據(jù)中國檔案學(xué)會組織的《電子文件管理機(jī)制研究》課題組研究報(bào)告，我國電子文件快速增長，應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴(kuò)大。2007年，接受課題組抽樣調(diào)查的55家中央機(jī)關(guān)及其直屬企事業(yè)單位（以下簡稱“中央單位”）生成的電子文件數(shù)量已經(jīng)占其全部文件數(shù)量的72.7%。

　　電子文件是數(shù)字時(shí)代人類活動的主要記錄，是人類文明的重要載體，電子文件的流失，將威脅中華文明的傳承。電子文件是信息化建設(shè)的產(chǎn)物，電子文件的管理水平制約信息化建設(shè)發(fā)展。

　　但目前我國電子文件管理中存在一些值得重視的問題，主要表現(xiàn)在三方面。一、電子文件流失現(xiàn)象比較普遍，已經(jīng)開始危及國家歷史和民族記憶的延續(xù)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在接受調(diào)查的中央單位中，42.2%的電子文件沒有以任何方式有效保存。74.4%的單位沒有采用任何措施存留數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、網(wǎng)頁文件等類型的電子文件。一些留存下來的電子文件因管理不善而無法讀取。過去三年間，已有22.5%的中央單位不同程度地出現(xiàn)過電子文件不可讀現(xiàn)象。二、電子文件功能效力不完整，嚴(yán)重?fù)p害包括黨政機(jī)關(guān)在內(nèi)的各種社會組織以及公民相關(guān)社會活動的有效性。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因?yàn)橄嚓P(guān)法規(guī)制度不健全、電子文件元數(shù)據(jù)不完整等原因，一些單位其自身生成的電子文件無法獨(dú)立發(fā)揮文件的功效。缺乏真實(shí)性保障的電子文件并不能行使文件的功能，無法成為人們處理各種事務(wù)的有效工具和可靠依據(jù)。三、電子文件保密安全現(xiàn)狀堪憂，已經(jīng)開始威脅國家安全和利益。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多單位的電子文件大多由形成部門或個(gè)人自行保管、自由處置。

　　研究報(bào)告認(rèn)為，我國電子文件管理存在上述問題的主要原因在于：認(rèn)識落后，觀念守舊，缺乏足夠的風(fēng)險(xiǎn)意識和效益意識；分段式管理模式造成組織體制不順，管理效能不彰；電子文件科學(xué)管理所依托的技術(shù)支撐體系薄弱。

　　希望中央和國家有關(guān)部門對電子文件管理問題高度重視。建議將電子文件的管理納入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略框架。鑒于近幾年來，我國一些地方已經(jīng)在本級國家綜合檔案館成立了區(qū)域性電子文件中心，使這些地方的電子文件得到了一定程度的集中有效的管理、保存及利用。為切實(shí)加強(qiáng)中央級電子文件管理，同時(shí)從源頭上規(guī)范全國電子文件管理，建議中央和國家有關(guān)部門成立中央級電子文件中心。（作者系中央檔案館原館長、國家檔案局原局長）