人名索引是檔案館（室）為利用者查找檔案的一種常用檢索工具，具有編制簡(jiǎn)單、查找方便的特點(diǎn)。

　　2015年，合肥市檔案館為了加強(qiáng)館藏檔案的管理，在借鑒傳統(tǒng)人名索引編制方法的基礎(chǔ)上，建立了合肥市檔案館人名索引數(shù)據(jù)庫(kù)，制定了《人名索引數(shù)據(jù)庫(kù)編制方案》，正式開(kāi)展檔案人名索引編制和錄入工作。人名索引數(shù)據(jù)庫(kù)的編制與錄入分為傳統(tǒng)方式和簡(jiǎn)化方式。以卷為單位檔案錄入結(jié)構(gòu)為序號(hào)、索引號(hào)、全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、文件順序號(hào)、人名、人名序號(hào)、保管期限、保管期限代碼、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、年度、成文時(shí)間、頁(yè)號(hào)、控制標(biāo)識(shí)、密級(jí)等；以件為單位檔案錄入結(jié)構(gòu)為序號(hào)、索引號(hào)、全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、人名、人名序號(hào)、保管期限、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、年度、成文時(shí)間、頁(yè)號(hào)、控制標(biāo)識(shí)、密級(jí)等。

　　在編制人名索引數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，遇到的最大困難就是手寫(xiě)體的識(shí)別問(wèn)題。市檔案館工作人員克服識(shí)別困難，發(fā)揚(yáng)不怕苦不怕累的工作精神，耐心、細(xì)致地做好編制工作，以開(kāi)展自查、互查、抽查等工作方式，提高人名索引數(shù)據(jù)庫(kù)的編制質(zhì)量。截止到今年6月，共完成12個(gè)全宗214218條人名索引的編制與錄入工作。這項(xiàng)工作的開(kāi)展有效提升了檔案利用服務(wù)速度，得到了廣大利用者的好評(píng)，取得了良好的社會(huì)效益。