERP計算物料需求的核心部分。MRP結(jié)合了生產(chǎn)訂單對產(chǎn)品的構(gòu)成進行管理，按照產(chǎn)品的BOM展開、并對照現(xiàn)有庫存的可用量，利用計算機軟件來計算物料需求，計算出某個訂單什么時候需要什么物料，實現(xiàn)對“何時購買”、“購買多少”等進行管理。同時還實現(xiàn)了用計算機對倉庫物料的庫存進行記錄，并把采購與生產(chǎn)業(yè)務(wù)聯(lián)系在了一起，以及實現(xiàn)了從采購訂單的申請、審核、批準一直到發(fā)給供應(yīng)商和部分物料接受、入庫的信息化管理。
