信息化表面上看是一套系統(tǒng)，一套流程體系，實(shí)質(zhì)上是一種行為規(guī)范。只有改變了人的習(xí)慣和行為，人與信息系統(tǒng)的關(guān)系才能“水乳交融”，信息化才有可能最終擺脫“兩張皮”的窘境。
“一個(gè)到處是油污、鐵屑、垃圾的地方，裝備多么精良的電腦，也是枉然”，在日本留學(xué)長(zhǎng)達(dá)8年的楊博士這樣說(shuō)。在一次制造業(yè)信息化研討會(huì)上，楊博士介紹的日本工廠里盛行的5S現(xiàn)場(chǎng)管理方法，令大家耳目一新。
心情好，才能工作好
5S是5個(gè)日文詞匯的首音：Seiri(整理)，Seiton(整頓)，Seiso(清掃)，Seiketsu(清潔)和Shitsuke(修養(yǎng))。
“5S起源于日本，是日本工廠車(chē)間管理的重要方法”，楊博士介紹說(shuō)。大約50年前，日本工廠的安全生產(chǎn)宣傳口號(hào)是“安全始于整理整頓，終于整理整頓”，目的是為了確保安全生產(chǎn)。“后來(lái)，因?yàn)槠焚|(zhì)控制的需要，又提出了清掃、清潔、修養(yǎng)的說(shuō)法。”
“整理”的意思是區(qū)分必需品和非必需品，倒掉垃圾，把長(zhǎng)期不用的東西放回倉(cāng)庫(kù)；“整頓”的目的，是把尋找必需品的時(shí)間減少到最低，讓常用物品隨手可得；“清掃”，意思是確保崗位上無(wú)垃圾、無(wú)灰塵、干凈整潔；“清潔”，是將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，并制度化；“修養(yǎng)”，是嚴(yán)守作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保持作業(yè)環(huán)境良好，員工心情愉快。
“如果車(chē)間的地板上沾滿(mǎn)油污、鐵屑和垃圾，零件、包裝箱、工具胡亂擺放在操作臺(tái)旁，工人、電瓶車(chē)只能在擁擠狹窄的過(guò)道上通行”，楊博士說(shuō)，“即使這間工廠的裝備是世界水平的，也會(huì)因?yàn)楣芾聿簧疲霈F(xiàn)‘不知道工具夾到底放在哪里’的情況。最先進(jìn)的設(shè)備，最終也會(huì)因保養(yǎng)不良而加速報(bào)廢。”
這種亂七八糟的車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)，在很多企業(yè)里司空見(jiàn)慣。按照楊博士描繪的景象，員工在這樣的工廠里干活，自然是越干越?jīng)]勁，要么當(dāng)一天和尚撞一天鐘，要么跳槽，擇木而棲。
習(xí)慣好，才能有成效
“5S常常被簡(jiǎn)單理解成‘清掃衛(wèi)生’”，楊博士分析道，“殊不知，5S在日本是企業(yè)管理最基礎(chǔ)的內(nèi)容。”
“首先，表面上看，‘整理’只是區(qū)分必需品和非必需品”，楊博士舉例說(shuō)，“但要搞明白哪些是‘必需品’，并不簡(jiǎn)單。”
對(duì)于必需品，人們總是混淆“客觀需要”和“主觀想要”的概念，總有“以防萬(wàn)一”的心態(tài)。很多情況下，人們習(xí)慣性地占有更多的資源，在文件柜、工具箱、抽屜、窗臺(tái)、操作臺(tái)上塞滿(mǎn)雜物，長(zhǎng)期不用或者已經(jīng)不能用的工具、儀器、廢舊文具、過(guò)期文件、表格、草稿紙充斥著辦公空間。
第二，“整頓”的目的固然是為了減少尋找時(shí)間，但是，“整頓還有更深層的含義：一旦物品或者設(shè)備有異常，通過(guò)整頓就能立刻發(fā)現(xiàn)。”為此，“良好整頓”的基礎(chǔ)，實(shí)際上是物品的標(biāo)識(shí)方法、工作空間布局的規(guī)劃、物品定位的問(wèn)題。
“整頓”的要點(diǎn)其實(shí)在于物品的分類(lèi)，為物品正確命名、標(biāo)識(shí)，制定規(guī)范。進(jìn)一步說(shuō)，“整頓”不僅包括物品方面，實(shí)際上還包括限制文具使用量、有效控制文件分發(fā)、及時(shí)銷(xiāo)毀過(guò)時(shí)的文件和臨時(shí)文件、只保留一套正式的版本、追求無(wú)紙辦公、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議壓縮到1小時(shí)以?xún)?nèi)、倡導(dǎo)1分鐘電話(huà)、減少“待辦事項(xiàng)”、縮短工作處理時(shí)間等。
第三，“清掃”的直觀含義是掃除工作崗位的垃圾、灰塵，清除長(zhǎng)年堆積的雜物、污染，不留死角。“日本的無(wú)人工廠令世界制造業(yè)羨慕”，楊博士介紹說(shuō)，“但在日本有這樣一句話(huà)，‘無(wú)人始于無(wú)塵’”。“清掃其實(shí)就是點(diǎn)檢”，通過(guò)清掃把污穢、灰塵、油漬、原材料加工的剩余物清除掉，這樣一來(lái)磨耗、瑕疵、漏油、松動(dòng)、裂紋、變形等設(shè)備缺陷才會(huì)暴露出來(lái)，從而能采用相應(yīng)的措施加以修補(bǔ)。
清掃的過(guò)程中會(huì)發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，這就是修補(bǔ)、整修的好機(jī)會(huì)。地板上凹凸不平的地方需要整修、松動(dòng)的螺栓需要緊固、需要潤(rùn)滑的部位應(yīng)及時(shí)加油保養(yǎng)、跑冒滴漏需要檢修等。
“如果在點(diǎn)檢、修補(bǔ)的過(guò)程中，總是發(fā)現(xiàn)污垢在同樣的地方出現(xiàn)，就需要進(jìn)一步查明污垢的發(fā)生源，從根本上杜絕源頭。”
第四，“清潔”的目的是保持整潔的狀態(tài)。“讓整理、整頓、清掃成為制度、習(xí)慣。這是企業(yè)文化的良好開(kāi)端”，楊博士說(shuō)，“在日本，很多企業(yè)利用5S新聞、領(lǐng)導(dǎo)巡視、5S宣傳畫(huà)、徽章、標(biāo)語(yǔ)、5S活動(dòng)日的形式，讓員工每日都沉浸在創(chuàng)造良好工作環(huán)境的興奮之中。”
“就拿辦公環(huán)境來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi)企業(yè)常見(jiàn)的情況是，文件資料在PC機(jī)或筆記本里版本混亂，分不清哪些是可用的；保密文件無(wú)任何保密措施；辦公用品、消耗品隨意使用；文件種類(lèi)繁多，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)記，難以管理，即便丟失了，也沒(méi)有人知道。”
最后，“修養(yǎng)”的目的就是通過(guò)上述4個(gè)S的歷練，通過(guò)培養(yǎng)員工的良好工作習(xí)慣，完善規(guī)章制度，培養(yǎng)員工的責(zé)任心，激發(fā)工作熱情。“人造環(huán)境，環(huán)境育人，通過(guò)推動(dòng)5S，可以使企業(yè)文化得到整體提升，大家有歸屬感，相互之間產(chǎn)生信任，凈化人們的心靈。”
“日本工廠盛行的5S現(xiàn)場(chǎng)管理法，在過(guò)去的30年里風(fēng)靡全球”，通過(guò)對(duì)5S的詳細(xì)介紹，楊博士的話(huà)題轉(zhuǎn)到了信息化。他說(shuō)，“人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，信息化要想獲得成效，難點(diǎn)并不在于‘系統(tǒng)建設(shè)’，而在于企業(yè)的員工是否具備信息化環(huán)境下的‘行為能力’。”
